Blog - Aktuelle Artikel zu Zeiterfassung & E-Rechnungen

Orga-To-Orga-Projekte in ZEIT.IO: Projekt und Lieferantenverträge in einem Schritt verlängern. Ein Hinweis zeigt zu früh endende Verträge, nicht übertragene Stunden sehen beide Seiten – mit erneutem Versuch und E-Mail.

Eingangsrechnungen in ZEIT.IO als Stornorechnung kennzeichnen und mit dem Original desselben Lieferanten verknüpfen. Beide werden in der Liste markiert, negative Beträge sind erlaubt und jede Änderung steht im Verlauf.

Gutschriften mit Skonto lassen sich jetzt mit vollem oder reduziertem Betrag als bezahlt markieren. ZEIT.IO bucht die Restzahlung, berücksichtigt bestehende Teilzahlungen und datiert eine nachträglich erfasste Skontozahlung in die Frist.

Neu in ZEIT.IO: Organisationen und Genehmiger filtern die TimeRecords eines Stundenzettels nach Mitarbeiter, Projekt, Aktivität, Abrechenbarkeit und Beschreibung. Die Summe passt sich sofort an, jede Ansicht lässt sich als Link teilen.

Eingangsrechnungen: Netto, Steuer und Brutto sind jetzt im Reiter Einstellungen änderbar, Steuersatz und Skonto werden neu berechnet. Genehmigte Rechnungen dürfen nur noch Admins ändern, mit Warnhinweis, Sicherheitsabfrage und Änderungsprotokoll.

Neu in ZEIT.IO: Fügen Sie alle aktiven Mitarbeitenden in einem Schritt einem Projekt hinzu. Budget, Zeitraum, Rollen und Verrechnungssatz legen Sie einmal fest; wer bereits Mitglied ist, wird automatisch übersprungen.

Mehrere Empfänger für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen: Der Hauptempfänger steht auf Wunsch mit Name und Position im Adressfeld des PDFs, alle weiteren Personen erhalten das Dokument in CC.

Projektrechte allein öffnen keine Finanzdaten mehr: Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Ausgaben, Leistungsnachweise und die automatische Rechnungsstellung im Projekt brauchen jetzt dasselbe Recht wie ihre Übersichtsseiten.

Neue Stornierungs-E-Mail für Leistungsnachweise und Ausgaben: Freelancer, Einreicher und alle Genehmiger erhalten die Begründung. Die Stornierungsseite weist jetzt darauf hin, dass die Begründung auch als Kommentar für alle sichtbar ist.

Lieferantenverträge lassen sich jetzt per CSV importieren, im Format des CSV-Exports – auch Projektverträge 1:1 samt Projekt. Verträge entstehen als Entwurf, Dubletten werden erkannt. Neu: der API-Endpunkt POST /api/v1/org/contracts/suppliers.

Auto-Copy legt einen Tag nach Projektende das Folgeprojekt mit Mitgliedern, Tätigkeiten und Budgets an. Auto-Close schließt beendete Projekte nach einer Frist – inklusive Autoinvoice und Mailinfo. Voreingestellt: 30 Tage, aktiv auch für Bestandsprojekte.

Angenommene Lieferantenverträge sind nicht mehr eingefroren: Sätze, Zahlungsziel und Skonto lassen sich per Änderungsantrag anpassen. Der Lieferant sieht alte und neue Werte nebeneinander und entscheidet. Bei Zustimmung gilt der neue Wert sofort.

Aus gewachsenen Projektarten werden vier klare: Time & Material, Festpreis zu Festpreis, Festpreis zu T&M und Festpreis Coaching. Mit Rechenbeispiel je Art – und der Frage, die am meisten zählt: Wer trägt das Aufwandsrisiko, wenn ein Projekt teurer wird?

Fehlt die Zeiterfassung Ihrer Freelancer, erinnert ZEIT.IO ab sofort automatisch – täglich, wöchentlich oder monatlich, pro Vertrag einstellbar. Wochenenden und Abwesenheiten werden übersprungen, die Mail kommt in der Sprache des Empfängers.

ZEIT.IO zeigt Excel-Timesheets künftig direkt im Browser an, ohne Download oder App-Wechsel. Die erste Tabelle erscheint sofort auf der Timesheet-Seite – die Verarbeitung erfolgt datenschutzkonform auf eigenen Servern.

Die Abrechnungskategorien in ZEIT.IO tragen jetzt Ihre eigenen Namen: Aus „Vor Ort 2" wird „Rechenzentrum Frankfurt" – bei Stunden- und Tagessätzen, für Freelancer und Angestellte. Sie erscheinen auf der Rechnung, abgerechnete Zeiten bleiben unverändert.

Man kann jetzt für jeden festangestellten Mitarbeiter im Projekt bis zu 5 verschieden VK-Sätze hinterlegen. Z.B. für Remote, Vor-Ort, etc.. Für die Mitarbeiter sind die VK-Sätze natürlich nicht sichtbar!

Neben Stundensätzen können jetzt auch Tagessätze mit einem Lieferanten vereinbart werden. Bei der Zeiterfassung gibt es hierfür ein separates Formular.

ZEIT.IO kann jetzt neben Projektzeiten auch Festpreis-Pakete abrechnen. Auch der Genehmigungsprozess, Gutschriftverfahren und Auto-Invoicing funktionieren in Zusammenhang mit Festpreis-Paketen.