Freiberufliche Experten/Expertinnen verkaufen ihre Zeit gegen Geld. Sie tracken ihre Zeit die sie für den Kunden gearbeitet haben und stellen diese dem Kunden in Rechnung. In der Regel gibt es einen Genehmigungsprozess und wenn der Kunde die gebuchten Zeiten freigegeben hat, können diese abgerechnet werden. Bei den meisten Kunden wiederholt sich dieser Zyklus jeden Monat. Manche Kunden fahren diesen Zyklus sogar wöchentlich.
Auf jeden Fall müssen freiberufliche Experten/Expertinen regelmäßig Rechnungen schreiben. Es muss eine ordentliche Rechnung erstellt werden die vor dem Finanzamt gültig ist. Dazu gehört unter anderem:
Eine fortlaufende Rechnungsnummer
Lieferdatum
Rechnungsdatum
Das Ausweisen von Steuern (Kleinunternehmer sind hiervon ausgeschlossen)
Auflistung der erbrachten Stunden mit Stundenlohn
Im Idealfall sollte ein genehmigter Leistungsnachweis an der Rechnung angeheftet sein
Die Erstellung einer solchen Rechnung kann schon mal ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Eine nervige Tätigkeit, die man jeden Monat wiederholen muss, wenn man einen Geldeingang des Auftraggebers haben will.
ZEIT.IO bietet jetzt optional ein Gutschriftsverfahren an. Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung und wird immer vom Kunden ausgestellt. Experten die eine Gutschrift erhalten, müssen keine Rechnung stellen! Wer am Gutschriftsverfahren teilnimmt bekommt automatisch eine Gutschrift generiert sobald das Timesheet genehmigt wurde. Damit entfällt die Rechnungserstellung komplett. Das spart viel Zeit ein die man anderweitig verbringen kann.
Das Gutschriftsverfahren für Experten kann wie folgt aktiviert werden. Wenn Sie als Experte/Expertin bei ZEIT.IO angemeldet sind, dann navigieren Sie zu ihrem Vertrag. Wie hier im Beispiel.
In diesem Tab können Sie generell entscheiden ob sie am Gutschriftsverfahren teilnehmen möchten. Wenn das der Fall ist dann machen Sie einen Hacken in die Checkbox ganz unten rein und klicken den Speichern Button. Ausserdem können Sie in diesem Tab Einfluss drauf nehmen wie die Gutschrift aussehen soll. Sie können hier ihren Namen, Empfänger Adresse, Steuernummer, Mwst.-Satz, Sprache, Zeitzone, Datumsformat und eine Bankverbindung konfigurieren. Bei der Generierung der Gutschrift werden diese Einstellungen berücksichtigt.
Wenn das Gutschriftsverfahren aktiviert ist dann müssen Sie nicht mehr viel machen. Sie müssen nur noch eine Genehmigung beantragen für ihre gebuchten Zeiten. Die Genehmigung läuft über ein sogenanntes Timesheet. Sobald das Timesheet genehmigt wurde, wird automatisch eine Gutschrift für Sie generiert. Sie erhalten die Gutschrift im PDF Format via E-Mail. Ausserdem können Sie alle ihre Gutschriften auf ZEIT.IO einsehen unter "Rechnungen -> Gutschriften".
Hier ist ein kurzes 6 Minuten YouTube Video welches die Aktivierung aus der Sicht des Experten zeigt.
Gutschriftsverfahren aus der Sicht der Agentur
Aus der Sicht der Agentur sind Rechnungen vom Experten oft mit Problemen verbunden. Nicht selten kommt es zu diesen Problemen:
Die Rechnung vom Experten ist fehlerhaft. Häufige Fehler sind:
Die Rechnungsnummer wurde vergessen hoch zu zählen.
Das Lieferdatum ist falsch.
Das Rechnungsdatum ist noch vom Vormonat.
Die Steuern wurden nicht korrekt ausgewiesen.
Die Anzahl der geleisteten Stunden ist nicht korrekt angegeben.
Das Rechnungsformat ist falsch und wird nicht vom Finanzamt anerkannt.
Der Experte lässt lässt sich manchmal mehrere Wochen, oder sogar Monate, Zeit um seine Rechnung zu stellen. In dem Fall muss die Agentur Rückstellungen bilden.
In solchen Fällen muss die Agentur mit dem Experten in Kontakt treten und um eine korrigierte Rechnung bitten. Dies nimmt viel Zeit und Energie in Anspruch. Diese ganzen Probleme lassen sich mit dem Gutschriftsverfahren sehr elegant umschiffen. Für die Agentur bietet das Gutschriftsverfahren folgende Vorteile:
Die Gutschrift hat ein ordentliches Format, welches alle notwendigen Informationen enthält. Es liegt auf jeden Fall in einem Format vor welches vom Finanzamt anerkannt wird.
Als Agentur muss man nicht darauf warten das der Experte seine Rechnung stellt.
Die Gutschrift ist sofort im System und wird auch automatisch nach DATEV Rechnungseingang synchronisiert.
Als Agentur können Sie beim Aufsetzen des Vertrages für den Experten, konfigurieren ob Sie generell Gutschriften anbieten. Und Sie können auch optional 2 Skontos hinterlegen. Der Experte kann dann optional am Gutschriftsverfahren teilnehmen und auch entscheiden ob die Gutschrift mit Skonto oder ohne Skonto generiert werden soll.
Als Agentur kann man alle Gutschriften einsehen unter "Rechnungen - Gutschriften". Hier ein Beispiel:
Wenn eine Gutschrift doch fehlerhaft ist, dann gibt es selbstverständlich die Möglichkeit diese zu stornieren. Ansonsten kann jede Gutschrift als "In Bearbeitung" oder "Bezahlt" markiert werden. Somit behält man als Agentur immer die Übersicht über seine Gutschriften. Und es gibt natürlich jede Menge Such- und Filterfunktionen.
Wenn die ZEIT.IO Organisation mit einem DATEV Account verbunden ist dann werden alle erstellten Gutschriften automatisch an DATEV Rechnungseingang übertragen. Dieser Abgleich funktioniert voll automatisch und in Echtzeit.
Das Gutschriftsverfahren ist eine Win-Win Situation für beide Parteien. Sowohl der Experte als auch die Agentur profitieren davon. Beide Seiten sparen viel Zeit ein und können sich somit um die wirklich wichtigen Dinge im Leben kümmern.
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Robert Reiz / 22. Dezember 2021 / 10:25 UTC 
