Zwei Buchstaben entscheiden, ob Ihre E-Rechnung bezahlt wird

Robert Reiz | 09. November 2026 | 07:59 UTC

ZEIT.IO ergänzt USt-Id.-Nummern in Formularen, API und Importen um das richtige Länderkürzel und lehnt unpassende ab. Die eigene EU-Nummer wird zusätzlich gegen VIES geprüft, damit E-Rechnungen nicht am fehlenden Kürzel scheitern.

Lena arbeitet als freiberufliche Entwicklerin in Mannheim. Ihr neuer Kunde, Huber Digital aus Wien, schickt seine Daten per E-Mail, in der Signatur steht als USt-Id.-Nr. U12345678. Sie übernimmt die Nummer genau so in den Kundenstamm und stellt ihre erste Rechnung: 4.800 Euro, 30 Tage Zahlungsziel.

Zwei Tage später ist die Rechnung wieder da. Die Buchhaltungssoftware von Huber Digital hat die E-Rechnung als ungültig abgelehnt. Betrag, Stunden und Bankverbindung stimmen. Es fehlt nur das AT, die zwei Buchstaben am Anfang der USt-Id.-Nr.

Lena korrigiert den Kunden, storniert die Rechnung und stellt eine neue. Die 30 Tage beginnen von vorn.

Auto Prefix für Steuernummern

Das passiert nicht mehr. ZEIT.IO ergänzt ab sofort bei USt-Id.-Nummern aus der EU, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz direkt bei der Eingabe das richtige Länderkürzel – und sagt Ihnen, dass es das getan hat.

Warum sich die Prüfung der USt-Id.-Nr. lohnt

Eine USt-Id.-Nr. wirkt wie eine Formalität, doch an ihr hängt echtes Geld:

E-Rechnungen werden maschinell geprüft. Die europäische Norm für E-Rechnungen, EN 16931, und damit auch ZUGFeRD und XRechnung verlangen bei der USt-Id.-Nr. ein Länderkürzel am Anfang. Fehlt es, fällt das gesamte Dokument durch die Validierung, egal wie korrekt der Rest ist.
Grenzüberschreitende Rechnungen hängen davon ab. Wer ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer abrechnet, braucht dafür in der Regel eine gültige USt-Id.-Nr. Stellt sich die Nummer als falsch heraus, kann das Finanzamt die nicht berechnete Steuer von Ihnen verlangen.
Auch Ihr Kunde braucht eine korrekte Rechnung. Eine falsche USt-Id.-Nr. kann ihn den Vorsteuerabzug kosten – die Rechnung kommt also zurück.

Für genau diesen Zweck bietet die EU ein kostenloses Werkzeug an: VIES, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem. Die Suchmaschine der Europäischen Kommission fragt live die nationalen Umsatzsteuer-Datenbanken ab und beantwortet eine Frage: Ist diese Nummer für den grenzüberschreitenden Handel in der EU gültig oder nicht?

Die Regel im Wortlaut

Die Pflicht zum Länderkürzel steht in der Geschäftsregel BR-CO-09 der EN 16931:

„The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix ‘EL’."

Auf Deutsch: Die USt-Id.-Nr. muss in drei Feldern mit dem zweistelligen ISO-Ländercode des ausstellenden Landes beginnen. Nur Griechenland darf stattdessen EL verwenden.

Feld	Bedeutung	Beispiel
BT-31	USt-Id.-Nr. des Verkäufers – also Ihre eigene	`DE123456789`
BT-48	USt-Id.-Nr. des Käufers – also die Ihres Kunden	`ATU12345678`
BT-63	USt-Id.-Nr. des Steuervertreters des Verkäufers, falls es einen gibt	`FR12345678901`

Die Regel gilt für beide in Deutschland gängigen Formate: ZUGFeRD übernimmt sie in seinen Validierungsregeln für alle Profile von MINIMUM bis EXTENDED, und XRechnung baut als deutsche Ausprägung direkt auf der EN 16931 auf. Im Fall von Lena stand in BT-48 U12345678. Genau an dieser Regel ist ihre Rechnung gescheitert.

Was sich jetzt ändert

Das Länderkürzel ergänzt sich selbst

Geben Sie eine USt-Id.-Nr. ohne Länderkürzel ein, vervollständigt ZEIT.IO sie passend zum ausgewählten Land. Leerzeichen und Kleinbuchstaben werden dabei gleich mit bereinigt:

123456789 für Deutschland wird zu DE123456789
U12345678 für Österreich wird zu ATU12345678
de 123456789 wird zu DE123456789

Damit sich nichts hinter Ihrem Rücken ändert, sehen Sie das Ergebnis sofort: „Die USt-Id.-Nr. wurde zu ATU12345678 korrigiert. Bitte prüfen Sie den Wert."

