VIES-Prüfung der USt-IdNr.: kein Warten, keine Lücke

ZEIT.IO, die Software für Zeiterfassung und Abrechnung für Freelancer und Agenturen, prüft Ihre eigene USt-IdNr. bei VIES jetzt höchstens fünf Sekunden lang. Ist VIES nicht erreichbar, speichern Sie trotzdem – und ZEIT.IO prüft die Nummer täglich nach. Existiert sie nicht, erfahren Sie es per E-Mail, ebenso Auftraggeber mit laufendem Lieferantenvertrag.

Keine Minute mehr vor einem hängenden Formular – und keine USt-IdNr. mehr, die ungeprüft durchrutscht.

Was passiert, wenn VIES nicht antwortet?

Ein Beispiel: Noel ist freiberuflicher Entwickler in Leipzig. Er trägt in ZEIT.IO seine USt-IdNr. ein und klickt auf Speichern. ZEIT.IO fragt bei VIES nach, dem Prüfdienst der EU-Kommission. Der ist an diesem Abend überlastet. Noel wartet, und wartet – eine Minute lang dreht sich nichts. Dann wird die Nummer gespeichert, ohne dass sie je geprüft wurde.

Dabei hatte sich ein Zahlendreher eingeschlichen: DE123456798 statt DE123456789. Niemand merkt es. Noel schreibt Rechnungen mit dieser Nummer, und seine Auftraggeberin, die Agentur von Franz, verbucht seine Rechnungen mit einer USt-IdNr., die es gar nicht gibt.

Bisher war das der Lauf der Dinge: War VIES nicht erreichbar, wurde die Nummer angenommen – und danach nie wieder geprüft.

So funktioniert's

1. Sie tragen Ihre USt-IdNr. ein, als Freelancer unter Einstellungen › Rechtsform & Steuern, als Organisation unter Einstellungen › Rechnungsadresse.
2. ZEIT.IO fragt bei VIES nach, ob die Nummer existiert. Antwortet VIES nicht innerhalb von fünf Sekunden oder ist der Dienst gestört, wird gespeichert – genau wie bisher. Die Nummer wird aber als „noch offen“ vorgemerkt.
3. Einmal am Tag fragt ZEIT.IO bei VIES für alle offenen Nummern erneut nach. Das wiederholt sich, bis VIES antwortet.
4. Existiert die Nummer, ist die Sache erledigt. Sie bekommen keine E-Mail.
5. Existiert sie nicht, bekommen Sie eine E-Mail mit dem Betreff „Ihre USt-IdNr. … existiert nicht“ und einem Link, über den Sie die Nummer direkt korrigieren.

Antwortet VIES dagegen schon beim Speichern und kennt die Nummer nicht, sehen Sie wie bisher sofort: „Die USt-Id.-Nr. existiert nicht. Bitte überprüfen Sie die USt-Id.-Nr.“

Wer wird benachrichtigt, wenn eine USt-IdNr. nicht existiert?

• Freelancer bekommen eine E-Mail mit Link zu Rechtsform & Steuern. Die Mail weist darauf hin, dass die Nummer vielleicht einen Tippfehler enthält.
• Organisationen: Alle Administratoren der Organisation bekommen eine E-Mail mit Link zur Rechnungsadresse.
• Auftraggeber eines Freelancers: Hat der Freelancer einen angenommenen Lieferantenvertrag, der gerade läuft oder erst noch beginnt, wird die Person informiert, die den Vertrag angelegt hat. Gibt es sie nicht mehr in ZEIT.IO, gehen die E-Mails an die Administratoren der Organisation. Die Mail nennt den Freelancer, die USt-IdNr. und verlinkt den Vertrag. Abgelaufene und noch nicht angenommene Verträge lösen keine E-Mail aus.
• ZEIT.IO wird ebenfalls informiert, weil wir unsere Rechnungen an Sie mit dieser USt-IdNr. stellen.

Mehr zu verbindlichen Lieferantenverträgen in ZEIT.IO lesen Sie in einem eigenen Beitrag.

Was bekommt der Auftraggeber zu sehen?

Die Agentur von Franz bekommt eine E-Mail pro betroffenem Vertrag, in der Sprache des Empfängers. Sie nennt Noel, seine USt-IdNr. und den Lieferantenvertrag und sagt, dass Noel bereits gebeten wurde, die Nummer zu korrigieren. Franz muss also nichts nachfassen, er weiß aber Bescheid, bevor er die nächste Rechnung verbucht.

Jede dieser E-Mails wird im Änderungsprotokoll des Vertrags vermerkt – mit Empfänger, Freelancer und USt-IdNr. So ist auch später nachvollziehbar, wer wann informiert wurde.

