Die Stunden kommen aus dem Timesheet. Der Rest jetzt aus dem Artikelstamm.
Robert Reiz | 27. Oktober 2026 | 08:29 UTC Lena führt eine kleine IT-Beratung mit vier Beratern. Die Stunden ihres Teams muss sie nicht abtippen: ZEIT.IO rechnet sie automatisch auf Basis der freigegebenen Timesheets ab, die Spesen ebenso. Aber auf fast jeder ihrer rund 30 Monatsrechnungen steht noch mehr: eine „Wartungspauschale" von 150 € im Monat, Lizenzen für das Ticketsystem zu 12 € pro Nutzer und Monat, bei drei Kunden das „Hosting-Paket Business" für 49 € im Monat. Dazu kommen einmalige Positionen wie die „Einrichtungspauschale" von 450 € für Neukunden oder Hardware-Sicherheitsschlüssel zu 55 € pro Stück.
Diese Positionen hat Lena jahrelang von Hand eingetippt oder aus der Rechnung des Vormonats kopiert. Im März hat der Hersteller des Ticketsystems seine Preise erhöht, und Lena gibt seitdem 14 € pro Lizenz weiter. Zwei Rechnungen gingen trotzdem mit dem alten Preis raus – sie waren aus dem Februar kopiert. Und das Hosting-Paket hat sie letztes Jahr zweimal vergessen. Beschwert hat sich niemand, bezahlt aber auch nicht.
Ihre Preisliste pflegt sie ohnehin in ihrem CRM. Sie mit den Rechnungen abzugleichen, war eine Aufgabe, die nebenher lief.
Mit Artikeln in ZEIT.IO legen Sie jede wiederkehrende Rechnungsposition einmal an – mit Name, Beschreibung, Preis und Einheit – und übernehmen sie mit einem Klick in die Rechnung. Und ab sofort verwalten Sie Ihren gesamten Artikelstamm auch über die öffentliche REST API.
Was sich jetzt ändert
Ein Katalog für alles außer Stunden und Spesen
Stunden und Spesen brauchen keine Artikel – die kommen ohnehin automatisch auf die Rechnung. Artikel sind für alles andere: Pauschalen, Lizenzen, Hosting, Wartung, Einrichtungsgebühren oder physische Produkte.
Ihre Artikel finden Sie unter Rechnungen → Artikel. Jeder Artikel hat:
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Artikel-Kennung | Ein eindeutiger Kurzname, z. B. „hosting-business". Erscheint nicht auf der Rechnung – sie ist nur für Sie |
| Artikel-Name | Der Name der Position auf der Rechnung |
| Artikel-Beschreibung | Die Beschreibung der Position auf der Rechnung |
| Preis | Netto-Preis pro Einheit |
| Einheit | Stück, Monat, Pauschale und so weiter |
| Menge | Die Standard-Menge, z. B. 1 für eine Monatspauschale |
| Kategorie | Dienstleistung oder Physikalisches Produkt |
Wenn Sie eine Rechnung oder ein Angebot schreiben, wählen Sie den Artikel aus der Liste Artikel aus. ZEIT.IO übernimmt Name, Beschreibung, Preis, Einheit und Menge. In der Rechnungsposition können Sie danach weiterhin alles anpassen – etwa die Anzahl der Lizenzen. Der Artikel ist eine Vorlage, keine Sperre.
Ändert Lena den Lizenzpreis im Artikel auf 14 €, rechnet jede neue Rechnung ab sofort mit 14 €. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind.
Artikel nur für bestimmte Kunden
Nicht jeder Artikel passt zu jedem Kunden. Für jeden Artikel wählen Sie die Kunden aus, für die er verfügbar sein soll. Wählen Sie keinen Kunden aus, steht der Artikel allen zur Verfügung.
In der Rechnung zeigt die Artikelliste dann nur, was zum gewählten Kunden passt. Lenas Hosting-Paket erscheint nur bei ihren drei Hosting-Kunden – und landet nie versehentlich auf der Rechnung eines anderen.
Automatisch auf der Rechnung
Setzen Sie das Häkchen bei „Automatisch zu neuen Rechnungen hinzufügen.", fügt ZEIT.IO den Artikel selbstständig zu jeder neuen Rechnung für einen passenden Kunden hinzu. Genau das macht Lena mit dem Hosting-Paket: Sobald sie eine Rechnung für einen ihrer drei Hosting-Kunden anlegt, steht die Position schon drin – neben den Stunden aus den Timesheets. Das gilt auch für Rechnungen, die ZEIT.IO automatisch erstellt.
