Nie wieder hinterhertelefonieren: automatische Erinnerungen für Freelancer

Fehlt die Zeiterfassung Ihrer Freelancer, erinnert ZEIT.IO ab sofort automatisch – täglich, wöchentlich oder monatlich, pro Vertrag einstellbar. Wochenenden und Abwesenheiten werden übersprungen, die Mail kommt in der Sprache des Empfängers.

Es ist der 3. des Monats. Die Rechnungsläufe stehen an, die Projektauswertung soll raus – und bei einem Ihrer externen Berater ist der Vormonat komplett leer. Keine einzige gebuchte Stunde. Also schreiben Sie eine Mail. Dann noch eine. Zwei Tage später kommt die Zeiterfassung nachgereicht, rekonstruiert aus dem Kalender und dem Gedächtnis.

Dieses Muster kennt jeder, der mit Freelancern und externen Dienstleistern arbeitet. Es liegt selten an mangelndem Willen. Externe arbeiten für mehrere Auftraggeber, jeder mit eigenem System, eigenem Rhythmus und eigenem Login. Die Zeiterfassung im System des Kunden ist genau die Aufgabe, die zwischen zwei Projekten hindurchfällt.

Das Hinterhertelefonieren war bisher Ihre Aufgabe. Ab sofort übernimmt ZEIT.IO das.

Was ist neu?

In jedem Auftragnehmer-Vertrag legen Sie fest, in welchem Rhythmus der Auftragnehmer automatisch an die Zeiterfassung erinnert wird. Vier Optionen stehen zur Wahl:

Einstellung	Bedeutung
Keine Erinnerung	Es wird nichts verschickt. Das ist die Voreinstellung.
Täglich	Erinnerung am Folgetag, wenn für gestern nichts gebucht wurde.
Wöchentlich	Erinnerung am Montag, wenn für die Vorwoche nichts gebucht wurde.
Monatlich	Erinnerung am Monatsersten, wenn für den Vormonat nichts gebucht wurde.

Sie finden die Auswahl im jeweiligen Vertrag unter „Einstellungen" im Feld „Auftragnehmer an die Zeiterfassung erinnern". Eine Änderung wird im Auditlog des Vertrags protokolliert – Sie können also jederzeit nachvollziehen, wer wann welchen Rhythmus eingestellt hat.

Wichtig: Die Einstellung gilt pro Vertrag, nicht pauschal für die gesamte Organisation. Der Berater, der monatlich in großen Blöcken abrechnet, braucht einen anderen Rhythmus als die Entwicklerin, die täglich zwei Stunden Bereitschaft dokumentiert. Genau das können Sie jetzt abbilden.

Die drei Rhythmen im Detail

Täglich – für Verträge, bei denen jeder Tag zählt

Jeden Morgen prüft ZEIT.IO, ob der Auftragnehmer für den Vortag Zeiten erfasst hat. Wenn nicht, geht eine Erinnerung raus.

Zwei Ausnahmen sind fest eingebaut, damit die Erinnerung nicht zum Rauschen wird:

• Wochenenden werden übersprungen. War der Vortag ein Samstag oder Sonntag, passiert nichts. Niemand bekommt am Montagmorgen eine Erinnerung für den Sonntag.
• Abwesenheiten werden berücksichtigt. Ist für den Vortag eine Abwesenheit hinterlegt – Urlaub, Krankheit, Feiertag –, wird keine Mail verschickt. Wer im Urlaub war, soll nicht daran erinnert werden, dass er im Urlaub keine Stunden gebucht hat.

Der tägliche Rhythmus eignet sich für Verträge mit engem Takt: Bereitschaften, Supportverträge, Einsätze, die täglich gegenüber einem Endkunden nachgewiesen werden müssen.

Wöchentlich – der pragmatische Mittelweg

Jeden Montag schaut ZEIT.IO auf die abgeschlossene Vorwoche, von Montag bis Sonntag. Wurde in dieser gesamten Woche kein einziger Zeiteintrag erfasst, geht eine Erinnerung raus.

Auch hier gilt die Abwesenheitsregel, und zwar in der sinnvollen Variante: Erinnert wird nur, wenn der Auftragnehmer nicht durchgehend abwesend war. Wer die komplette Woche im Urlaub verbracht hat, bleibt verschont. Wer zwei Tage Urlaub hatte und an drei Tagen gearbeitet, aber nichts gebucht hat, bekommt seine Erinnerung.

