Projekte kopieren und schließen sich jetzt selbst – plus 30 weitere Neuerungen

33 Neuerungen im September: Projekte kopieren und schließen sich selbst, Rechnungen gehen an mehrere Empfänger, Sammelüberweisungen und Skonto werden erkannt. Wichtig für Admins: Projektrechte öffnen keine Finanzdaten mehr.

Im September haben wir 33 Tickets abgeschlossen. Projekte verlängern und schließen sich jetzt selbst, Rechnungen gehen an beliebig viele Empfänger, und die Bank-Integration erkennt auch Sammelüberweisungen. Zwei Änderungen betreffen bestehende Einstellungen – die stehen deshalb ganz oben.

Bitte beachten

• Projektrechte öffnen keine Finanzdaten mehr: Bisher sah jeder, der ein Projekt lesen durfte, auch dessen Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Ausgaben und Leistungsnachweise. Jetzt brauchen diese Reiter im Projekt dasselbe Recht wie die jeweilige Übersichtsseite der Organisation, und die automatische Rechnungsstellung eines Projekts lässt sich nur noch mit dem Recht „Ausgangsrechnungen bearbeiten“ ändern. Fehlt einem Projektleiter jetzt ein Reiter, ergänzen Sie bitte in den Benutzerrechten das passende Recht. Zum Blog-Artikel: Jeder Reiter braucht jetzt sein eigenes Recht
• Auto-Close ist auch für bestehende Projekte aktiv: Projekte werden jetzt 30 Tage nach ihrem Enddatum automatisch geschlossen. Soll ein Projekt länger offen bleiben, passen Sie die Frist im Projekt-Formular an oder deaktivieren Sie Auto-Close dort.

Auto-Copy und Auto-Close: Projekte, die sich selbst verwalten

Auto-Copy legt einen Tag nach Projektende automatisch das Folgeprojekt an – mit Mitgliedern, Abrechnungssätzen, Tätigkeiten, Genehmigern und frisch zurückgesetzten Budgets. Die neue Kennung bauen Sie aus Platzhaltern wie <YYYY>-<Quartal>, aus 2026-Q3-DATENSCHUTZ wird so 2026-Q4-DATENSCHUTZ. Die Quartalsverlängerung richten Sie damit einmal ein statt viermal im Jahr.
Auto-Close schließt beendete Projekte nach einer einstellbaren Frist und räumt damit die Projektliste auf.
Zum Blog-Artikel: Projekte, die sich selbst verlängern und selbst aufräumen

Mehrere Empfänger für Angebote, Rechnungen und Mahnungen

Für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich jetzt beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegen – als Voreinstellung im Projekt oder direkt in der einzelnen Rechnung bzw. im Angebot. Der Hauptempfänger steht auf Wunsch mit Name und Position im Adressfeld des PDFs, alle weiteren Personen erhalten eine Kopie in CC. Das Angebotsformular wurde dafür umgebaut und funktioniert jetzt wie das Rechnungsformular.
Zum Blog-Artikel: Mehrere Empfänger

Bank-Integration und Buchhaltung

• Eine Überweisung, mehrere Rechnungen: Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung, liest ZEIT.IO die Rechnungsnummern aus dem Verwendungszweck und ordnet alle Belege automatisch zu – aber nur, wenn jede Nummer passt und die Summe auf den Cent stimmt. Zum Blog-Artikel: Eine Überweisung, vier Rechnungen
• Skonto bei Gutschriften: Wird eine Gutschrift innerhalb der Skontofrist mit Abzug bezahlt, erkennt der Bankabgleich die Zahlung jetzt und markiert die Buchung als erledigt. Die Gutschriften-Übersicht zeigt den Skontobetrag direkt an, der CSV-Export hat die neuen Spalten „Mit Skonto“ und „Summe bezahlt“. Zum Blog-Artikel: Skonto sichtbar machen
• Eingangsrechnungen zu Ausgaben-Einreichungen: Wo das Gutschriftverfahren nicht möglich ist, lässt sich eine Eingangsrechnung jetzt auch einer genehmigten Ausgaben-Einreichung zuordnen – bisher ging das nur bei Leistungsnachweisen. Lieferant und Beträge werden vorbelegt, Doppelzahlungen verhindert. Zum Blog-Artikel: Wenn doch eine Rechnung kommt
• Nicht abrechenbare Stunden als Anhang: Auto-Rechnungen, etwa eine monatliche Wartungspauschale, hängen auf Wunsch einen zweiten Leistungsnachweis mit allen nicht abrechenbaren Stunden des Zeitraums an – im PDF und in der XRechnung. So sieht Ihr Kunde, welche Arbeit hinter der Pauschale steckt. Zum Blog-Artikel: Nicht abrechenbare Stunden als Leistungsnachweis
• Bereits bezahlter Betrag in Mahnungen: Die E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Mahnungen kennen die neue Variable %{paid_amount}. Bei teilweise bezahlten Rechnungen können Sie damit den bereits gezahlten und den offenen Betrag nennen.