Wechseln Sie bei einem Rechnungsentwurf den Kunden, tauscht ZEIT.IO diese automatischen Positionen mit aus: Positionen, die der neue Kunde nicht bekommen darf, werden entfernt, und die automatischen Artikel des neuen Kunden kommen hinzu. Positionen, die Sie selbst erfasst haben, bleiben unberührt.
CSV-Export und -Import
Die Artikelliste lässt sich als CSV-Datei exportieren – praktisch für einen schnellen Blick in Excel oder als Sicherung. Dasselbe Format funktioniert auch für den Import: Über CSV Import laden Sie eine komplette Preisliste auf einmal. Artikel, deren Kennung bereits existiert, und Zeilen mit Kunden, die ZEIT.IO nicht kennt, werden als Fehler gemeldet und nicht importiert. So wird nichts versehentlich überschrieben.
Alles auch über die REST API
Bisher konnte die öffentliche REST API nur neue Artikel anlegen. Jetzt deckt sie den ganzen Artikelstamm ab:
- alle Artikel auflisten – gefiltert nach Kennung, Kategorie oder Kunde,
- einen einzelnen Artikel abrufen,
- neue Artikel anlegen,
- bestehende Artikel ändern – dabei ändern sich nur die Eigenschaften, die Sie mitschicken,
- Artikel löschen.
Damit hält Ihr CRM, Ihr ERP oder Ihr Shop den Artikelstamm in ZEIT.IO selbstständig aktuell. Lenas CRM schickt jede Preisänderung jetzt direkt an ZEIT.IO – kein Abtippen mehr und keine Rechnungen mehr zum Preis vom letzten Monat.
Gut zu wissen:
- Berechtigungen gelten. Der API Key braucht – je nachdem, was die Anbindung tun soll – die Berechtigung, Artikel einzusehen, oder die Berechtigung, Artikel anzulegen und zu bearbeiten. Ein Key, der den Katalog nur lesen darf, kann ihn nicht ändern.
- Jede Änderung wird protokolliert. Jeder Artikel, der über die API angelegt, geändert oder gelöscht wird, erscheint in den Auditlogs Ihrer Organisation – bei Änderungen mit dem alten und dem neuen Wert jedes geänderten Feldes. So sehen Sie jederzeit, wer welchen Preis wann geändert hat.
- Einheiten sind E-Rechnungs-tauglich. Über die API akzeptiert ZEIT.IO nur Einheiten aus der UN/ECE-Codeliste, die der europäische E-Rechnungs-Standard EN 16931 vorschreibt. Jeder Artikel, den Sie über die API anlegen, ergibt damit eine gültige Einheit in Ihren ZUGFeRD- und XRechnung-Rechnungen.
- Keine Dubletten. Eine Kennung gibt es pro Organisation nur einmal. Einen zweiten Artikel mit derselben Kennung lehnt die API ab, statt eine Kopie anzulegen.
Die vollständige Beschreibung aller Endpunkte finden Sie in unserer API-Dokumentation.
Was gleich bleibt
- Stunden und Spesen rechnet ZEIT.IO weiterhin wie gewohnt ab. Artikel ergänzen diese Positionen, sie ersetzen sie nicht.
- Bereits geschriebene Rechnungen werden nicht angefasst. Wenn Sie einen Artikel ändern oder löschen, wirkt sich das nur auf neue Rechnungspositionen aus.
- Freie Rechnungspositionen funktionieren weiterhin. Sie müssen keine Artikel verwenden – und können sie beliebig mit selbst eingetippten Positionen mischen.
- Die Organisation eines Artikels ergibt sich immer aus dem API Key. Über die API sehen und ändern Sie ausschließlich die Artikel Ihrer eigenen Organisation.
Warum das wichtig ist
Die Stunden auf Ihrer Rechnung stimmen, weil sie direkt aus den freigegebenen Timesheets kommen. Fehler entstehen bei allem anderen: Ein Lizenzpreis wird aus einer alten Rechnung kopiert, eine Pauschale vergessen, eine Beschreibung vertippt. Jeder dieser Fehler kostet Sie Geld oder eine Korrektur-Mail an Ihren Kunden – manchmal beides.
Mit Artikeln liegt auch der Rest Ihrer Preisliste an einem einzigen Ort. Sie pflegen ihn einmal – in ZEIT.IO oder in dem System, in dem er ohnehin schon steht – und jede neue Rechnung greift darauf zu. Stunden aus den Timesheets, Spesen aus der Spesenerfassung, alles andere aus dem Artikelstamm: Kein Teil Ihrer Rechnung muss mehr abgetippt werden.
Preis einmal ändern – und er stimmt auf jeder neuen Rechnung.