Automatisches Mahnwesen: Rechnungen mahnen sich selbst

ZEIT.IO, die Software für Zeiterfassung und Abrechnung für Freelancer, Agenturen und kleine Unternehmen, hat jetzt ein automatisches Mahnwesen. Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung gehen an den Tagen nach Fälligkeit raus, die Sie festlegen – mit der Rechnung als E-Rechnung im Anhang, nur für versendete, offene Rechnungen. Sie schalten es in den Organisationseinstellungen unter Mahnwesen ein.

Sie legen die Regeln einmal fest. ZEIT.IO verschickt jede fällige Mahnung pünktlich – und hört auf, sobald die Rechnung bezahlt ist.

Warum bleiben offene Rechnungen so lange liegen?

Ein Beispiel: Anna führt eine kleine Designagentur. Am 1. Oktober schickt sie einem langjährigen Kunden eine Rechnung über 4.800 €, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Der Fälligkeitstermin verstreicht. Anna steckt mitten in einem Relaunch, und die Rechnung gerät aus dem Blick.

Drei Wochen später fällt ihr die Lücke beim Blick aufs Konto auf. Sie schickt eine Zahlungserinnerung, zwei Wochen danach eine 1. Mahnung – jedes Mal von Hand, jedes Mal nachdem sie geprüft hat, ob das Geld nicht doch schon da ist. Mitte November gehen die 4.800 € endlich ein. Sechs Wochen Warten, und mindestens die Hälfte davon nur, weil niemand Zeit zum Nachhaken hatte.

Zahlungsverzug hat selten böse Absicht. Meist rutscht eine Rechnung einfach durch – beim Kunden und bei Ihnen.

So funktioniert's

1. Öffnen Sie in den Organisationseinstellungen den Menüpunkt Mahnwesen. Im Bereich Automatisches Mahnwesen setzen Sie den Haken bei Automatisch mahnen.
2. Tragen Sie ein, wie viele Tage nach Fälligkeit jede Stufe verschickt wird: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung. ZEIT.IO schlägt 2, 7 und 12 Tage vor. Eine Stufe, die Sie nicht möchten, lassen Sie leer – sie wird übersprungen. Die Tage müssen von Stufe zu Stufe steigen.
3. Prüfen Sie im selben Menüpunkt die E-Mail-Texte der drei Stufen je Sprache und hinterlegen Sie für jede eine Antwortadresse (Reply-To). Fehlt sie, zeigt ZEIT.IO einen Hinweis – ohne Antwortadresse kann diese Stufe nicht automatisch versendet werden.
4. Speichern Sie. Ab jetzt übernimmt jede neue Rechnung diese Einstellungen beim Anlegen.
5. Für einzelne Kunden wählen Sie beim Kunden auf der Seite Mahnwesen entweder Organisationseinstellungen verwenden oder Eigene Einstellungen.

Welche Stufe bekommt mein Kunde wann?

Einmal am Tag prüft ZEIT.IO alle offenen Rechnungen. Ist für eine Rechnung eine Stufe fällig, geht sie per E-Mail raus – mit dem Mahntext in der Sprache der Rechnung und an die Empfänger, die Sie für Mahnungen hinterlegt haben. Mit den vorgeschlagenen Werten heißt das für eine Rechnung, die am 15. Oktober fällig war:

• Zahlungserinnerung am 17. Oktober,
• 1. Mahnung am 22. Oktober,
• 2. Mahnung am 27. Oktober.

Jede automatische E-Mail steht im Änderungsprotokoll der Rechnung als automatisch versendet. Sie sehen jederzeit, was wann an wen ging.

Ist die Rechnung in der Mahnung eine E-Rechnung?

Ja. Jede Zahlungserinnerung und jede Mahnung hängt die Rechnung genau so an, wie sie ausgestellt wurde – als E-Rechnung. Standardmäßig erstellt ZEIT.IO alle Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.5.2 (Factur-X 1.09.2) mit dem Profil EN 16931: ein PDF/A-3 zum Lesen mit eingebetteten XML-Daten, die die Buchhaltung Ihres Kunden direkt verarbeiten kann.

Verlangt ein Kunde reines XML – etwa viele öffentliche Auftraggeber –, wählen Sie beim Kunden im Feld Rechnungsformat die Option XRechnung - XML Rechnung (CII). ZEIT.IO erzeugt dann eine XRechnung 3.0.2 nach EN 16931. Für Kunden in Frankreich steht Factur-X zur Auswahl.

ZUGFeRD im Profil EN 16931 und XRechnung erfüllen damit die Anforderung aus § 14 Abs. 1 UStG: ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, der EN 16931. Die Unterschiede der beiden Formate erklärt der Artikel XRechnung und ZUGFeRD. Ob eine E-Rechnung gültig ist, prüft der kostenlose E-Rechnungs-Validator von ZEIT.IO.

Wann hört ZEIT.IO auf zu mahnen?

Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert ist. Mit der Bankanbindung in ZEIT.IO passiert das meist von selbst: ZEIT.IO ordnet eingehende Zahlungen Ihren Rechnungen zu. Lässt sich eine Zahlung nicht zuordnen – etwa weil der Verwendungszweck fehlt –, markieren Sie die Rechnung von Hand als bezahlt.

