Stornierung: Wer die Begründung liest – und wer davon erfährt
Robert Reiz | 29. September 2026 | 08:36 UTC Bereits genehmigte Leistungsnachweise und Ausgaben-Einreichungen lassen sich in ZEIT.IO stornieren. Die Genehmigung wird rückgängig gemacht, zugehörige Ausgangsrechnungen und Gutschriften werden storniert. Wer storniert, muss eine Begründung angeben.
Mit diesem Release ändern sich zwei Dinge: Die Stornierungsseite sagt jetzt klar, wer die Begründung zu sehen bekommt. Und alle Beteiligten werden per E-Mail über die Stornierung informiert – inklusive Begründung.
Die Begründung ist kein privater Kanal
Bisher hieß das Textfeld auf der Stornierungsseite „Nachricht an Max Mustermann". Das klang nach einer persönlichen Nachricht an den Freelancer oder Mitarbeiter. Tatsächlich wurde die Begründung aber auch als Kommentar am Leistungsnachweis bzw. an der Ausgaben-Einreichung gespeichert – sichtbar für alle, die das Objekt lesen dürfen, also insbesondere die Organisations-Admins und die Genehmiger des Projekts.
Ein Kunde hat genau deshalb eine vertrauliche Nachricht geschrieben, in der Annahme, dass nur der Freelancer sie liest. Das soll nicht wieder passieren.
Das Feld heißt jetzt „Begründung für die Stornierung". Direkt darüber steht ein Hinweis, der die Sichtbarkeit offen benennt:
Die Begründung wird per E-Mail an Max Mustermann, an die Person, die den Leistungsnachweis eingereicht hat, und an alle Genehmiger gesendet. Zusätzlich wird sie als Kommentar zu diesem Leistungsnachweis veröffentlicht. Der Kommentar ist für alle sichtbar, die Lesezugriff auf den Leistungsnachweis haben, insbesondere für die Organisations-Admins und die Genehmiger des Projekts. Bitte schreiben Sie hier keine vertraulichen Informationen.
Eine eigene E-Mail für die Stornierung
Bisher bekam nach einer Stornierung nur der Einreicher eine E-Mail – und zwar dieselbe wie bei einer normalen Ablehnung: „Der Status Ihres Leistungsnachweises wurde geändert zu ‚abgelehnt'." Kein Hinweis auf die Stornierung, keine Begründung. Die Genehmiger erfuhren gar nichts.
Jetzt gibt es eine eigene Stornierungs-E-Mail. Sie geht an:
- den Freelancer oder Mitarbeiter, dem der Leistungsnachweis bzw. die Ausgaben-Einreichung gehört,
- die Person, die den Leistungsnachweis eingereicht hat, falls das jemand anderes war – etwa eine Assistenz oder ein Projektleiter,
- alle Genehmiger des Leistungsnachweises bzw. der Ausgaben-Einreichung.
Die E-Mail nennt das stornierte Objekt, erklärt die Folgen und enthält die Begründung im Wortlaut. Ein Link führt jeden Empfänger direkt zur passenden Ansicht. Genehmiger, die ohne eigenes Benutzerkonto per Link genehmigen, erhalten die E-Mail ebenfalls – nur ohne Link, denn die Begründung steht ohnehin in der Mail.
Jede Person bekommt die E-Mail nur einmal, auch wenn sie zugleich Einreicher und Genehmiger ist. Jeder Versand wird im Auditlog festgehalten.
Nebenbei behoben: die Benachrichtigungsadresse für abgelehnte Ausgaben
In den Einstellungen einer Organisation lassen sich unter Benachrichtigungen getrennte E-Mail-Adressen für genehmigte und für abgelehnte Ausgaben hinterlegen. Die Benachrichtigung über eine abgelehnte (oder stornierte) Ausgaben-Einreichung ging bisher fälschlich an die Adresse für genehmigte Ausgaben. War nur die Adresse für abgelehnte Ausgaben gepflegt, kam gar keine Mail an. Das ist korrigiert: Ablehnungen gehen jetzt an die dafür vorgesehene Adresse.
Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns an support@zeit.io – wir helfen gern.