SEPA-Lastschrift in der E-Rechnung – jetzt mit den richtigen Daten
Robert Reiz | 10. November 2026 | 08:14 UTC Anna betreut bei einer kleinen Agentur die Abrechnung. Ihr Kunde, die Bäckerei Huber, zahlt per SEPA-Lastschrift: Das Mandat ist unterschrieben, die IBAN der Bäckerei ist in ZEIT.IO beim Kunden hinterlegt. Jeden Monat geht eine ZUGFeRD-Rechnung über 1.190,00 € raus, und die Agentur zieht den Betrag ein.
Im November meldet sich die Steuerberaterin der Bäckerei. Sie hat die Rechnung im DATEV-Viewer für E-Rechnungen geöffnet und wundert sich: Als Konto, von dem abgebucht werden soll, steht dort nicht die IBAN der Bäckerei, sondern die der Agentur. Und wer genau einzieht und auf welches Mandat, steht nirgends.
Auf dem PDF war alles in Ordnung. In den strukturierten Daten der E-Rechnung, die Buchhaltungssoftware automatisch ausliest, nicht.
Ab sofort enthält eine E-Rechnung mit SEPA-Lastschrift die IBAN Ihres Kunden, Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz – jeweils im dafür vorgesehenen Feld.
Kurz erklärt: Was gehört zu einer SEPA-Lastschrift?
Eine Lastschrift wird durch drei Angaben eindeutig:
- Die IBAN des Kunden – von diesem Konto wird abgebucht.
- Ihre Gläubiger-ID – sie weist Sie als Einzieher aus, z. B. DE98ZZZ09999999999. Sie erhalten sie einmalig von der Bundesbank.
- Die Mandatsreferenz – die Kennung, die Sie mit Ihrem Kunden beim Unterschreiben des Lastschriftmandats vereinbart haben.
Die europäische Norm für E-Rechnungen (EN 16931) hat für alle drei Angaben eigene Felder. Damit kann die Buchhaltung Ihres Kunden die Abbuchung auf dem Kontoauszug der richtigen Rechnung und dem richtigen Mandat zuordnen.
Was sich jetzt ändert
Die richtige IBAN als Abbuchungskonto
Bei Rechnungen mit der Zahlungsmethode „SEPA-Lastschrift" hat ZEIT.IO bisher die IBAN Ihrer eigenen Bankverbindung als Konto des Kunden in die E-Rechnung geschrieben. Jetzt steht dort die IBAN, die Sie beim Kunden hinterlegt haben – ohne Leerzeichen, so wie die Norm es verlangt.
Die Korrektur gilt für ZUGFeRD und XRechnung gleichermaßen.
Ihre Gläubiger-ID – neu in den Einstellungen
Unter Einstellungen → Rechnungsadresse finden Sie das neue Feld „Gläubiger-ID (SEPA)". Tragen Sie dort einmal Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein. ZEIT.IO prüft beim Speichern Format und Prüfziffer. Ist die Nummer fehlerhaft – oder wurde versehentlich eine IBAN eingetragen –, erscheint der Hinweis: „Die Gläubiger-ID ist ungültig. Beispiel: DE98ZZZ09999999999".
Bisher stand in diesem Feld der E-Rechnung Ihre IBAN, und zwar bei jeder Rechnung, auch bei Überweisungen. Das war der falsche Wert. Jetzt wird die Gläubiger-ID nur noch bei Lastschrift-Rechnungen ausgegeben – und nur, wenn Sie eine hinterlegt haben.
Die Mandatsreferenz – neu beim Kunden
Beim Kunden gibt es unter den Zahlungsbedingungen direkt unter der IBAN das neue Feld „Mandatsreferenz". Tragen Sie dort die Referenz aus dem unterschriebenen Lastschriftmandat ein. Auf der Detailseite des Kunden wird sie bei Lastschrift-Kunden angezeigt.
Die Mandatsreferenz wird beim Erstellen einer Rechnung vom Kunden übernommen, genau wie die IBAN. Ändern Sie später etwas am Kunden, bleibt die bereits erstellte Rechnung unverändert.
Das Feld steht Organisationen und Freelancern zur Verfügung, ebenso über die REST-API.
Jede Änderung ist nachvollziehbar
Änderungen an der Gläubiger-ID und an der Mandatsreferenz erscheinen im Änderungsprotokoll der Organisation bzw. des Kunden – mit altem und neuem Wert.
Was gleich bleibt
- Rechnungen per Überweisung sind nicht betroffen. Sie enthalten weiterhin Ihre Bankverbindung als Empfängerkonto – aber keine Gläubiger-ID mehr, wo sie nichts zu suchen hat.
- Das PDF sieht aus wie bisher.
- Beide Felder sind optional. Fehlt die Gläubiger-ID oder die Mandatsreferenz, bleibt das jeweilige Feld in der E-Rechnung leer. Ein leeres Feld ist besser als ein falscher Wert.
- Freelancer können keine Gläubiger-ID hinterlegen – sie gehört zu einer Organisation. Die Mandatsreferenz beim Kunden können Freelancer dagegen pflegen.
- Bereits versendete Rechnungen werden nicht automatisch geändert. Wenn Sie eine Rechnung neu ausstellen oder die E-Rechnung neu erzeugen müssen, prüfen Sie vorher, ob IBAN und Mandatsreferenz in der Rechnung stehen – sie wurden beim Erstellen vom Kunden übernommen.
Warum das wichtig ist
Eine E-Rechnung ist dafür gemacht, dass Software sie liest – ohne dass ein Mensch nachrechnet. Steht dort das falsche Konto, ist das im besten Fall eine Rückfrage der Steuerberaterin. Im schlechteren Fall ordnet die Buchhaltung Ihres Kunden die Abbuchung nicht zu, und Sie bekommen eine Mahnung für einen Betrag, den Sie längst eingezogen haben.
Mit IBAN, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz weiß die Buchhaltung Ihres Kunden auf einen Blick: wer einzieht, von welchem Konto und auf welcher Grundlage. Das ist der Normalfall, den Lastschrift-Kunden zu Recht erwarten.
Was auf dem PDF steht, steht jetzt auch in den Daten.