Blog - Aktuelle Artikel zu Zeiterfassung & E-Rechnungen

Die Gutschriftenübersicht zeigt jetzt den Skontobetrag und streicht den Bruttobetrag durch, wenn mit Skonto gezahlt wurde. Der CSV-Export bekommt die Spalten „Mit Skonto" und „Summe bezahlt", und das Auditlog nennt die UUID der zugehörigen Bankbuchung.

Abschließen führt jetzt auf eine eigene Seite: eine rote Warnung mit allen Konsequenzen und eine Tabelle offener TimeRecords, TimeSheets und Spesen, jede Anzahl anklickbar. Zusätzlich sind Einreichungen auf geschlossene Projekte nun blockiert.

Gutschriften nutzen die Bankverbindung des Vertrags, nicht die Ihres Accounts. Legen Sie ein neues Konto an oder markieren es als Standard, zeigt ZEIT.IO jetzt alle aktiven Verträge samt zugeordnetem Konto und fragt, ob es übernommen werden soll.

Auto-Copy legt einen Tag nach Projektende das Folgeprojekt mit Mitgliedern, Tätigkeiten und Budgets an. Auto-Close schließt beendete Projekte nach einer Frist – inklusive Autoinvoice und Mailinfo. Voreingestellt: 30 Tage, aktiv auch für Bestandsprojekte.

In den letzten Wochen haben wir 57 Tickets abgeschlossen: Die Bankanbindung ziffert Rechnungen automatisch aus, der SEPA-Export deckt jetzt auch Gutschriften ab, es gibt vier klare Projektarten, Abwesenheiten für Externe und mehr Einträge im Auditlog.

Kontostände aller Banken auf einem Schirm, Umsätze stündlich aktuell und ein Zahlungsabgleich, der offene Posten automatisch schließt — ohne CSV-Import und ohne dass ZEIT.IO Ihre Bankzugangsdaten kennt.

ZEIT.IO hat die Zwei-Faktor-Authentifizierung überarbeitet: 2FA wird erst nach einem bestätigten Code aus der App scharf, das Abschalten verlangt einen gültigen Code, ein neuer QR-Code ersetzt den alten erst nach Bestätigung. Aussperren ausgeschlossen.

Angebote, Rechnungen, CC und Mahnungen gehen bei größeren Kunden selten an dieselbe Person. Diese Empfänger legst du jetzt einmal am Projekt fest. Neu im Rechnungsmodul: Rechnungs- und Mahnkontakt direkt an der Rechnung – Vorarbeit für die Mahnautomatik.

Schluss mit dem Abtippen von IBANs: ZEIT.IO exportiert Gutschriften und Eingangsrechnungen als SEPA-Überweisungsdatei (pain.001.001.03 und .09). Mit Prüfseite vor dem Download, automatischem Skonto, Schutz vor Doppelzahlung und lückenloser Exporthistorie.

Angenommene Lieferantenverträge sind nicht mehr eingefroren: Sätze, Zahlungsziel und Skonto lassen sich per Änderungsantrag anpassen. Der Lieferant sieht alte und neue Werte nebeneinander und entscheidet. Bei Zustimmung gilt der neue Wert sofort.

Neuer Autoinvoice-Auslöser in ZEIT.IO: last_day_of_month erstellt die Rechnung am letzten Tag des Monats und rechnet den laufenden Monat ab statt den Vormonat. Wichtig: Zeiteinträge, die nach 20:00 Uhr erfasst oder genehmigt werden, fehlen dauerhaft.

Aus gewachsenen Projektarten werden vier klare: Time & Material, Festpreis zu Festpreis, Festpreis zu T&M und Festpreis Coaching. Mit Rechenbeispiel je Art – und der Frage, die am meisten zählt: Wer trägt das Aufwandsrisiko, wenn ein Projekt teurer wird?

