Gutschriften - Echtzeit oder Verzögert?

ZEIT.IO ist eine Plattform auf der man seine Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten kann. Dazu zählen das Vertragswesen, Budgetüberwachung, Zeiterfassung, Genehmigungsprozess und ein Rechnungsmodul, mit der nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften erstellt werden können.

Im Allgemeinen ist das hier der "best case":

Wenn ein Projekt korrekt aufgesetzt wurde, dann kann ein BP (Business Partner:in / Freiberufler:in) Zeiten auf das Projekt buchen. Am Monatsende fordert der BP eine Genehmigung für die gebuchten Zeiten an. Im Idealfall ist als Genehmiger im Projekt der Endkunde hinterlegt. Der Genehmiger sichtet das Timesheet des Experten und genehmigt es. Nach der Genehmigung des Timesheets, wird standardmäßig eine Gutschrift für den BP generiert. Diese Generierung der Gutschrift geschieht in Echtzeit, in den nächsten 2 Minuten nach der Genehmigung. Die Gutschrift wird via E-Mail an den BP versendet, steht aber auch jederzeit im Portal bereit zum Download.
Außerdem wird nach der Freigabe des Timesheets, auch vollautomatisch, die Ausgangsrechnung zum Kunden hin erstellt und versendet. Wenn das SAP System des Kunden verknüpft ist, dann werden auch die genehmigten Zeiten in das SAP System des Kunden übertragen.

In den allermeisten Fällen, wird ein BP genau einmal im Monat Genehmigung beantragen und damit läuft dieser Prozess genau einmal im Monat pro BP und Projekt. Allerdings gibt es einige Kunden, die das Genehmigungsverfahren alle 2 Wochen praktizieren. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein. Manche Kunden wollen z.B. nach jedem Sprint die Zeiten genehmigen und andere wollen die genehmigten Zeiten alle 2 Wochen in ihrem SAP haben für das interne Controlling.

Wenn die Timesheets allerdings alle zwei Wochen genehmigt werden, dann werden auch die Gutschriften alle zwei Wochen ausgestellt. Das Zahlungsziel gilt ab dem Datum der Ausstellung! Das kann für Sie als Agentur allerdings zum Problem werden. Vor allem dann, wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass Sie alle Leistungen nur im Folgemonat abrechnen dürfen. In dem Fall würden Sie bei den Gutschriften an ihre Lieferanten in Vorleistungen gehen müssen. Um dieses Problem zu lösen, gibt es jetzt auf ZEIT.IO ein neues Feature für verzögerte Gutschriften.

Bei den Einstellungen für Ihre Organisation gibt es jetzt einen neuen Punkt "Gutschriften". Hier können Sie generell konfigurieren, ob Gutschriften in Echtzeit oder verzögert ausgestellt werden sollen. Wenn Sie sich für die Option "Verzögert" entscheiden, dann werden Gutschriften für Timesheets, deren Leistungszeitraum noch im gleichen Monat liegen, erst am zweiten Tag des Folgemonats generiert.

Hier ein Beispiel. Ein BP reicht ein Timesheet zur Genehmigung ein, mit Start Datum 01.01.2023 und Ende Datum 15.01.2023. Der Genehmiger genehmigt das Timesheet am 17.01.2023. Wenn in den Orga-Einstellungen "Verzögert" konfiguriert ist, dann wird die Gutschrift nicht sofort generiert, sondern erst am 02.02.2023. Der BP wird aber sofort via E-Mail darüber informiert, dass die Zeiten genehmigt wurden und dass die Gutschrift am zweiten Tag des Folgemonats erstellt und versendet wird.
Unabhängig davon, kann man als Orga-Admin, die Generierung der Gutschrift auch jederzeit manuell anstoßen. Wenn die Generierung der Gutschrift manuell angestoßen wird, dann wird am zweiten Tag des Folgemonats natürlich nicht erneut eine Gutschrift ausgestellt.

Wenn Sie viele Kunden haben, dann wird es bestimmt vorkommen, dass einige Kunden den Genehmigungsprozess mehrmals im Monat fahren wollen, während Andere ihn nur einmal im Monat fahren wollen. Deshalb kann man jetzt diese Einstellung für die Gutschriften auch auf Kunden-Objekt-Ebene überschreiben. Sie können jetzt auch direkt beim Kunden konfigurieren, welche Strategie Sie für die Gutschrift-Erstellung verwenden wollen.

Standardmäßig ist beim Kunden-Objekt die Option "Organisations-Standard" vorausgewählt. Das bedeutet, dass für den Kunden die Strategie verwendet wird, die für die ganze Organisation eingestellt ist. Aber Sie können auch pro Kunde explizit "Echtzeit" oder "Verzögert" einstellen. Dann wird nach der Genehmigung der Timesheets, die diesem Kunden zugeordnet sind, die entsprechende Strategie verwendet für die Gutschriften. 

In den meisten Fällen macht es Sinn die Option "Echtzeit" auf der Organisations-Ebene zu haben, weil die meisten Kunden nur einmal im Monat genehmigen wollen. Bei den Kunden, die öfter genehmigen wollen, kann man direkt im Kunden-Objekt die Option "Verzögert" einstellen. Somit können Sie allen Kunden gerecht werden, ohne das Sie selber in Vorleistung gehen müssen.