Leistungsnachweis hochladen, ohne Stunden doppelt zu zählen

ZEIT.IO, die Software für Zeiterfassung und Abrechnung für Freelancer und Agenturen, zählt Stunden jetzt nicht mehr doppelt, wenn zu gebuchten Zeiten ein unterschriebener Leistungsnachweis hochgeladen wird. Freelancer laden das PDF direkt beim Einreichen hoch, und Organisationen ordnen gebuchte Zeiten nachträglich einem hochgeladenen Leistungsnachweis zu – auch wenn er schon genehmigt ist.

Gebuchte Zeiten und unterschriebener Leistungsnachweis landen jetzt in einem Dokument – und das Projektbudget zählt jede Stunde nur einmal.

Wie entstehen doppelt gezählte Stunden im Projekt?

Ein Beispiel: Lena arbeitet als Freelancerin im Projekt „Shop-Relaunch“ mit einem Budget von 160 Stunden. Im Oktober bucht sie 146 Stunden in ZEIT.IO und fordert dafür die Genehmigung an. Ihr Kunde möchte zusätzlich den unterschriebenen Leistungsnachweis als PDF.

Lena findet nicht, wo sie das PDF an ihren bestehenden Leistungsnachweis anhängen kann. Also löscht sie ihn und legt einen neuen vom Typ Upload an – mit dem PDF und 146 Stunden. Der neue Leistungsnachweis enthält aber keine ihrer gebuchten Zeiten. Im Projekt stehen jetzt zweimal 146 Stunden: einmal aus den Zeiten, einmal aus dem Upload. Das Budget ist rechnerisch überzogen, obwohl nur einmal gearbeitet wurde.

Dasselbe passiert, wenn eine Organisation einen Leistungsnachweis für einen Monat hochlädt und die Zeiten erst später gebucht werden.

So funktioniert's

Für Freelancer, beim Einreichen:

1. Öffnen Sie Leistungsnachweise › Neuen Leistungsnachweis einreichen und wählen Sie Standard.
2. Wählen Sie Zeitraum und Projekt. Unter der Zeitentabelle finden Sie das neue Feld Unterschriebener Leistungsnachweis (optional) für eine PDF- oder Excel-Datei.
3. Klicken Sie auf Genehmigung beantragen. ZEIT.IO speichert die Datei zusammen mit Ihren gebuchten Zeiten im selben Leistungsnachweis.

Für Organisationen, nachträglich:

1. Öffnen Sie unter Leistungsnachweise einen hochgeladenen Leistungsnachweis.
2. Klicken Sie auf Zeiten zuordnen. Die Seite zeigt die Reiter, die hochgeladene Datei und die Kopfdaten des Leistungsnachweises, darunter alle freien Zeiten des Projekts im selben Zeitraum.
3. Wählen Sie die passenden Zeiten aus und klicken Sie auf Ausgewählte zuordnen. Eine laufende Summe zeigt, ob die Auswahl zum Leistungsnachweis passt.

Kann ich das PDF auch später noch hochladen?

Ja. Solange ein Leistungsnachweis weder genehmigt noch abgelehnt ist, können Sie die Datei weiterhin über Upload am Leistungsnachweis nachreichen. Nach dem Einreichen ohne Datei zeigt ZEIT.IO auf der Seite, auf der Sie landen, den Hinweis „Sie können hier optional einen unterschriebenen Leistungsnachweis hochladen.“ mit einem direkten Upload-Knopf. Verlangt Ihr Auftraggeber einen unterschriebenen Nachweis, erscheint stattdessen „Ein unterschriebener Leistungsnachweis muss noch hochgeladen werden.“

Verlangt Ihr Auftraggeber einen unterschriebenen Nachweis und laden Sie ihn gleich beim Einreichen hoch, entfällt die E-Mail-Aufforderung, ihn nachzureichen – die Genehmigung wird sofort angefordert.

Was passiert, wenn ich doch den Upload-Typ wähle?

Der Typ Upload ist für Zeiten gedacht, die Sie in einem anderen System erfasst haben. Schon auf der Auswahlseite steht deshalb im Upload-Kasten: „Zeiten auf ZEIT.IO erfasst? Dann bitte „Standard“ wählen, sonst werden die Stunden doppelt gezählt.“

Haben Sie für das gewählte Projekt und den Zeitraum bereits Zeiten gebucht, die noch in keinem Leistungsnachweis sind, warnt die Upload-Seite zusätzlich mit der genauen Stundenzahl und verlinkt auf das Einreichen mit Ihren gebuchten Zeiten. Es ist nur eine Warnung: Den Upload können Sie trotzdem abschließen, wenn er so gewollt ist.