Fehlt die Zeiterfassung Ihrer Freelancer, erinnert ZEIT.IO ab sofort automatisch – täglich, wöchentlich oder monatlich, pro Vertrag einstellbar. Wochenenden und Abwesenheiten werden übersprungen, die Mail kommt in der Sprache des Empfängers.

Neu in ZEIT.IO: Abwesenheiten. Einmal eintragen — die Erinnerungsmails verstummen, die Tage stehen als „Abwesend" im Stundenzettel, deine aktiven Auftraggeber werden automatisch per Mail informiert. Plus Kalender- und ICS-Export.

Wer in Dänemark abrechnet, braucht in ZEIT.IO nur noch eine Angabe: die achtstellige CVR-Nummer. Die deutschen Steuerfelder und das Kleinunternehmer-Häkchen werden ausgeblendet, das DK-Präfix für die USt-IdNr. ergänzt ZEIT.IO automatisch.

Sprache und Datumsformat lassen sich jetzt je Kunde, Abteilung und Ansprechpartner hinterlegen. Auto-Invoicing und manuelle Rechnungen übernehmen die Werte automatisch, Einleitung und Zahlungsbedingungen wechseln mit. Auch per CSV und API pflegbar.

Neu in ZEIT.IO: Kunden, Kontaktpersonen und Abteilungen lassen sich per CSV importieren – im bekannten Export-Format, mit laufender Fehlerprüfung je Zeile. Der Import legt nur neue Datensätze an, Dubletten werden automatisch übersprungen.

ZEIT.IO zeigt Excel-Timesheets künftig direkt im Browser an, ohne Download oder App-Wechsel. Die erste Tabelle erscheint sofort auf der Timesheet-Seite – die Verarbeitung erfolgt datenschutzkonform auf eigenen Servern.

Die Abrechnungskategorien in ZEIT.IO tragen jetzt Ihre eigenen Namen: Aus „Vor Ort 2" wird „Rechenzentrum Frankfurt" – bei Stunden- und Tagessätzen, für Freelancer und Angestellte. Sie erscheinen auf der Rechnung, abgerechnete Zeiten bleiben unverändert.

ZEIT.IO beendet das Datei-Chaos: Ein neuer „Dokumente“-Bereich ermöglicht es, Verträge, Angebote oder Protokolle direkt im jeweiligen Projekt abzulegen. Die Zugriffsrechte folgen automatisch den Projektberechtigungen – auch steuerbar per REST-API.

Scheinselbstständigkeit bedroht Freelancer und alle Unternehmen durch strenge DRV-Prüfungen. Hohe Nachzahlungen drohen, weshalb Aufträge platzen. Die Plattform keine-scheinselbststaendigkeit.de bietet durch Selbsttests und Experten eine echte Absicherung.

ZEIT.IO ermöglicht nun die freie Benennung von Stundenkategorien in Verträgen. Statt generischer Namen nutzen Sie individuelle Kundenbegriffe, die dann automatisch auf allen Rechnungen und Nachweisen erscheinen. Das sorgt für mehr Professionalität.

Timesheets in ZEIT.IO werden automatisch zur Genehmigung eingereicht. Genehmiger erhalten sofort eine E-Mail und werden täglich erinnert – bis zur Entscheidung. Nach der Freigabe können die Zeiten automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden.

ZUGFeRD 2.5 (gültig ab Juli 2026) bringt primär technische Anpassungen wie aktualisierte Währungs- und Adresscodes mit sich. Für Freelancer ändert sich im Arbeitsalltag absolut nichts, da moderne Rechnungssoftware diese Standards automatisch aktualisiert.

Zeiterfassung ist oft gesetzlich vorgeschrieben. ZEIT.IO unterstützt Sie bei Mitarbeiterverträgen mit zwei Funktionen: einem konfigurierbaren Maximalwert pro Zeiterfassung und einem automatischen Timer-Stopp, falls das Beenden vergessen wird.