Wenn der Fehler erst nach der Genehmigung auffällt: Beträge in Eingangsrechnungen korrigieren
Robert Reiz | 07. Oktober 2026 | 04:17 UTC Eine Eingangsrechnung durchläuft in ZEIT.IO einen klaren Weg: hochladen, erfassen, prüfen, genehmigen oder ablehnen. Sobald über eine Rechnung entschieden wurde, ist das Bearbeitungsformular gesperrt. Das ist gewollt, denn eine genehmigte Rechnung ist die Grundlage für Zahlungen, Buchungen und den DATEV-Export. Sie soll sich nicht mehr unbemerkt ändern.
In der Praxis gibt es trotzdem Fälle, in denen eine bereits entschiedene Rechnung korrigiert werden muss. Mit diesem Release wird dafür der Reiter Einstellungen erweitert: Er enthält jetzt auch die Beträge, und bei genehmigten Rechnungen dürfen nur noch Admins etwas ändern.
Das Problem: Fehler fallen oft erst nach der Genehmigung auf
Ein paar typische Situationen aus dem Alltag:
- Beim Erfassen wurde ein Zahlendreher im Nettobetrag übersehen, und erst beim Zahlungsabgleich fällt auf, dass 1.284,50 statt 1.248,50 genehmigt wurden.
- Die automatische Texterkennung hat den Steuerbetrag falsch gelesen, und die Rechnung wurde trotzdem durchgewunken.
- Der Lieferant schickt eine korrigierte Rechnung mit demselben Rechnungsdatum und derselben Rechnungsnummer, nur mit einem anderen Betrag.
Bisher ließen sich im Reiter Einstellungen nur Rechnungsnummer, Liefer-, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Lieferant und Labels anpassen. Die Beträge gehörten nicht dazu. Wer einen falschen Betrag in einer genehmigten Rechnung korrigieren wollte, hatte keinen sauberen Weg dafür.
Neu: Netto, Steuer und Brutto im Reiter Einstellungen
Im Reiter Einstellungen einer Eingangsrechnung gibt es jetzt drei zusätzliche Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nettobetrag | Betrag ohne Steuer |
| Steuer | Steuerbetrag der Rechnung |
| Bruttobetrag | Rechnungsbetrag inklusive Steuer |
Die Felder verhalten sich genauso wie im Bearbeitungsformular. Beträge werden im Format der eingestellten Sprache eingegeben, also mit Komma oder Punkt als Dezimaltrenner, und die Felder rechnen untereinander mit: Wer den Nettobetrag und die Steuer ändert, bekommt den Bruttobetrag direkt angezeigt.
Abhängige Werte werden automatisch neu berechnet
Eine Rechnung besteht nicht nur aus drei Beträgen. Am Bruttobetrag hängen weitere Werte, die beim Speichern automatisch angepasst werden:
- Steuersatz – wird aus Netto und Brutto neu ermittelt.
- Skonto 1 und Skonto 2 – Ersparnis und Zahlbetrag werden auf Basis des neuen Bruttobetrags neu berechnet.
So kann es nicht passieren, dass der Betrag korrigiert wird, die Skonto-Frist aber weiterhin mit dem alten Zahlbetrag rechnet.
Genehmigte Rechnungen: nur Admins dürfen ändern
Eine genehmigte Rechnung zu ändern ist ein Eingriff mit Folgen. Möglicherweise wurde sie bereits bezahlt, gebucht oder an die Buchhaltung exportiert. Eine Änderung danach kann zu Abweichungen zwischen ZEIT.IO und der Finanzbuchhaltung führen. Deshalb gilt ab sofort:
| Status der Rechnung | Wer darf im Reiter Einstellungen ändern? |
|---|---|
| Offen | Alle mit Schreibrecht auf Eingangsrechnungen |
| Abgelehnt | Alle mit Schreibrecht auf Eingangsrechnungen |
| Genehmigt | Nur Admins der Organisation |
Was Mitarbeiter ohne Admin-Recht sehen
Bei einer genehmigten Rechnung sehen Mitarbeiter ohne Admin-Recht den Reiter Einstellungen weiterhin, aber schreibgeschützt: Alle Felder sind ausgegraut, und der Speichern-Button fehlt. So lassen sich die Werte nachlesen, aber nicht verändern. Die Sperre gilt nicht nur in der Oberfläche, sondern auch auf dem Server. Eine Änderung, die an der Oberfläche vorbei geschickt wird, wird abgewiesen.