Was gilt bei einem bereits genehmigten Leistungsnachweis?

Ein genehmigter Leistungsnachweis ändert sich durch das Zuordnen nicht mehr. ZEIT.IO übernimmt die Auswahl nur, wenn Dauer und Verkaufsbetrag der gewählten Zeiten genau mit dem Leistungsnachweis übereinstimmen. Sonst erscheint zum Beispiel: „Die Summe der Dauer aller ausgewählten Zeiten (2.00 Std.) muss mit der Dauer des Leistungsnachweises (4.00 Std.) übereinstimmen.“

Passt die Auswahl, werden die Zeiten als genehmigt markiert. Wurde der Leistungsnachweis schon abgerechnet, verknüpft ZEIT.IO die Zeiten mit der Rechnung an den Kunden. Gibt es keine Rechnung, aber genau eine genehmigte eingehende Gutschrift des Kunden, werden die Zeiten mit ihr verknüpft. Und hat Ihr Lieferant für den Leistungsnachweis genau eine gültige Gutschrift mit derselben Dauer erhalten, hängen die Zeiten auch daran.

Bei einem offenen Leistungsnachweis ist jede Auswahl möglich. Dauer und Beträge werden dann aus den zugeordneten Zeiten neu berechnet.

Was gleich bleibt

• Leistungsnachweise vom Typ Upload für Zeiten aus anderen Systemen funktionieren wie bisher.
• Der Genehmigungsablauf für Leistungsnachweise startet wie gewohnt – mit oder ohne Datei.
• Hochgeladene PDFs werden wie jeder Upload in ZEIT.IO von aktiven Inhalten wie JavaScript befreit, bevor sie gespeichert werden. Excel-Dateien können Sie wie bisher direkt im Browser ansehen.

Auf einen Blick

• Verfügbar seit: 13. November 2026 (Zeiten zuordnen für Organisationen)
• Wo: Freelancer unter Leistungsnachweise › Neuen Leistungsnachweis einreichen › Standard; Organisationen unter Leistungsnachweise › hochgeladener Leistungsnachweis › Zeiten zuordnen
• Für wen: Freelancer beim Einreichen; in Organisationen Mitglieder, die Leistungsnachweise kommentieren, genehmigen und ablehnen dürfen, sowie Administratoren
• Grenzen: Upload als PDF, XLSX oder XLS bis 5 MB. Zeiten zuordnen gibt es nur für hochgeladene Leistungsnachweise, die nicht abgelehnt sind. Bei genehmigten Leistungsnachweisen müssen Dauer und Verkaufsbetrag genau übereinstimmen.
• Neu im Upload-Formular der Organisation: der Reiter Aktiver Vertrag, um einen Leistungsnachweis direkt einem laufenden Lieferantenvertrag zuzuordnen.

Häufige Fragen

Muss ich beim Einreichen eine Datei hochladen?

Nein. Das Feld ist optional. Sie können die Datei später am Leistungsnachweis nachreichen, solange er noch nicht genehmigt oder abgelehnt ist.

Welche Dateiformate kann ich hochladen?

PDF und Excel (XLSX und XLS) bis 5 MB. Andere Formate lehnt ZEIT.IO ab, bevor der Leistungsnachweis angelegt wird.

Werden meine gebuchten Zeiten durch einen Upload-Leistungsnachweis gelöscht?

Nein. Die Zeiten bleiben gebucht. Sie stecken nur in keinem Leistungsnachweis, weshalb das Projekt die Stunden doppelt zählt, bis eine Organisation sie mit Zeiten zuordnen dem hochgeladenen Leistungsnachweis zuweist.

Ändert sich ein genehmigter Leistungsnachweis, wenn Zeiten zugeordnet werden?

Nein. Dauer und Betrag bleiben unverändert. Deshalb akzeptiert ZEIT.IO nur eine Auswahl, die genau dieselbe Dauer und denselben Verkaufsbetrag ergibt.

Warum das wichtig ist

Ein Projektbudget ist nur so gut wie die Zahlen dahinter. Wenn dieselben Stunden einmal als gebuchte Zeiten und einmal als hochgeladener Leistungsnachweis zählen, wirkt ein gesundes Projekt plötzlich überzogen – und niemand traut der Auswertung mehr. Mit dem Upload beim Einreichen entsteht das Problem gar nicht erst, und wo es doch passiert ist, räumt eine Organisation es mit wenigen Klicks auf. Mehr zur Zeiterfassung und Abrechnung mit ZEIT.IO.

Eine Stunde, ein Leistungsnachweis, ein Budget.