Teilweise bezahlte Rechnungen werden weiter gemahnt, denn es fehlt noch Geld.

Welche Rechnungen mahnt ZEIT.IO nicht automatisch?

• Rechnungen, die nie versendet wurden. Entwürfe und finalisierte Rechnungen, die weder verschickt noch als versendet markiert sind, bleiben unberührt – niemand wird an eine Rechnung erinnert, die er nie bekommen hat.
• Stornierte Rechnungen und Stornorechnungen.
• Rechnungen per Lastschrift. Das Geld wird ohnehin eingezogen; eine Erinnerung würde nur verwirren.
• Rechnungen, die erstellt wurden, während der Schalter aus war. Das gilt auch für alle Rechnungen von vor dem Einschalten. Möchten Sie eine davon einbeziehen, aktivieren Sie das Mahnen im Tab Mahnwesen der Rechnung.

Kann ich für einzelne Kunden andere Fristen festlegen?

Ja. Die Einstellungen greifen auf drei Ebenen:

• Organisation: Ihr Standard für alle Kunden.
• Kunde: Auf der Seite Mahnwesen beim Kunden wählen Sie Eigene Einstellungen – etwa eine längere Frist für einen Großkunden oder gar keine automatischen Mahnungen.
• Rechnung: Jede Rechnung hat einen Tab Mahnwesen. Eine Tabelle zeigt jede Stufe mit ihren Tagen nach Fälligkeit, dem geplanten Datum und dem Status: Geplant, Automatisch versendet oder Manuell versendet.

Eine neue Rechnung übernimmt beim Anlegen die Einstellungen ihres Kunden. Ändern Sie später die Einstellungen der Organisation oder des Kunden, gilt das nur für neue Rechnungen – bestehende Rechnungen behalten ihre Werte, nichts verschiebt sich unbemerkt.

Der Schalter in den Organisationseinstellungen gilt für alles: Solange er aus ist, verschickt ZEIT.IO nichts, auch nicht für Kunden oder Rechnungen mit eigenen Einstellungen.

Auf einen Blick

• Verfügbar seit: 10. November 2026
• Wo: Organisationseinstellungen, Menüpunkt Mahnwesen; beim Kunden die Seite Mahnwesen; an jeder Rechnung der Tab Mahnwesen
• Für wen: einrichten können Mitglieder mit dem Recht, die Einstellungen der Organisation zu verändern
• Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung – Vorschlag 2, 7 und 12 Tage nach Fälligkeit
• E-Rechnung im Anhang: standardmäßig ZUGFeRD 2.5.2 (Profil EN 16931), je Kunde wählbar XRechnung 3.0.2 oder Factur-X
• Grenzen: aus, bis Sie es einschalten; Tage größer als 0 und steigend; nur versendete, offene Rechnungen; keine Lastschrift-Rechnungen
• Nicht enthalten: ZEIT.IO berechnet keine Verzugszinsen und keine Mahngebühren

Häufige Fragen

Wie viele Mahnungen muss ich gesetzlich verschicken?

Keine bestimmte Anzahl. Nach § 286 Abs. 1 BGB genügt eine Mahnung nach Fälligkeit, um den Kunden in Verzug zu setzen. Ist der Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt („zahlbar bis 15. Oktober“), braucht es gar keine; spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist er ohnehin in Verzug (§ 286 Abs. 3, gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung).

Berechnet ZEIT.IO Verzugszinsen oder Mahngebühren?

Nein. Nach § 288 BGB können Sie im Geschäftsverkehr ohne Verbraucher Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und eine Pauschale von 40 € verlangen. Ob und wie Sie das fordern, schreiben Sie in Ihren Mahntext.

Bekommt mein Kunde mehrere Mahnungen auf einmal?

Nein. Ist eine Rechnung schon über mehrere Termine hinaus – etwa weil Sie das Mahnen für eine ältere Rechnung erst jetzt aktivieren –, verschickt ZEIT.IO genau eine E-Mail: die höchste fällige Stufe.

Kann ich eine Mahnung weiterhin von Hand verschicken?

Ja, jederzeit. Versenden Sie die 1. Mahnung am fünften Tag selbst, überspringt der automatische Lauf diese Stufe und macht mit der 2. Mahnung an ihrem eigenen Termin weiter. Bereits versendete Stufen lassen sich an der Rechnung nicht mehr ändern.

Was passiert, wenn eine Mahnung nicht verschickt werden kann?

Der Grund steht im Tab Mahnwesen der Rechnung, etwa ein fehlender Empfänger, und ZEIT.IO versucht es am nächsten Tag erneut.

Warum das wichtig ist

Eine freundliche Erinnerung zwei Tage nach Fälligkeit reicht meist schon. Das Problem ist nur: Jemand muss sie verschicken – pünktlich, jedes Mal, für jede Rechnung.

Dieser Jemand ist jetzt ZEIT.IO. Sie legen die Regeln einmal fest, Ihre Kunden erhalten verlässlich und höflich ihre Erinnerung, und Sie greifen nur noch dort ein, wo es wirklich nötig ist.

Sie machen die Arbeit. ZEIT.IO kümmert sich ums Geld.