E-Rechnungen validieren & visualisieren

EN 16931

Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung. Unternehmen & Selbstständige müssen E-Rechnungen verarbeiten können. Alle E-Rechnungen, die der EU Norm EN 16931 entsprechen, müssen empfangen werden können. Empfangen bedeutet auch die Fähigkeit zur Validierung und zur revisionssicheren Archivierung. Die folgenden Rechnungsformate müssen ab Januar 2025 verarbeitet werden können:

• ZUGFeRD ab Version 2.0.1
• XRechnung ab Version 3.0.1
• Peppol BIS Billing ab Version 3.0

ZEIT.IO kann diese Formate alle empfangen, validieren, visualisieren und auch revisionssicher archivieren.

Validierung

Unabhängig von EN 16931, sind Unternehmen & Selbstständige in Deutschland dazu verpflichtet, Eingangsrechnungen zu prüfen und zu validieren. Diese Verpflichtung ergibt sich aus steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.

Validieren Sie Ihre E-Rechnungen gegen die EU Norm EN 16931. ZEIT.IO prüft die Rechnung auf die korrekte Einhaltung der Struktur und die Pflichtfelder. Dabei wird unter anderem geprüft, ob sich die Rechnung an die vorgegebene Syntax hält, ob die Kardinalitäten stimmen und ob alle Pflichtfelder vorhanden sind. Des Weiteren wird auch geprüft, ob E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN-Nummern und andere Elemente ein gültiges Format einhalten.

Visualisierung

Bei einer E-Rechnung sind immer die Angaben in der XML Datei der führende Teil. Hier ein Zitat aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024:

"Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegen- den Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor."

ZEIT.IO visualisiert die Rechnungsinhalte aus der XML Datei und stellt diese in einer übersichtlichen Form dar. So können Sie die Rechnungsinhalte schnell und einfach verstehen.

Archivierung

Unabhängig von EN 16931, sind Unternehmen & Selbstständige in Deutschland dazu verpflichtet, Eingangsrechnungen zu archivieren. Diese Verpflichtung ergibt sich aus steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.

Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Unternehmen steuerlich relevante Unterlagen, einschließlich Eingangsrechnungen, für 10 Jahre revisionssicher aufbewahren.

Bei elektronischen Rechnungen ist es erforderlich, die Originalform (z. B. PDF, XML) zu archivieren. Ein Ausdruck allein genügt nicht.

ZEIT.IO kann Ihre E-Rechnungen revisionssicher archivieren und hilft Ihnen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Erstellung

Erstellen Sie Ihre E-Rechnungen im ZUGFeRD oder XRechnung Format direkt in ZEIT.IO. Wählen Sie einfach das gewünschte Format aus und füllen Sie die Rechnungsdaten aus. ZEIT.IO erstellt dann die Rechnung im gewählten Format.

• ZUGFeRD Version 2.3.2
• XRechnung Version 3.0.2

Die E-Rechnungen können dann direkt aus ZEIT.IO heraus an Ihre Kunden versendet werden. Auch der übertrag an DATEV ist möglich.