Sonderfälle sind berücksichtigt

Nicht jedes Land verwendet seinen ISO-Code. Griechische Nummern beginnen mit EL, aus GR123456789 wird also EL123456789. Damit ist auch ein Fehler behoben, durch den sich bisher gar keine griechische USt-Id.-Nr. speichern ließ. Schweizer Nummern erhalten CHE, und beim Vereinigten Königreich sind sowohl GB als auch XI (Nordirland) zulässig.

Falsches Land, klare Meldung

Beginnt die Nummer mit dem Kürzel eines anderen Landes, etwa FR… bei einer deutschen Firma, rät ZEIT.IO nicht herum. Die Eingabe wird abgelehnt: „Die USt-Id.-Nr. passt nicht zum Land. Bitte überprüfen Sie die USt-Id.-Nr. und das Land."

Ihre eigene USt-Id.-Nr. wird gegen VIES geprüft

Bei der USt-Id.-Nr. Ihrer eigenen Organisation oder Ihres freiberuflichen Unternehmens in einem EU-Land geht ZEIT.IO einen Schritt weiter und fragt bei VIES nach, ob die Nummer existiert. Diese Prüfung läuft jetzt auch bei der Buchung eines Abonnements und im Vertragsformular, wo bisher nur die Länge kontrolliert wurde. Außerdem haben wir eine Lücke geschlossen, durch die eine bei VIES unbekannte Nummer bei der allerersten Prüfung durchrutschen konnte.

Kennt VIES die Nummer nicht, erhalten Sie die Meldung: „Die USt-Id.-Nr. existiert nicht. Bitte überprüfen Sie die USt-Id.-Nr."

Auf allen Wegen

Das Länderkürzel wird überall ergänzt, wo eine USt-Id.-Nr. in ZEIT.IO gelangt:

bei der Registrierung, in der Rechtsform und in den Organisationseinstellungen,
bei Kunden, Lieferanten und Teammitgliedern,
über die REST-API, die den korrigierten Wert zurückgibt,
bei DATEV- und CSV-Importen.

Auch Ihr Bestand wird korrigiert

Bereits gespeicherte Nummern werden ebenfalls korrigiert: Stammdaten sowie Rechnungen und Gutschriften, die noch nicht festgeschrieben sind. Jede Korrektur erscheint mit altem und neuem Wert im Audit-Log. Festgeschriebene Dokumente bleiben genau so, wie sie ausgestellt wurden.

Was ZEIT.IO nicht prüft

Die USt-Id.-Nr. Ihrer Kunden und Lieferanten erhält das Länderkürzel, aber keine VIES-Prüfung. Rechnen Sie mit einem neuen Kunden im Ausland ohne Umsatzsteuer ab, prüfen Sie seine Nummer bitte selbst in VIES und bewahren Sie das Ergebnis auf. Das empfiehlt die EU für den Fall einer Steuerprüfung.
Die VIES-Prüfung gilt nur für EU-Länder. Schweizer und britische Nummern erhalten ihr Kürzel, werden aber nicht abgefragt.
Andere Länder bleiben unberührt. USt-Id.-Nummern von außerhalb der EU, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz werden so gespeichert, wie sie eingegeben wurden.
Ist VIES nicht erreichbar, wird die Nummer akzeptiert. Der Dienst hängt von den nationalen Datenbanken ab und fällt gelegentlich aus. Sie bleiben deshalb nicht hängen.
VIES kann auch eine korrekte Nummer ablehnen, etwa wenn sie noch nicht für innergemeinschaftliche Umsätze freigeschaltet ist. In dem Fall hilft Ihnen Ihr Finanzamt weiter.
Ein Ergebnis wird gespeichert. ZEIT.IO überwacht eine einmal geprüfte Nummer nicht fortlaufend.
Bei Importen stoppt ein falsches Kürzel den Lauf nicht. Der Wert bleibt, wie er war, damit eine fehlerhafte Zeile nicht alle anderen Datensätze blockiert.

Warum das wichtig ist

Eine abgelehnte Rechnung kostet nicht nur die paar Minuten für die Korrektur. Sie kostet ein neu beginnendes Zahlungsziel, eine unangenehme Nachricht an einen neuen Kunden und manchmal eine Stornorechnung samt neuer Rechnungsnummer. Und das alles wegen zwei Buchstaben, deren Fehlen niemandem aufgefallen ist.

Jetzt wird der Fehler dort abgefangen, wo er am wenigsten kostet: bei der Eingabe, egal ob Sie tippen, importieren oder über die API arbeiten. Sie sehen, was geändert wurde, und Ihre Rechnungen gehen mit USt-Id.-Nummern hinaus, die bestehen.

Lenas nächste Rechnung wird in 30 Tagen bezahlt. Nicht in 32.