ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Bisher wurde ZEIT.IO überwiegend für Time & Material Projekte verwendet. Das sind Projekte, die nach Aufwand abgerechnet werden. Bei solchen Projekten hat man mit dem Kunden einen Stundensatz, oder Tagessatz, vereinbart, und die angefallenen Aufwände werden, nach einem Genehmigungsprozess, in Rechnung gestellt. Das funktioniert auch sehr gut mit unserem Auto-Ausgangsrechnungen Feature, welches die Ausgangsrechnung direkt nach der Freigabe erstellt und versendet. 

Auch wenn die Mehrzahl unserer Kunden überwiegend Time & Material Projekte bearbeiten, gibt es immer wieder mal den Fall, dass ein Kunde ein Festpreisprojekt gewinnt und das auch gerne auf ZEIT.IO abwickeln würde.  Diese Option ist jetzt gegeben. Festpreisprojekte können auf ZEIT.IO abgebildet werden!
 

Wenn Sie jetzt ein neues Projekt anlegen, dann können Sie die Projektart "Festpreis" auswählen.

Wenn die Projektart "Festpreis" ausgewählt ist, dann ändert sich auch die Margenberechnung im Projekt. Time & Material Projekte starten immer mit einer Marge von 0 EUR und mit jeder gebuchten Zeit erhöht sich die absolute EUR Marge. Weil jede gebuchte Zeiteinheit einen EK- und VK Wert hat und die Differenz von EK zu VK entspricht der Marge. Mehr Details dazu, wie die Margenberechnung bei Time & Material Projekten funktioniert, finden Sie hier. 

Festpreis-Projekte hingegen starten immer mit einer Marge von 100%. Wenn Sie ein Festpreisprojekt anlegen mit einem Budget von 100.000 EUR, dann beträgt die Marge am Anfang exakt 100.000 EUR, weil es zu Beginn des Projektes noch keine Aufwände/Kosten gibt. Wenn Zeiten oder Ausgaben auf das Projekt gebucht werden, dann reduziert sich die Marge entsprechend. Wenn z.B. der Freiberufler Max Mustermann als Mitglied, mit einem EK von 100 EUR/Stunde, hinterlegt ist und er eine Stunde auf das Projekt bucht, dann reduziert sich die Marge um 100 EUR auf 99.900 EUR. Wenn er insgesamt 10 Stunden auf das Projekt bucht, dann sinkt die Marge entsprechend auf 99.000 EUR. 

Mit diesem Konstrukt können Sie also den Use-Case abbilden, dass Sie einen Festpreis an den Kunden abrechnen, Sie selber aber die erbrachten Leistungen auf Stundenbasis (oder Tagesbasis) einkaufen. Die Marge im Projekt wird mit jeder Buchung aktualisiert. Dadurch haben Sie die Marge immer im Blick. 

Jetzt haben Sie vielleicht den Fall, das Sie einen Festpreis an den Kunden abrechnen, und Sie die Aufwände ebenfalls als Festpreis an einen Subunternehmer vergeben wollen. Diesen Fall können wir ebenfalls abbilden!

Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, dann können Sie verschieden Budgets hinterlegen. Jetzt gibt es im Projekt auch ein Budget für Festpreis-Pakete.

Ein Festpreis-Paket ist ein Arbeitspaket mit einer genauen Spezifikation, einer Deadline und einem fixen EK- und VK Wert. Sie können im Projekt beliebig viele Festpreis-Pakete anlegen. Die Summe der VKs aller Festpreis-Pakete darf allerdings das hinterlegte Budget (Festpreis-Pakete) nicht überschreiten.

Wenn Sie das Projekt angelegt haben, dann finden Sie jetzt links im Seitenmenü einen neuen Punkt für "Festpreis-Pakete". Wenn Sie da drauf klicken, dann sehen Sie alle Festpreis-Pakete im Projekt. Bei einem neuen Projekt ist die Liste natürlich leer.

Sie können hier ein neues Festpreis-Paket anlegen in dem Sie auf den Button "Neues Festpreis-Paket anlegen" klicken. Dadurch öffnet sich das folgende Formular:

Hier können Sie ein neues Festpreis-Paket anlegen, indem Sie einen eindeutigen Titel festlegen, die Positionsbeschreibung auf der Ausgangsrechnung, eine Spezifikation, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Frist und einen Lieferanten definieren.

