XRechnung als ZUGFeRD PDF exportieren

Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung! Firmen, aber auch Freiberufler und Solo-Selbständige, müssen E-Rechnungen empfangen, validieren und archivieren können. Eine E-Rechnung darf seit diesem Jahr nicht mehr abgelehnt werden und der Empfänger hat auch kein Recht auf eine alternative Rechnung. Dies gilt zumindest für E-Rechnungen, die der EU Norm EN 16931 entsprechen. Aber welche E-Rechnungsformate sind das genau? 

Die EU Norm EN 16931 definiert einen EU weiten Standard, ohne Syntax. Zu der EU Norm EN 16931 gibt es sogenannte CIUSe (Core Invoice Usage Specification), welche eine konkrete Syntax und sowohl nationale als auch branchenspezifische Details enthalten. In Deutschland gelten seit dem 1.1.2025 die folgenden CIUSe als EN 16931 konform: 

Diese drei konkreten E-Rechnungsformate entsprechen der EU Norm und alle drei müssen empfangen werden können. Als Firma oder Selbständiger müssen Sie alle drei Formate empfangen, validieren und archivieren können. Wenn Sie von einem Lieferanten eine XRechnung oder eine Peppol BIS Billing Rechnung erhalten, dann dürfen Sie diese Rechnung nicht ablehnen und Sie haben auch kein Anrecht auf eine alternative Version! Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Rechnung zu verarbeiten! 

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bestehend aus einer XML Datei, die in eine PDF-A3 eingebettet ist. Der Empfänger hat auf jeden Fall mit der PDF eine Bildansicht. Das führende System ist allerdings die XML und das wird von PDF-Viewern nicht visualisiert! XRechnung und Peppol BIS 3 sind reine XML Formate, ohne Bildansicht. Ohne einen Viewer kann der Empfänger damit nichts anfangen. 

Der Rechnungseingang von ZEIT.IO kann natürlich alle drei Rechnungsformate verarbeiten. Sie können sowohl ZUGFeRD, XRechnung als auch Peppol BIS 3 Rechnungen via Drag & Drop bei ZEIT.IO hochladen und erhalten innerhalb von Sekunden einen Validierungsreport und eine Visualisierung der XML Daten. Wenn Sie den revisionssicheren Speicher gebucht haben, dann wird ZEIT.IO die Dokumente auch revisionssicher speichern. 

Die meisten KMUs in Deutschland nutzen DATEV Unternehmen Online (DUO), um ihre Belege dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Sowohl Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen werden in DATEV Unternehmen Online hochgeladen. Allerdings kann DATEV Unternehmen Online, Stand heute (08.05.2025), nicht mit XML Uploads umgehen. Wenn man eine XRechnung oder eine Peppol BIS 3 Rechnung bei DUO hochlädt, dann wird DUO das in eine PDF umwandeln, dessen Inhalt der XML String ist. DUO erzeugt dadurch einfach Datenmüll, ohne dabei die eigentlichen Inhalte der XML zu verstehen. Es findet weder eine Validierung statt noch eine ordentliche Visualisierung. Kaum zu glauben, aber wahr! Ganz konkret bedeutet das, dass man mit DUO seinen gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen kann! 

Wenn man eine XRechnung empfängt, dann kann man diese mit dem Rechnungseingang von ZEIT.IO validieren und visualisieren. Allerdings gestaltet sich die Weitergabe an den Steuerberater via DUO etwas problematisch. Denn auch wenn man die XML-Datei in DUO hochlädt, wird der Steuerberater damit nichts anfangen können. 

Da DUO aktuell ausschließlich mit PDF Dateien umgehen kann, braucht man einen Workaround. Wenn Sie eine XRechnung auf ZEIT.IO erstellen, dann haben Sie auch die Option, diese E-Rechnung im ZUGFeRD Format zu exportieren. Der ZUGFeRD Standard definiert insgesamt 6 Profile, wobei das sechste Profil XRECHNUNG ist. Wenn Sie die XRechnung bei ZEIT.IO als ZUGFeRD PDF exportieren, dann erstellt ZEIT.IO eine PDF Bildansicht für die Rechnung und die original XRechnung XML wird dabei in die PDF eingebettet. Diese PDF Datei enthält somit den vollen Informationsgehalt und die Originalrechnung. Die PDF-Datei können Sie dann bei DATEV Unternehmen Online hochladen und DUO kann das ganz normal verarbeiten.

Wenn Sie die DATEV Schnittstelle von ZEIT.IO nutzen dann müssen Sie diesen Schritt übrigens nicht manuell machen. ZEIT.IO nutzt die DATEV-DUM Schnittstelle, um Rechnungsdokumente an DATEV zu übertragen. Wenn eine XRechnung an DATEV übertragen werden soll, dann wird ZEIT.IO das automatisch in eine ZUGFeRD Rechnung konvertieren und diese PDF dann an DATEV übermitteln.  

Ab 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Unternehmen müssen ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS empfangen, validieren und archivieren können. Da Lösungen wie DATEV Unternehmen Online mit XML-Rechnungen nicht richtig umgehen können, bietet das Rechnungsmodul von ZEIT.IO mit Validierung, Visualisierung, Archivierung und ZUGFeRD-PDF-Export eine gesetzeskonforme und praxisnahe Lösung an.