Was Admins sehen
Admins können genehmigte Rechnungen weiterhin bearbeiten, aber nicht versehentlich. Zwei Hinweise sorgen dafür:
- Über dem Formular erscheint ein roter Warnhinweis: > Diese Rechnung wurde bereits genehmigt. Änderungen an Beträgen, Daten oder Lieferant wirken sich auf bereits erfolgte Buchungen, Zahlungen und Exporte aus und können zu Abweichungen führen. Nur Admins dürfen diese Rechnung noch bearbeiten.
- Beim Klick auf Speichern fragt ZEIT.IO noch einmal nach: > Diese Rechnung wurde bereits genehmigt. Wollen Sie die Änderungen wirklich speichern?
Erst nach der Bestätigung werden die Änderungen übernommen.
Jede Änderung landet im Änderungsprotokoll
Für Beträge gilt dasselbe wie für Rechnungsnummer, Daten, Lieferant und Labels: Jede Änderung wird im Änderungsprotokoll der Rechnung festgehalten, mit altem und neuem Wert, dem Benutzer und dem Zeitpunkt. Ein Eintrag sieht zum Beispiel so aus:
updated the amount_net from '1284.5' to '1248.5'
Netto, Steuer und Brutto werden jeweils einzeln protokolliert, und zwar nur dann, wenn sich der Wert tatsächlich geändert hat. Wer das Formular speichert, ohne einen Betrag anzufassen, erzeugt keine überflüssigen Einträge.
Damit ist auch nach der Genehmigung nachvollziehbar, wer wann welchen Betrag geändert hat. Für die Prüfung nach GoBD, für den Wirtschaftsprüfer und für die interne Revision ist das entscheidend: Eine Korrektur ist erlaubt, aber sie ist nie unsichtbar.
Was das für Ihre Buchhaltung bedeutet
Korrekturen ohne Umwege
Ein falscher Betrag in einer genehmigten Rechnung musste bisher umständlich behoben werden. Jetzt korrigiert ein Admin den Betrag direkt an der Rechnung, Steuersatz und Skonto passen sich automatisch an, und die Rechnung ist wieder korrekt.
Klare Verantwortung
Nicht jeder, der Rechnungen erfasst, soll auch genehmigte Rechnungen ändern dürfen. Durch die Beschränkung auf Admins liegt diese Entscheidung bei den Personen, die den Überblick über Zahlungen und Exporte haben und die Folgen einer Änderung einschätzen können.
Keine stillen Änderungen
Warnhinweis, Rückfrage und Änderungsprotokoll greifen ineinander. Wer eine genehmigte Rechnung ändert, weiß, was er tut, und jeder andere kann es später nachlesen.
Ein Hinweis zum Export
Wurde eine Rechnung bereits an DATEV oder eine andere Finanzbuchhaltung exportiert, wird die Korrektur dort nicht automatisch nachgezogen. Prüfen Sie nach einer Änderung, ob die Buchung in Ihrer Finanzbuchhaltung ebenfalls angepasst werden muss. Genau darauf weist auch der rote Hinweis im Formular hin.
Auf einen Blick
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Beträge im Reiter Einstellungen nicht änderbar | Netto, Steuer und Brutto änderbar |
| Steuersatz und Skonto mussten separat bedacht werden | Werden beim Speichern automatisch neu berechnet |
| Genehmigte Rechnungen von allen mit Schreibrecht änderbar | Genehmigte Rechnungen nur noch von Admins änderbar |
| Kein Hinweis auf die Folgen einer Änderung | Warnhinweis und Sicherheitsabfrage bei genehmigten Rechnungen |
| Keine Betragskorrektur nach der Entscheidung möglich | Jede Betragsänderung im Änderungsprotokoll mit altem und neuem Wert |
Fazit
Genehmigt heißt in ZEIT.IO weiterhin: Die Rechnung ist geprüft und steht fest. Wenn sich dennoch herausstellt, dass ein Betrag falsch ist, gibt es jetzt einen sauberen, kontrollierten Weg zur Korrektur. Admins können Beträge im Reiter Einstellungen anpassen, ZEIT.IO rechnet Steuersatz und Skonto automatisch nach, und jede Änderung wird lückenlos protokolliert.