­čÜÇ You are a Freelancer? Save time now for free.

Gutschriften - Echtzeit oder Verz├Âgert?

Robert Reiz Robert Reiz / January 16, 2023 / 15:54 UTC
ZEIT.IO ist eine Plattform auf der man seine Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten kann. Dazu z├Ąhlen das Vertragswesen, Budget├╝berwachung, Zeiterfassung, Genehmigungsprozess und ein Rechnungsmodul, mit der nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften erstellt werden k├Ânnen.

Im Allgemeinen ist das hier der "best case":

Projekte auf ZEIT.IO - Voll automatisiert


Wenn ein Projekt korrekt aufgesetzt wurde, dann kann ein BP (Business Partner:in / Freiberufler:in) Zeiten auf das Projekt buchen. Am Monatsende fordert der BP eine Genehmigung f├╝r die gebuchten Zeiten an. Im Idealfall ist als Genehmiger im Projekt der Endkunde hinterlegt. Der Genehmiger sichtet das Timesheet des Experten und genehmigt es. Nach der Genehmigung des Timesheets, wird standardm├Ą├čig eine Gutschrift f├╝r den BP generiert. Diese Generierung der Gutschrift geschieht in Echtzeit, in den n├Ąchsten 2 Minuten nach der Genehmigung. Die Gutschrift wird via E-Mail an den BP versendet, steht aber auch jederzeit im Portal bereit zum Download.
Au├čerdem wird nach der Freigabe des Timesheets, auch vollautomatisch, die Ausgangsrechnung zum Kunden hin erstellt und versendet. Wenn das SAP System des Kunden verkn├╝pft ist, dann werden auch die genehmigten Zeiten in das SAP System des Kunden ├╝bertragen.

In den allermeisten F├Ąllen, wird ein BP genau einmal im Monat Genehmigung beantragen und damit l├Ąuft dieser Prozess genau einmal im Monat pro BP und Projekt. Allerdings gibt es einige Kunden, die das Genehmigungsverfahren alle 2 Wochen praktizieren. Die Gr├╝nde daf├╝r k├Ânnen sehr unterschiedlich sein. Manche Kunden wollen z.B. nach jedem Sprint die Zeiten genehmigen und andere wollen die genehmigten Zeiten alle 2 Wochen in ihrem SAP haben f├╝r das interne Controlling.

Wenn die Timesheets allerdings alle zwei Wochen genehmigt werden, dann werden auch die Gutschriften alle zwei Wochen ausgestellt. Das Zahlungsziel gilt ab dem Datum der Ausstellung! Das kann f├╝r Sie als Agentur allerdings zum Problem werden. Vor allem dann, wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass Sie alle Leistungen nur im Folgemonat abrechnen d├╝rfen. In dem Fall w├╝rden Sie bei den Gutschriften an ihre Lieferanten in Vorleistungen gehen m├╝ssen. Um dieses Problem zu l├Âsen, gibt es jetzt auf ZEIT.IO ein neues Feature f├╝r verz├Âgerte Gutschriften.

Bei den Einstellungen f├╝r Ihre Organisation gibt es jetzt einen neuen Punkt "Gutschriften". Hier k├Ânnen Sie generell konfigurieren, ob Gutschriften in Echtzeit oder verz├Âgert ausgestellt werden sollen. Wenn Sie sich f├╝r die Option "Verz├Âgert" entscheiden, dann werden Gutschriften f├╝r Timesheets, deren Leistungszeitraum noch im gleichen Monat liegen, erst am zweiten Tag des Folgemonats generiert.

Einstellungen f├╝r Gutschriften einer Organisation auf ZEIT.IO


Hier ein Beispiel. Ein BP reicht ein Timesheet zur Genehmigung ein, mit Start Datum 01.01.2023 und Ende Datum 15.01.2023. Der Genehmiger genehmigt das Timesheet am 17.01.2023. Wenn in den Orga-Einstellungen "Verz├Âgert" konfiguriert ist, dann wird die Gutschrift nicht sofort generiert, sondern erst am 02.02.2023. Der BP wird aber sofort via E-Mail dar├╝ber informiert, dass die Zeiten genehmigt wurden und dass die Gutschrift am zweiten Tag des Folgemonats erstellt und versendet wird.
Unabh├Ąngig davon, kann man als Orga-Admin, die Generierung der Gutschrift auch jederzeit manuell ansto├čen. Wenn die Generierung der Gutschrift manuell angesto├čen wird, dann wird am zweiten Tag des Folgemonats nat├╝rlich nicht erneut eine Gutschrift ausgestellt.

Wenn Sie viele Kunden haben, dann wird es bestimmt vorkommen, dass einige Kunden den Genehmigungsprozess mehrmals im Monat fahren wollen, w├Ąhrend Andere ihn nur einmal im Monat fahren wollen. Deshalb kann man jetzt diese Einstellung f├╝r die Gutschriften auch auf Kunden-Objekt-Ebene ├╝berschreiben. Sie k├Ânnen jetzt auch direkt beim Kunden konfigurieren, welche Strategie Sie f├╝r die Gutschrift-Erstellung verwenden wollen.

Einstellungen f├╝r Gutschriften beim Kunden Objekt auf ZEIT.IO


Standardm├Ą├čig ist beim Kunden-Objekt die Option "Organisations-Standard" vorausgew├Ąhlt. Das bedeutet, dass f├╝r den Kunden die Strategie verwendet wird, die f├╝r die ganze Organisation eingestellt ist. Aber Sie k├Ânnen auch pro Kunde explizit "Echtzeit" oder "Verz├Âgert" einstellen. Dann wird nach der Genehmigung der Timesheets, die diesem Kunden zugeordnet sind, die entsprechende Strategie verwendet f├╝r die Gutschriften. 

In den meisten F├Ąllen macht es Sinn die Option "Echtzeit" auf der Organisations-Ebene zu haben, weil die meisten Kunden nur einmal im Monat genehmigen wollen. Bei den Kunden, die ├Âfter genehmigen wollen, kann man direkt im Kunden-Objekt die Option "Verz├Âgert" einstellen. Somit k├Ânnen Sie allen Kunden gerecht werden, ohne das Sie selber in Vorleistung gehen m├╝ssen.