Projekte und Verträge

• Projekt schließen: erst nachsehen, dann zumachen: Statt eines „Sind Sie sicher?“-Dialogs zeigt ZEIT.IO beim Schließen jetzt eine eigene Seite mit allen Konsequenzen und einer Liste offener Zeiteinträge, Leistungsnachweise und Ausgaben. Leistungsnachweise und Ausgaben lassen sich auf geschlossenen Projekten nicht mehr einreichen. Zum Blog-Artikel: Erst nachsehen, dann zumachen
• Lieferantenverträge per CSV importieren: Zwanzig neue Freelancer im Projekt? Statt zwanzigmal das Formular auszufüllen, laden Sie eine CSV-Datei hoch – im selben Format wie der Export. Die Verträge entstehen als Entwurf, Dubletten werden erkannt. Für Integrationen gibt es den neuen API-Endpunkt POST /api/v1/org/contracts/suppliers. Zum Blog-Artikel: Lieferantenverträge per CSV importieren
• Neue Bankverbindung für laufende Verträge: Gutschriften nutzen die Bankverbindung des Vertrags, nicht die Ihres Accounts. Legen Sie als Freelancer ein neues Konto an oder machen es zum Standard, zeigt ZEIT.IO jetzt alle aktiven Verträge und fragt, ob das neue Konto übernommen werden soll. Zum Blog-Artikel: Neues Konto, alte Gutschrift
• Übersicht aller Festpreis-Pakete: Eine neue Liste zeigt alle Festpreis-Pakete der Organisation mit Einkaufs- und Verkaufspreis, Marge, Deadline und Status – filterbar, mit Summen und CSV-Export. So sehen Sie auf einen Blick, welche Pakete fällig, aber noch nicht zur Genehmigung eingereicht sind. Der Menüpunkt lässt sich in den Organisations-Einstellungen einschalten.

Zeiterfassung, Ausgaben und Team

• Stornierung mit Benachrichtigung: Wird ein genehmigter Leistungsnachweis oder eine Ausgaben-Einreichung storniert, erhalten Freelancer, Einreicher und alle Genehmiger jetzt eine E-Mail mit der Begründung. Die Stornierungsseite weist außerdem darauf hin, dass die Begründung als Kommentar für alle sichtbar ist. Zum Blog-Artikel: Wer die Begründung liest – und wer davon erfährt
• Zeiteinträge im Leistungsnachweis immer sichtbar: Die Tabelle mit den einzelnen Zeiteinträgen erscheint jetzt immer, auch wenn vorher nach Personen, Tätigkeiten oder Projekten gruppiert wurde. Der Klick auf „Details anzeigen“ entfällt.
• Richtiges Datum beim Nachtragen: Blättern Sie in der Tagesansicht zu einem früheren Tag und öffnen dann „Zeit erfassen“, ist jetzt dieser Tag vorausgewählt statt heute.
• Neue Filter bei Ausgaben: Ausgaben-Einreichungen lassen sich jetzt wie Ausgaben nach Benutzerkategorie filtern, etwa nach Mitarbeitern oder Lieferanten. Außerdem gibt es einen Filter für Ausgaben im Entwurf. Die Übersicht der Ausgaben-Einreichungen lädt zudem spürbar schneller.
• CSV-Export der Benutzer: Die Benutzerliste einer Organisation lässt sich jetzt als CSV exportieren, mit allen Feldern der Mitgliedschaft.

Sicherheit

Einen großen Teil des Monats haben wir in eine umfassende Sicherheitsprüfung von ZEIT.IO investiert und die gefundenen Punkte behoben. Unter anderem prüfen wir Berechtigungen jetzt durchgängig strenger, ein 2FA-Code lässt sich nicht mehr ein zweites Mal verwenden, Live-Verbindungen im Browser sind zusätzlich abgesichert, und Passwörter werden beim nächsten Login automatisch auf ein stärkeres Verfahren umgestellt. Sie müssen dafür nichts tun.

Behobene Fehler

• Der CSV-Import für Projekte reagierte nach dem Hochladen nicht mehr.
• Beim Kopieren eines Projekts ging der Kundenname verloren.
• Eine Eingangsrechnung, die einer Ausgaben-Einreichung zugeordnet ist, erschien nicht auf der Rechnungsseite der einzelnen Ausgaben.