Was gleich bleibt

• Speichern ist weiterhin möglich, wenn VIES ausfällt. Sie werden nie wegen einer Störung bei der EU blockiert.
• Geprüft wird nur Ihre eigene USt-IdNr. – die des Freelancers und die der Organisation. Die USt-IdNr. Ihrer Kunden erhalten das Länderkürzel, aber keine VIES-Prüfung. Wie das Länderkürzel ergänzt wird, steht im Beitrag Zwei Buchstaben entscheiden, ob Ihre E-Rechnung bezahlt wird.
• Geprüft werden nur USt-IdNr. aus der EU. VIES kennt nur Nummern der EU-Mitgliedstaaten. Sitzt ein Freelancer in den USA, in Dubai oder in Singapur, prüft ZEIT.IO nicht, ob seine Steuer- oder Umsatzsteuernummer wirklich existiert. Auch Nummern aus der Schweiz und Großbritannien werden nicht bei VIES abgefragt.
• Eine Nummer wird nur einmal gemeldet. Ist sie geklärt, ist sie nicht mehr offen. Haben Sie die Nummer bis dahin schon geändert, geht keine E-Mail raus.
• An der Oberfläche ändert sich nichts. Die Nachprüfung läuft im Hintergrund.

Auf einen Blick

• Wo: Freelancer: Einstellungen › Rechtsform & Steuern; Organisationen: Einstellungen › Rechnungsadresse
• Für wen: Freelancer und Organisationen mit einer USt-IdNr. aus einem EU-Land
• Grenzen: VIES-Abfrage höchstens 5 Sekunden; offene Nummern werden einmal täglich erneut geprüft, bis VIES antwortet; keine Prüfung für Nummern außerhalb der EU (z. B. USA, Vereinigte Arabische Emirate, Singapur, Schweiz, Großbritannien)
• E-Mails: an den Inhaber der Nummer, bei Freelancern zusätzlich an den Auftraggeber jedes laufenden oder künftigen Lieferantenvertrags
• Prüfdienst: VIES, das MwSt-Informationsaustauschsystem der EU-Kommission

Häufige Fragen

Wie lange dauert die VIES-Prüfung beim Speichern?

Höchstens fünf Sekunden. Bisher konnte eine Abfrage bei gestörtem VIES-Dienst bis zu einer Minute hängen. Jetzt gilt alles, was länger dauert, als „VIES nicht erreichbar“ – gespeichert wird trotzdem.

Wie oft prüft ZEIT.IO eine offene USt-IdNr. nach?

Einmal am Tag, so lange, bis VIES eine Antwort liefert. Weil VIES je Mitgliedstaat ausfallen kann, hält ein gestörtes Land die Prüfung der anderen Nummern nicht auf.

Ist VIES häufig nicht erreichbar?

Oft genug, dass es eine Rolle spielt. VIES speichert selbst keine Daten, sondern leitet jede Anfrage an die nationale Datenbank des jeweiligen Mitgliedstaats weiter – und jede davon kann zeitweise ausfallen, etwa wegen Wartungsarbeiten. Deshalb prüft ZEIT.IO offene USt-IdNr. einmal täglich nach, bis VIES antwortet.

Erfährt mein Auftraggeber, dass meine USt-IdNr. falsch ist?

Ja, wenn Sie mit ihm einen angenommenen Lieferantenvertrag haben, der läuft oder noch beginnt. Er bekommt eine E-Mail, die Ihren Namen, die USt-IdNr. und den Vertrag nennt. Bei abgelaufenen Verträgen wird niemand informiert.

Funktioniert VIES auch für Steuernummern außerhalb der EU?

Nein. VIES kennt nur USt-IdNr. aus den EU-Mitgliedstaaten. Bei einem Freelancer oder Unternehmen in den USA, in Dubai oder in Singapur – und ebenso in der Schweiz oder Großbritannien – prüft ZEIT.IO nicht, ob die Nummer wirklich existiert.

Warum ist eine korrekte USt-IdNr. auf der Rechnung so wichtig?

Weil sie eine Pflichtangabe ist: Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Eine Nummer, die es nicht gibt, kann Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten.

Warum das wichtig ist

Ein Zahlendreher in der USt-IdNr. fällt lange nicht auf. Er steht auf jeder Rechnung, landet in der Buchhaltung Ihrer Kunden und kommt erst bei der nächsten Prüfung ans Licht – wenn die Korrektur am meisten Arbeit macht. Selbst die E-Rechnungsnorm EN 16931 fängt ihn nicht ab, denn sie schreibt nur das Format vor: Die USt-IdNr. muss mit dem richtigen Länderkürzel beginnen – warum genau das über die Bezahlung entscheidet, steht in Zwei Buchstaben entscheiden, ob Ihre E-Rechnung bezahlt wird. Ob es die Nummer gibt, prüft die Norm nicht. Eine E-Rechnung mit einer erfundenen USt-IdNr. besteht die Validierung also trotzdem.

Mit der täglichen Nachprüfung holt ZEIT.IO die Prüfung nach, die beim Speichern nicht möglich war. Sie warten nicht auf einen langsamen Dienst, und keine Nummer aus der EU bleibt ungeprüft.

Fünf Sekunden Geduld. Danach kümmert sich ZEIT.IO.