Für die meisten Beratungs- und Projektverträge ist das der richtige Rhythmus. Er ist eng genug, dass die Woche noch frisch im Kopf ist, und locker genug, dass niemand sich kontrolliert fühlt.

Monatlich – für alles, was in Blöcken abgerechnet wird

Am ersten Tag jedes Monats prüft ZEIT.IO den kompletten Vormonat. Kein einziger Eintrag im gesamten Monat? Dann geht die Erinnerung raus – rechtzeitig, bevor Ihre Rechnungsstellung und Ihr Monatsabschluss darauf warten.

Auch hier wird nur erinnert, wenn der Auftragnehmer nicht den gesamten Monat abwesend war.

Was der Auftragnehmer bekommt

Keine Mahnung, kein Formular, kein zusätzliches Tool. Eine kurze, freundliche E-Mail in der Sprache des Empfängers – ZEIT.IO verschickt sie automatisch auf Deutsch oder Englisch, je nach Spracheinstellung des Nutzers.

Im Betreff steht neben der Erinnerung auch, um welchen Auftraggeber und welchen Vertrag es geht. Das ist der entscheidende Punkt für Externe, die für mehrere Kunden arbeiten: Sie sehen sofort, wo etwas fehlt, ohne die Mail überhaupt öffnen zu müssen.

In der Mail selbst steht ein direkter Link zur Zeiterfassung. Ein Klick, einloggen, nachtragen, fertig.

Warum immer nur „gar nichts gebucht"?

Ein bewusster Designentscheid: Die Erinnerung fragt nicht, ob genug gebucht wurde, sondern ob überhaupt etwas gebucht wurde.

Das ist bei Auftragnehmern der einzig sinnvolle Maßstab. Ein Freelancer hat kein Sollstunden-Konto wie ein Angestellter – er arbeitet nach Bedarf, mal 40 Stunden in der Woche, mal vier. Eine Erinnerung, die eine Wochenarbeitszeit unterstellt, würde ständig falsch auslösen und wäre nach drei Wochen im Spam-Ordner.

Der leere Zeitraum dagegen ist ein eindeutiges Signal. Er bedeutet fast immer genau eines: Es wurde vergessen.

Für Angestellte gibt es das passende Gegenstück: Bei Arbeitnehmer-Verträgen arbeitet ZEIT.IO mit der Option „Mitarbeiter an die Zeiterfassung erinnern", die sich an den hinterlegten Sollstunden orientiert. Dort wird nur an Tagen erinnert, an denen tatsächlich Arbeitszeit vorgesehen war. Jede Vertragsart bekommt also den Maßstab, der zu ihr passt.

Was Sie tun müssen

Nichts – wenn Sie nichts wollen. Die Voreinstellung ist „Keine Erinnerung", für alle bestehenden Verträge ändert sich also zunächst gar nichts. Es wird keine einzige Mail verschickt, die Sie nicht ausdrücklich eingeschaltet haben.

Wenn Sie die Funktion nutzen wollen, sind es drei Schritte:

1. Vertrag öffnen
2. Auf „Einstellungen" wechseln
3. Bei „Auftragnehmer an die Zeiterfassung erinnern" den passenden Rhythmus wählen und speichern

Ab dem nächsten Tag, Montag oder Monatsersten läuft die Erinnerung automatisch. Sie müssen nichts überwachen und nichts nachhalten.

Auf einen Blick

Vorher	Nachher
Sie merken erst beim Monatsabschluss, dass Zeiten fehlen	ZEIT.IO merkt es täglich, wöchentlich oder monatlich
Nachfassen per Mail und Telefon – Handarbeit	Automatische Erinnerung, in der Sprache des Empfängers
Ein Rhythmus für alle oder gar keiner	Pro Vertrag frei wählbar
Erinnerungen auch an Wochenenden und im Urlaub	Wochenenden und Abwesenheiten werden übersprungen

Fehlende Zeiterfassung ist selten ein Disziplinproblem. Sie ist ein Erinnerungsproblem. Und Erinnern ist genau die Sorte Aufgabe, die eine Software besser erledigt als ein Mensch mit vollem Kalender.

Die Funktion ist ab sofort verfügbar. Öffnen Sie einen Auftragnehmer-Vertrag und probieren Sie es aus.