ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Genehmigte Projektzeiten können automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden. Die automatisch erstellten Ausgangsrechnungen und Gutschriften sind valide E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD Standard. 

Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können! Firmen, und auch Selbstständige, dürfen ab dem 1.1.2025 eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen. Sie müssen E-Rechnungen empfangen und damit auch validieren können. Doch was bedeutet das genau? Und was genau ist eine E-Rechnung nach dem ZUGFeRD Standard? 

 

Die EU möchte Rechnungen digitalisieren und standardisieren. Hierzu gibt es die EU Norm EN 16931. Eine konkrete Implementierung dieser EU Norm ist der ZUGFeRD Standard. Der ZUGFeRD Standard beschreibt eine E-Rechnung als Hybrid-Invoice, bestehend aus einer PDF Datei, in der eine XML Datei eingebettet ist. Die XML-Datei ist standardisiert und enthält alle relevanten Rechnungsdaten, wie z.B. Sender, Empfänger, Rechnungspositionen, Steuersätze und vieles mehr. Wichtig zu wissen ist, dass es bei einer ZUGFeRD Rechnung auf die Angaben in der XML Datei ankommt. Nicht auf die Bildansicht in der PDF! Das was zählt sind die Angaben in der XML!

Da es bei einer E-Rechnung auf die Informationen in der XML Datei ankommt, ist es auch wichtig, dass man diese Informationen visualisiert bekommt. Denn eine XML-Datei ist für Menschen nicht besonders leserlich. 

Die Pflicht zur Validierung besteht unabhängig von der E-Rechnung. Wenn Sie als Unternehmen eine Rechnung erhalten, dann sind Sie verpflichtet, diese auf Korrektheit zu prüfen. Eine übliche Rechnung hat eine Handvoll Attribute, die man prüfen muss, wie z.B. fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, etc.. Eine E-Rechnung kann mehrere 100 Attribute enthalten, die geprüft werden müssen. Sie müssen z.B. überprüfen, ob die XML-Datei valide ist und alle Syntaxregeln von CII eingehalten hat. Das machen Sie natürlich nicht mehr manuell. Dafür brauchen Sie auf jeden Fall eine Software, welche die Validierung übernimmt und Ihnen sagt, ob das Dokument valide ist oder nicht. 

Als Organisation auf ZEIT.IO haben Sie dort natürlich auch einen Rechnungseingang. Sie können hier via Drag & Drop eine Datei auf den Rechnungseingang ziehen und diese wird dann hochgeladen und geprüft.

Nach dem Upload werden Sie weitergeleitet auf eine Seite mit Split-View. Auf der linken Seite wird das hochgeladene Dokument angezeigt und auf der rechten Seite die Validierungs-Ergebnisse, sowie ein Formular zur Vervollständigung von Daten.

Auf dem Bild oben, können Sie sehen, dass es sich bei der hochgeladenen Datei um eine ZUGFeRD Datei handelt. Und da es bei ZUGFeRD auf die Inhalte der XML ankommt, wird links die visualisierte XML angezeigt. Sie können mit den Tabs links oben auch auf die PDF-Bildansicht wechseln, allerdings ist diese nicht entscheidend. Und Sie können auch auf die XML Ansicht wechseln, allerdings ist diese für Menschen sehr schwer verständlich.

Auf der rechten Seite können wir sehen, dass es sich hierbei um keine valide E-Rechnung handelt. Die XML Datei, die in der PDF eingebettet ist, ist nicht gültig. Insgesammt wurden 18 Fehler gefunden, 18 Warnungen und es gibt 4 Hinweise. Sie können sich die einzelnen Fehler, Warnungen und Hinweise auch anzeigen lassen, indem Sie auf den Button "Details einblenden" klicken. Auf jeden Fall sollte eine Rechnung mit so vielen Fehlern abgewiesen werden!

Hier ist noch ein Beispiel mit einer validen ZUGFeRD Datei. 

Auf dem Screenshot oben können Sie die Validierungs-Ergebnisse einer gültigen ZUGFeRD Datei sehen. Wenn Sie im rechten Teil oben einen großen grünen Hacken sehen, dann ist die Datei zumindest technisch korrekt! Den Inhalt der visualisierten XML müssen Sie natürlich weiterhin prüfen und entscheiden, ob Sie die Rechnung bezahlen wollen oder nicht. 

Auf ZEIT.IO können Sie nun nicht nur valide E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD erstellen, sondern auch ZUGFeRD Dokumente von Lieferanten empfangen, validieren und visualisieren. Damit Sind sie mit ZEIT.IO sehr gut vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht die 2025 kommt!