Die Spezifikation sollte eine ausführliche Beschreibung der zu erbringenden Leistung sein. Der Einkaufspreis ist der Preis, den Sie an Ihren Subunternehmer zahlen. Der Verkaufspreis ist der Preis, den Sie bei Ihrem Kunden abrechnen, für das gleiche Paket. Der Verkaufspreis ist für den Subunternehmer/Lieferanten natürlich niemals zu sehen!

In dem Dropdown für Lieferanten, können Sie einen Lieferanten auswählen, dem dieses Paket zugeordnet werden soll. Dieser Subunternehmer/Lieferanten ist dann für die Bearbeitung dieses Paketes verantwortlich. In dem Dropdown tauchen nur Lieferanten auf, die bereits als Mitglieder im Projekt hinterlegt sind und einen aktiven Lieferantenvertrag haben. Wenn die Liste leer ist, dann ist das erstmal nicht schlimm. Dann müssen Sie erstmal einen Lieferanten zum Projekt hinzufügen. Wenn in dem Dropdown bereits Lieferanten auftauchen, sie einen auswählen und auf "Speichern" klicken, dann wird der Lieferant via E-Mail darüber informiert, dass ihm/ihr ein neues Festpreis-Paket zugeordnet wurde. In der E-Mail ist dann auch ein Link zum Festpreis-Paket enthalten.

Wenn Sie ein paar Festpreis-Pakete angelegt haben und einige auch schon genehmigt und abgerechnet sind, dann kann das Projekt z.B. so aussehen:

In der Übersichtstabelle können Sie sehen, welches Paket welchem Benutzer zugeordnet ist und in der Status-Spalte können Sie den aktuellen Status des jeweiligen Paketes sehen. Wenn der zugewiesene Lieferant einmal eine Genehmigung für ein Paket beantragt hat und es genehmigt wurde, dann ist das Paket nicht mehr bearbeitbar. 

Der Genehmigungsprozess für Festpreis-Pakete funktioniert ganz ähnlich wie für gebuchte Zeiten. Der Lieferant, dem ein oder mehrere Pakete zugewiesen sind, kann in der Projekt-Detail-Ansicht die Pakete sehen, die ihm im Projekt zugewiesen sind. Hier ist die Anleitung für Festpreis-Pakete für Freiberufler. Der Lieferant, bzw. Freiberufler, kann jederzeit eine Genehmigung für ein Festpreis-Paket beantragen.

Dafür muss der Lieferant, in der entsprechenden Zeile, auf den Button "Genehmigung anfordern" klicken. Dadurch öffnet sich dann ein Dialog, in dem man noch optional eine PDF hochladen und einen Kommentar hinterlegen kann, bevor final die Genehmigung beantragt wird. Die optionale PDF-Datei kann z.B. ein Nachweis vom Kunden sein, dass das Paket tatsächlich abgenommen wurde. Nach der Genehmigungsanforderung werden die hinterlegten Genehmiger im Projekt via E-Mail informiert, dass ein neuer Leistungsnachweis auf die Genehmigung wartet. Ähnlich wie bei gebuchten Zeiten, können die Genehmiger die Einreichung sichten und dann kommentieren, ablehnen oder genehmigen! 

Dieses neue Feature funktioniert natürlich zusammen mit dem Gutschriftsverfahren und auch mit automatischen Ausgangsrechnungen. Wenn der Lieferant am Gutschriftverfahren teilnimmt, dann wird für jedes genehmigte Festpreis-Paket auch eine Gutschrift ausgestellt. Und wenn im Projekt das Auto-Invoicing aktiviert ist, dann wird für jedes genehmigte Paket auch automatisch eine Ausgangsrechnung erstellt.

Hier finden Sie ein Erklärvideo zum Thema. 

Neben Projektzeiten und Spesen/Reisekosten können jetzt auch Festpreis-Pakete auf ZEIT.IO abgebildet werden. Der Genehmigungsprozess, das Gutschriftverfahren und Auto-Invoicing funktionieren ebenfalls mit Festpreis-Paketen zusammen. Dadurch können bei unseren Kunden weitere Excel-Dateien abgeschafft werden.