Ein Kunde, fünf Firmen – in wenigen Minuten angelegt
Robert Reiz | 09. Oktober 2026 | 07:26 UTC Sabine leitet das Backoffice eines kleinen IT-Beratungshauses. Größter Kunde ist die Hansen Logistik Gruppe: Die Hansen Logistik GmbH in Hamburg ist seit zwei Jahren in ZEIT.IO angelegt und fertig eingerichtet – 30 Tage Zahlungsziel, Rechnungsversand per E-Mail an die Kreditorenbuchhaltung, die Leitweg-ID für E-Rechnungen, „Personentage" statt „Stunden" auf jedem Stundenzettel, zwei dynamische Felder für Kostenstelle und Bestellnummer und die automatische Abrechnung zum Monatsende.
Jetzt schließt die Gruppe einen Rahmenvertrag, und ab nächstem Monat werden vier weitere Tochterfirmen getrennt abgerechnet: Bremen, Kiel, Rostock und Wien. Vier neue Kunden, die zu 90 % dem ersten gleichen.
Bisher musste Sabine jeden dieser Kunden von Grund auf neu erfassen – erst das Formular mit den Stammdaten, dann die Aliase, die dynamischen Felder, die Einstellungen für Rechnungen, für Gutschriften und für die automatische Abrechnung, jeweils auf einer eigenen Seite. Fünf Seiten pro Kunde, vier Kunden, und eine vergessene Einstellung reicht, damit die Rechnung nach Wien mit „Stunden" statt „Personentagen" rausgeht.
Ab sofort können Sie einen Kunden kopieren. ZEIT.IO öffnet das Formular für den neuen Kunden bereits ausgefüllt mit den Daten des Originals – Sie ändern nur, was tatsächlich anders ist.
Was sich jetzt ändert
„Kunde kopieren" – genau dort, wo Sie es brauchen
Die neue Funktion finden Sie an zwei Stellen:
- auf der Seite Stammdaten des Kunden als Schaltfläche „Kunde kopieren" neben „Bearbeiten",
- in der Kundenliste als neues Symbol in der Aktionsspalte jeder Zeile (der Tooltip zeigt „Kunde kopieren").
Ein ausgefülltes Formular statt eines leeren
Ein Klick öffnet das gewohnte Formular für einen neuen Kunden – allerdings ausgefüllt mit den Daten des Originals: Adresse, Steuerangaben, Zahlungsbedingungen, Rechnungsversand, Labels, Sprache, Datumsformat und alles Weitere aus dem Formular. Darüber erklärt ein Hinweis, was Sie vor sich haben:
„Dieser Kunde wird als Kopie von Hansen-HH angelegt. Kontaktpersonen und Abteilungen werden nicht kopiert."
Der Name des Originals ist verlinkt, Sie können also jederzeit nachsehen.
Gespeichert ist zu diesem Zeitpunkt noch nichts. Sabine ändert Name, Adresse und Steuernummer auf die der Bremer Tochter, prüft den Rest und klickt auf „Speichern". Erst dann wird der neue Kunde angelegt.
Die Einstellungen kommen mit
Aliase, dynamische Felder, die Einstellungen für Rechnungen und Gutschriften sowie die Einstellungen für automatische Ausgangsrechnungen sind nicht Teil des Formulars. ZEIT.IO übernimmt sie beim Speichern im Hintergrund vom Original. Der neue Kunde startet also mit „Personentagen", denselben dynamischen Feldern und demselben Abrechnungsrhythmus – ohne dass Sabine eine einzige Einstellungsseite öffnen muss.
Braucht eine Tochterfirma etwas anderes, passt Sabine das anschließend wie gewohnt auf der jeweiligen Einstellungsseite an.
Neue Nummer, eindeutige Kennung
Die Kopie ist ein eigenständiger Kunde:
- Sie erhält die nächste freie Kundennummer – wie jeder neue Kunde.
- Die Kennung muss eindeutig sein. Ist sie bereits vergeben, hängt ZEIT.IO ein kurzes zufälliges Kürzel an, zum Beispiel „Hansen-HH-k3F9x". Ersetzen Sie es vor dem Speichern einfach durch etwas Sprechendes wie „Hansen-HB".
Nachvollziehbar im Audit-Log
Im Audit-Log des neuen Kunden steht, dass er als Kopie angelegt wurde – und von welchem Kunden. So ist auch Monate später noch klar, woher seine Einstellungen stammen.
Was nicht kopiert wird
Die Kopie übernimmt die Stammdaten und Einstellungen des Kunden – nicht seine Geschichte und nicht seine Ansprechpartner:
- Kontaktpersonen und Abteilungen werden nicht kopiert. Sie sind bei jeder Firma ohnehin andere.
- Projekte, Angebote, Rechnungen, Dokumente und Kommentare bleiben beim Originalkunden.
- Verbindungen zu anderen Systemen werden nicht übernommen – etwa die Verknüpfung mit einer eigenen ZEIT.IO-Organisation des Kunden oder die Herkunft aus einem Bexio-Import. Die Kopie ist ein ganz normaler neuer Kunde.
Der Originalkunde bleibt vollständig unverändert.
Wer kopieren darf
Zum Kopieren brauchen Sie dieselbe Berechtigung wie zum Anlegen eines Kunden: Schreibrechte auf Kunden. Wer Kunden nur ansehen darf, kann auch keine Kopie erstellen.
Warum das wichtig ist
Kunden kommen selten allein. Konzerne mit mehreren Tochterfirmen, Behörden mit mehreren Dienststellen, ein Kunde, der einen zweiten Geschäftsbereich getrennt abrechnen lässt – jedes Mal brauchen Sie einen neuen Kunden, der einem bestehenden fast gleicht. Ihn neu abzutippen kostet Zeit und, schlimmer noch, lädt zu kleinen Fehlern ein: falsches Zahlungsziel, fehlende Leitweg-ID, eine Rechnung in der falschen Sprache.
Mit der Kopie richten Sie den Kunden einmal sauber ein und verwenden diese Einrichtung so oft wieder, wie Sie sie brauchen.
Einmal einrichten, beliebig oft kopieren.