XRechnung und ZUGFeRD

ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Genehmigte Projektzeiten können automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden. Die automatisch erstellten Ausgangsrechnungen und Gutschriften sind standardmäßig valide E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD Standard.

Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen, die EN 16931 konform sind, empfangen können! Firmen, und auch Selbstständige, dürfen ab dem 1.1.2025 solche E-Rechnung nicht mehr ablehnen. Sie müssen E-Rechnungen empfangen und damit auch validieren und revisionssicher speichern können. Doch wann ist eine E-Rechnung genau EN 16931 konform?

Es gibt verschiedene Rechnungsformate, welche der EU Norm EN 16931 gerecht werden. Hierzu gehören ganz bestimmte Profile von ZUGFeRD und auch XRechnung. XRechnung ist ein deutscher Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Hierbei handelt es sich um ein reines XML-Format. Eine XRechnung kann entweder in der CII-Syntax oder in der UBL-Syntax erstellt werden. Die XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und ist EN 16931 konform!

ZEIT.IO unterstützt jetzt verschiedene Rechnungsformate. Neben verschiedenen ZUGFeRD Profilen wird jetzt auch die XRechnung unterstützt. Das Rechnungsformat kann bei der Rechnungserstellung ausgewählt werden. Da bestimmte Kunden aber immer bestimmte Formate bevorzugen, gibt es auch die Möglichkeit, das Rechnungsformat direkt beim Kunden-Objekt zu speichern. Wenn Sie einen Kunden bearbeiten, dann gibt es jetzt eine Sektion für "Rechnungsversand". Hier kann man das bevorzugte Rechnungsformat für den Kunden einstellen.

Neben dem Rechnungsformat kann man hier auch die Leitweg-ID hinterlegen. Die Kundenreferenz, bzw. Leitweg-ID, ist bei der XRechnung ein Pflichtfeld und muss immer zwingend vorhanden sein!

Folgende Rechnungsformate stehen aktuell zur Auswahl:

Standardmäßig ist immer das ZUGFeRD EN 16931 Profil gesetzt. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte hybride Rechnung, bestehend aus einer PDF/A-3 und einer XML-Datei, wobei die XML in die PDF eingebettet ist. Innerhalb von ZUGFeRD gibt es auch ein Profil "XRechnung". Damit kann XRechnung auch als hybride Rechnung verschickt werden. Grundsätzlich ist die XML an sich, ab Januar 2025, eine valide Rechnung, auch ohne PDF. Deshalb gibt es zur Auswahl auch die Option auf reine XML Rechnungen.

Wenn man im Rechnungsmodul einen Kunden auswählt, dann wird das Rechnungsformat automatisch angepasst. Allerdings kann im Rechnungsmodul das Rechnungsformat auch explizit gesetzt werden. Wie hier im Bild, rechts unten zu sehen ist.

Damit lassen sich auch ZEIT.IO, sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD Rechnungen kinderleicht erstellen und versenden.

Der Empfang und die Validierung von E-Rechnungen ist ebenfalls möglich. Mehr dazu in diesem Artikel.