Zeiterfassung genehmigen leicht gemacht: So funktioniert das Timesheet-Freigabe-System in ZEIT.IO
Robert Reiz | 15. Juni 2026 | 20:27 UTC Das Problem: Offene Timesheets, die niemand bemerkt
Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter hat seine Arbeitszeiten erfasst und zur Genehmigung eingereicht – aber Wochen später stellt sich heraus, dass niemand das Timesheet gesehen hat. Der Genehmiger war im Urlaub, hat die E-Mail übersehen oder schlicht vergessen zu reagieren. Das Ergebnis: verzögerte Rechnungsstellung, Unklarheiten im Controlling und frustrierte Mitarbeiter.
ZEIT.IO löst dieses Problem mit einem durchdachten Genehmigungsprozess inklusive automatischer Erinnerungsfunktion – und gibt Ihnen dabei volle Kontrolle darüber, wann und wie oft erinnert wird.
Wie der Freigabeprozess funktioniert
Schritt 1: Zeiten erfassen und Genehmigung anfordern
Projektmitglieder erfassen ihre Arbeitszeiten direkt auf dem Projekt. Wenn sie bereit sind, reichen sie ihre gebuchten Stunden zur Genehmigung ein – entweder für einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen ganzen Monat) oder für ausgewählte Einträge.
ZEIT.IO erstellt daraus automatisch ein Timesheet – eine übersichtliche Zusammenfassung aller eingereichten Zeiteinträge.
Schritt 2: Genehmiger werden sofort benachrichtigt
Im selben Moment erhalten alle für das Projekt hinterlegten Genehmiger eine E-Mail-Benachrichtigung:
„Es liegt ein neues Timesheet zur Prüfung vor. Klicken Sie hier, um es zu öffnen."
Die E-Mail enthält den direkten Link zum Timesheet – kein Einloggen suchen, kein Navigieren durch Menüs. Ein Klick, und der Genehmiger ist auf der richtigen Seite.
Schritt 3: Genehmigen, ablehnen oder kommentieren
Der Genehmiger hat drei Möglichkeiten:
- Genehmigen – das Timesheet ist akzeptiert, der Mitarbeiter wird informiert
- Ablehnen – mit optionalem Kommentar, warum es abgelehnt wurde
- Kommentieren – Rückfragen stellen, ohne eine endgültige Entscheidung zu treffen
Schritt 4 (optional): Automatische Abrechnung nach der Genehmigung
Mit der Genehmigung endet der Prozess in ZEIT.IO nicht zwingend. Optional kann das System nach der Freigabe eines Timesheets vollautomatisch die Abrechnung anstoßen – ohne dass das Controlling oder die Buchhaltung manuell eingreifen muss.
Automatische E-Rechnung an den Kunden
ZEIT.IO kann die genehmigten Stunden direkt in eine E-Rechnung umwandeln und diese automatisch an den Kunden versenden, der dem Projekt zugeordnet ist. Der Ablauf ist dann:
- Timesheet wird genehmigt
- ZEIT.IO erstellt die Rechnung auf Basis der genehmigten Stunden und des Projektstundensatzes
- Die E-Rechnung wird automatisch an den Kunden gesendet
Kein manuelles Erstellen, kein Vergessen, keine Verzögerung zwischen Genehmigung und Rechnungsstellung.
Automatische Gutschrift für Freiberufler (Eigenrechnung)
Wenn die Stunden von einem Freiberufler erbracht wurden, bietet ZEIT.IO eine besonders elegante Lösung: die automatische Gutschrift, auch Eigenrechnung genannt.
Dabei erstellt ZEIT.IO im Namen des Auftraggebers eine Gutschrift für den Freiberufler – der Freiberufler muss selbst keine Rechnung mehr schreiben. Das hat für alle Seiten handfeste Vorteile:
| Vorteil | Für wen |
|---|---|
| Keine eigene Rechnung notwendig | Freiberufler |
| Keine Eingangsrechnung prüfen und verbuchen | Buchhaltung / Controlling |
| Einheitliches, automatisiertes Format | Beide Seiten |
| Sofortige Abrechnung nach Genehmigung | Geschäftsführung / Projektleitung |
Praktisches Beispiel: Ein IT-Freelancer arbeitet im März 80 Stunden für Ihr Unternehmen. Er reicht sein Timesheet ein, Sie genehmigen es als Auftraggeber – und ZEIT.IO erstellt automatisch eine Gutschrift über 80 × Stundensatz und verbucht sie. Der Freelancer sieht die Gutschrift in seinem ZEIT.IO-Konto und muss nichts weiter tun. Die Buchhaltung spart die manuelle Prüfung einer Eingangsrechnung.
Das automatische Erinnerungssystem
Was passiert, wenn ein Timesheet nicht am selben Tag bearbeitet wird? Hier greift die intelligente Erinnerungsfunktion von ZEIT.IO:
Solange ein Timesheet weder genehmigt noch abgelehnt wurde, versendet ZEIT.IO automatisch tägliche Erinnerungs-E-Mails an alle zuständigen Genehmiger.
Das ist besonders wertvoll für:
- Controlling: Monatsabschlüsse können nicht blockiert werden, weil ein Timesheet „irgendwo" liegt
- HR: Urlaubsvertretungen werden automatisch mitbenachrichtigt (wenn mehrere Genehmiger hinterlegt sind)
- Projektleiter: Keine manuellen Follow-ups mehr nötig
Erinnerungen individuell konfigurieren: Wochentage pro Genehmiger
Nicht jeder Genehmiger arbeitet fünf Tage die Woche. Ein externer Auftraggeber ist vielleicht nur Dienstag bis Donnerstag erreichbar. Ein Teamlead hat freitags keinen Bürotag.
