Blog - Aktuelle Artikel zu Zeiterfassung & E-Rechnungen

Neu in ZEIT.IO: Kunden mit einem Klick kopieren. Das Formular kommt vorausgefüllt, Aliase, dynamische Felder sowie Rechnungs- und Auto-Rechnungseinstellungen werden mit übernommen. Kontaktpersonen und Abteilungen nicht.

Neu in ZEIT.IO: Organisationen und Genehmiger filtern die TimeRecords eines Stundenzettels nach Mitarbeiter, Projekt, Aktivität, Abrechenbarkeit und Beschreibung. Die Summe passt sich sofort an, jede Ansicht lässt sich als Link teilen.

Neu in ZEIT.IO: Lieferanten buchen in gespiegelten Projekten nur noch so viele Stunden, wie im übergeordneten Projekt frei sind. Die Prüfung greift bei Web, Timer, App, API und Stundenzetteln – mit Hinweis, wenn das Budget knapp wird.

Eingangsrechnungen: Netto, Steuer und Brutto sind jetzt im Reiter Einstellungen änderbar, Steuersatz und Skonto werden neu berechnet. Genehmigte Rechnungen dürfen nur noch Admins ändern, mit Warnhinweis, Sicherheitsabfrage und Änderungsprotokoll.

Neu in ZEIT.IO: Legen Sie für jede Anbindung einen eigenen API Key an – mit eigenen Berechtigungen wie bei einem Mitglied, Ablaufdatum oder unbegrenzter Gültigkeit und einer Übersicht, wann und wie oft jeder Key verwendet wurde.

Neu in ZEIT.IO: Fügen Sie alle aktiven Mitarbeitenden in einem Schritt einem Projekt hinzu. Budget, Zeitraum, Rollen und Verrechnungssatz legen Sie einmal fest; wer bereits Mitglied ist, wird automatisch übersprungen.

33 Neuerungen im September: Projekte kopieren und schließen sich selbst, Rechnungen gehen an mehrere Empfänger, Sammelüberweisungen und Skonto werden erkannt. Wichtig für Admins: Projektrechte öffnen keine Finanzdaten mehr.

Mehrere Empfänger für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen: Der Hauptempfänger steht auf Wunsch mit Name und Position im Adressfeld des PDFs, alle weiteren Personen erhalten das Dokument in CC.

Projektrechte allein öffnen keine Finanzdaten mehr: Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Ausgaben, Leistungsnachweise und die automatische Rechnungsstellung im Projekt brauchen jetzt dasselbe Recht wie ihre Übersichtsseiten.

Neue Stornierungs-E-Mail für Leistungsnachweise und Ausgaben: Freelancer, Einreicher und alle Genehmiger erhalten die Begründung. Die Stornierungsseite weist jetzt darauf hin, dass die Begründung auch als Kommentar für alle sichtbar ist.

Lieferantenverträge lassen sich jetzt per CSV importieren, im Format des CSV-Exports – auch Projektverträge 1:1 samt Projekt. Verträge entstehen als Entwurf, Dubletten werden erkannt. Neu: der API-Endpunkt POST /api/v1/org/contracts/suppliers.

Neu in ZEIT.IO: Auto-Rechnungen hängen auf Wunsch einen zweiten Leistungsnachweis mit allen nicht abrechenbaren Stunden des Zeitraums an – im PDF und in der XRechnung. So sieht dein Kunde, welche Arbeit hinter der Pauschale steckt.

Standard in ZEIT.IO bleibt das Gutschriftverfahren. Wo es nicht möglich ist, lassen sich Eingangsrechnungen jetzt auch genehmigten Ausgaben-Einreichungen zuordnen: Beträge vorbelegt, Doppelzahlungen verhindert, jeder Schritt protokolliert.

Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung, löst ZEIT.IO die Rechnungsnummern im Verwendungszweck jetzt automatisch auf und verknüpft alle Belege — auch kundenübergreifend. Nur wenn jede Nummer passt und die Summe auf den Cent stimmt.

Die Gutschriftenübersicht zeigt jetzt den Skontobetrag und streicht den Bruttobetrag durch, wenn mit Skonto gezahlt wurde. Der CSV-Export bekommt die Spalten „Mit Skonto" und „Summe bezahlt", und das Auditlog nennt die UUID der zugehörigen Bankbuchung.

Abschließen führt jetzt auf eine eigene Seite: eine rote Warnung mit allen Konsequenzen und eine Tabelle offener TimeRecords, TimeSheets und Spesen, jede Anzahl anklickbar. Zusätzlich sind Einreichungen auf geschlossene Projekte nun blockiert.

Gutschriften nutzen die Bankverbindung des Vertrags, nicht die Ihres Accounts. Legen Sie ein neues Konto an oder markieren es als Standard, zeigt ZEIT.IO jetzt alle aktiven Verträge samt zugeordnetem Konto und fragt, ob es übernommen werden soll.

Auto-Copy legt einen Tag nach Projektende das Folgeprojekt mit Mitgliedern, Tätigkeiten und Budgets an. Auto-Close schließt beendete Projekte nach einer Frist – inklusive Autoinvoice und Mailinfo. Voreingestellt: 30 Tage, aktiv auch für Bestandsprojekte.

In den letzten Wochen haben wir 57 Tickets abgeschlossen: Die Bankanbindung ziffert Rechnungen automatisch aus, der SEPA-Export deckt jetzt auch Gutschriften ab, es gibt vier klare Projektarten, Abwesenheiten für Externe und mehr Einträge im Auditlog.

Kontostände aller Banken auf einem Schirm, Umsätze stündlich aktuell und ein Zahlungsabgleich, der offene Posten automatisch schließt — ohne CSV-Import und ohne dass ZEIT.IO Ihre Bankzugangsdaten kennt.

ZEIT.IO hat die Zwei-Faktor-Authentifizierung überarbeitet: 2FA wird erst nach einem bestätigten Code aus der App scharf, das Abschalten verlangt einen gültigen Code, ein neuer QR-Code ersetzt den alten erst nach Bestätigung. Aussperren ausgeschlossen.

Angebote, Rechnungen, CC und Mahnungen gehen bei größeren Kunden selten an dieselbe Person. Diese Empfänger legst du jetzt einmal am Projekt fest. Neu im Rechnungsmodul: Rechnungs- und Mahnkontakt direkt an der Rechnung – Vorarbeit für die Mahnautomatik.

Schluss mit dem Abtippen von IBANs: ZEIT.IO exportiert Gutschriften und Eingangsrechnungen als SEPA-Überweisungsdatei (pain.001.001.03 und .09). Mit Prüfseite vor dem Download, automatischem Skonto, Schutz vor Doppelzahlung und lückenloser Exporthistorie.

Angenommene Lieferantenverträge sind nicht mehr eingefroren: Sätze, Zahlungsziel und Skonto lassen sich per Änderungsantrag anpassen. Der Lieferant sieht alte und neue Werte nebeneinander und entscheidet. Bei Zustimmung gilt der neue Wert sofort.

Neuer Autoinvoice-Auslöser in ZEIT.IO: last_day_of_month erstellt die Rechnung am letzten Tag des Monats und rechnet den laufenden Monat ab statt den Vormonat. Wichtig: Zeiteinträge, die nach 20:00 Uhr erfasst oder genehmigt werden, fehlen dauerhaft.