ZEIT.IO ermöglicht es, pro Genehmiger festzulegen, an welchen Wochentagen Erinnerungen verschickt werden sollen.
Praktisches Beispiel
Situation: Das Projekt „Webshop-Relaunch" hat zwei Genehmiger:
| Genehmiger | Arbeitszeiten | Konfiguration in ZEIT.IO |
|---|---|---|
| Maria Schulz (interne Projektleiterin) | Mo–Fr | Erinnerungen: Mo, Di, Mi, Do, Fr |
| Thomas Bauer (externer Auftraggeber) | Di–Do | Erinnerungen: Di, Mi, Do |
Thomas erhält freitags und montags keine Erinnerungen, weil er dann ohnehin nicht erreichbar ist. Die E-Mails landen also nicht ungelesen im Postfach und werden nicht als Spam wahrgenommen.
So wird es eingestellt
Für jeden Genehmiger im Projekt gibt es eine einfache Checkbox-Übersicht:
☑ Montag
☑ Dienstag
☑ Mittwoch
☑ Donnerstag
☐ Freitag ← deaktiviert
☐ Samstag ← deaktiviert
☐ Sonntag ← deaktiviert
Nur an den markierten Tagen erhält dieser Genehmiger eine Erinnerung.
Organisationsweite Standardwerte: Einmal einstellen, überall anwenden
Wenn Ihre Organisation viele Projekte hat, wäre es aufwändig, bei jedem neuen Genehmiger die Wochentage einzeln zu konfigurieren. ZEIT.IO bietet daher organisationsweite Standardwerte für die Erinnerungstage.
Wo die Einstellung zu finden ist
In den Organisationseinstellungen unter dem Bereich „Genehmiger" (Orga-Einstellungen → Genehmiger) können Sie festlegen, welche Wochentage standardmäßig für neue Genehmiger aktiviert sind.
Wie es funktioniert
Jedes neue Genehmiger-Objekt wird automatisch mit den Standardwerten der Organisation initialisiert. Das bedeutet:
- Bestehende Genehmiger-Konfigurationen bleiben unverändert
- Neue Genehmiger erben automatisch die Organisationsstandards
- Individuelle Anpassungen pro Genehmiger sind jederzeit möglich
Praktisches Beispiel
Situation: Ihr Unternehmen arbeitet 4-Tage-Woche (Mo–Do). Freitags ist kein Bürotag.
Lösung: In den Organisationseinstellungen deaktivieren Sie Freitag, Samstag und Sonntag als Standard. Alle neuen Genehmiger werden automatisch nur Mo–Do erinnert – ohne dass Sie das für jeden Genehmiger einzeln einstellen müssen.
Mehrere Genehmiger pro Projekt: Redundanz und Flexibilität
Ein Projekt kann mehrere Genehmiger haben. Das bringt mehrere Vorteile:
Urlaubsvertretung: Wenn Genehmiger A im Urlaub ist, bekommt Genehmiger B trotzdem die Erinnerungen und kann einspringen.
Vier-Augen-Prinzip: Für sensible Projekte können Sie verlangen, dass zwei Personen ein Timesheet sehen – z. B. Teamlead und Controlling.
Rollenverteilung: Sie können festlegen, wer Timesheets und wer Reisekosten/Spesen genehmigen darf (separate Berechtigungen: perm_timesheets und perm_expenses).
Zusammenfassung: Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
| Herausforderung | Lösung in ZEIT.IO |
|---|---|
| Timesheets gehen unter | Sofortige E-Mail-Benachrichtigung bei neuem Timesheet |
| Genehmiger vergisst zu reagieren | Automatische tägliche Erinnerungen bis zur Entscheidung |
| Genehmiger ist nicht immer erreichbar | Erinnerungstage individuell pro Genehmiger konfigurierbar |
| Viele Projekte, viel Konfigurationsaufwand | Organisationsweite Standardwerte für neue Genehmiger |
| Ausfall eines Genehmigers | Mehrere Genehmiger pro Projekt möglich |
| Monatsabschluss hängt an offenem Timesheet | Alle Genehmiger werden täglich erinnert – kein Timesheet bleibt offen |
| Manuelle Rechnungsstellung nach Genehmigung | Automatische E-Rechnung an den Kunden direkt nach Freigabe |
| Freiberufler muss eigene Rechnung schreiben | Automatische Gutschrift (Eigenrechnung) – Freiberufler muss nichts tun |
| Buchhaltung prüft Eingangsrechnungen von Freelancern | Entfällt komplett durch automatische Gutschrift |
Fazit
Das Timesheet-Freigabe-System in ZEIT.IO ist so gestaltet, dass offene Genehmigungen nicht im Sande verlaufen. Durch automatische Erinnerungen, flexibel konfigurierbare Wochentage pro Genehmiger und organisationsweite Standardwerte behalten Geschäftsführer, Teamleads, Controlling und HR jederzeit den Überblick – ohne manuelle Nachverfolgung.
Und wer den letzten manuellen Schritt ebenfalls eliminieren will, nutzt die automatische Abrechnung: Timesheet genehmigt, Rechnung raus – fertig. Für Unternehmen, die regelmäßig mit Freiberuflern arbeiten, ist die automatische Gutschrift ein zusätzlicher Effizienzgewinn, der auf beiden Seiten Aufwand spart.
Weniger administrative Reibung, schnellere Freigaben, pünktliche und automatische Rechnungsstellung.
Haben Sie Fragen zur Konfiguration des Genehmigungsprozesses in Ihrer Organisation? Kontaktieren Sie uns unter support@zeit.io.