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Automatische Ausgangsrechnungen

Robert Reiz Robert Reiz / March 23, 2023 / 12:08 UTC
ZEIT.IO ist eine Plattform, auf der Sie ihre Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten k├Ânnen. ZEIT.IO digitalisiert Gesch├Ąftsprozesse von Agenturen, die nach Time & Material fakturieren. Dazu z├Ąhlen Vertragswesen, Budget├╝berwachung, Zeiterfassung, ein Genehmigungsprozess (in der auch Ihr Kunde eingebunden werden kann) und ein Rechnungsmodul, das automatisch Rechnungen/Gutschriften erstellen kann.

Wer kennt das nicht? Der Monat neigt sich dem Ende zu und am Monatsanfang beginnt das Spiel mit den Ausgangsrechnungen. Die geleisteten Projektstunden m├╝ssen dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Wenn Sie nur 5 Experten beim Kunden im Einsatz haben, dann ist es noch ├╝berschaubar und Sie k├Ânnen die Ausgangsrechnungen manuell erstellen. Wenn Sie allerdings ein paar zig, oder hundert, Experten bei verschiedenen Kunden im Einsatz haben, dann sind Sie dankbar f├╝r jede Automation, die sie kriegen k├Ânnen!

Auf ZEIT.IO k├Ânnen Sie nat├╝rlich die gebuchten Stunden und Spesen ihrer Experten (Festangestellte und Freiberufler) fakturieren. F├╝r das Controlling gibt es die Fakturierbar-Tabelle, in der alle fakturierbaren und fakturierten Positionen gruppiert nach Leistungsmonat einsehbar sind. Noch nicht abgerechnete Positionen k├Ânnen aus der Tabelle heraus mit einem Klick abgerechnet werden. Aber der Anspruch von ZEIT.IO ist nicht, dass Sie manuell Rechnungen und Gutschriften erstellen! ZEIT.IO steht f├╝r die Automation dieser Prozesse. Im Idealfall werden alle Gutschriften und Ausgangsrechnungen automatisch erstellt und versendet und Sie m├╝ssen die Fakturierbar-Tabelle nur noch f├╝r das Controlling nutzen.

Im besten Fall haben Sie diesen voll automatischen Prozess bei sich implementiert.

Ihr Gesch├Ąftsmodell voll automatisiert


Bei dem Prozess, der auf der Abbildung oben abgebildet ist, erfassen Ihre Experten die Projekt-Zeiten und Spesen im Laufe des Monats. Am Monatsende wird der Abrechnungsprozess gestartet, in dem die Experten die Genehmigung anfordern f├╝r die gebuchten Zeiten. Ihr Kunde erh├Ąlt eine E-Mail mit einem Link zu einem Timesheet, wo die gebuchten Stunden gesichtet, kommentiert und genehmigt (oder abgelehnt) werden k├Ânnen. Nachdem Ihr Kunde ein Timesheet genehmigt hat, wird automatisch eine Gutschrift f├╝r den Experten generiert und verschickt. Dieser Schritt passiert nat├╝rlich nur, wenn der Experte ein Freiberufler bzw. Lieferant ist. Wenn der Experte ein Festangestellter von Ihnen ist, dann wird nat├╝rlich keine Gutschrift ausgestellt. 

Im n├Ąchsten Schritt wird automatisch die Ausgangsrechnung an den Kunden erstellt und versendet. Auf der Ausgangsrechnung sind die Positionen drauf, die der Kunde auf dem Timesheet genehmigt hat. 

Wenn Ihr ZEIT.IO Konto mit einem DATEV Account verkn├╝pft ist, dann werden Gutschrift und Ausgangsrechnung sofort an das verkn├╝pfte DATEV Konto ├╝bermittelt. Somit stehen die Dokumente Ihrem Steuerberater in Echtzeit zur Verf├╝gung. 

Wenn das SAP System ihres Kunden angebunden ist, dann werden die genehmigten Zeiten auch in das SAP System Ihres Kunden ├╝bertragen. Somit stehen die genehmigten Stunden auch Ihrem Kunden f├╝r das Controlling zur Verf├╝gung. 

Bei diesem Prozess m├╝ssen Sie weder Gutschrift noch Ausgangsrechnung manuell erstellen. Sie m├╝ssen nur Ihre Projekte in ZEIT.IO richtig aufsetzen. Die automatisch generierten Gutschriften und Ausgangsrechnungen tauchen nat├╝rlich in der Fakturierbar-Tabelle auf, welche Sie f├╝r das Controlling nutzen k├Ânnen. 

Automatische Ausgangsrechnung - Konfiguration beim Kunden

Die automatischen Ausgangsrechnungen lassen sich pro Kunde und pro Projekt konfigurieren. Wenn Sie mit einem Kunden mehrere Projekte haben, dann macht es Sinn, dieses Feature direkt beim Kunden-Objekt zu konfigurieren. Daf├╝r navigieren Sie in ZEIT.IO zu dem gew├╝nschten Kunden-Objekt und klicken auf "Einstellungen Rechnungen". Das Formular daf├╝r sieht dann wie folgt aus:

Auto-Invoice Konfiguration beim Kunden-Objekt


Rechnungsart
In dem Formular k├Ânnen Sie die Rechnungsart konfigurieren, die f├╝r Ausgangsrechnungen an diesen Kunden verwendet werden soll. Die Rechnungsart bestimmt die Gruppierung der Elemente auf der Rechnung. Standardm├Ą├čig wird eine Ausgangsrechnung pro Experte erstellt. Aber Sie k├Ânnen nat├╝rlich auch eine Rechnung gruppiert nach Experten erstellen. Einige Kunden wollen ├╝berhaupt keine Experten-Namen auf der Rechnung sehen und wollen stattdessen die Stunden gruppiert nach Aktivit├Ąten haben. Das l├Ąsst sich hier alles einstellen.

Ausl├Âser
Als n├Ąchstes k├Ânnen Sie konfigurieren, ob Sie generell automatische Ausgangsrechnungen aktivieren m├Âchten f├╝r diesen Kunden oder nicht. Wenn der Ausl├Âser auf "Keines" steht, dann sind automatische Ausgangsrechnungen f├╝r diesen Kunden deaktiviert. Ansonsten k├Ânnen Sie hier konfigurieren, was der Ausl├Âser f├╝r die automatischen Ausgangsrechnungen sein soll. In den meisten F├Ąllen soll die Genehmigung eines Timesheets die Ausgangsrechnung ausl├Âsen. Es gibt aber auch noch zwei weitere Ausl├Âser. Optional k├Ânnen Sie auch einstellen, dass an einem bestimmten Tag im Monat alle offenen Positionen abgerechnet werden sollen. Das gleiche ist auch f├╝r einen bestimmten Zeitraum einstellbar.

Zielzustand
Sie k├Ânnen nat├╝rlich auch konfigurieren, was der Zielzustand der Ausgangsrechnung sein soll. In den meisten F├Ąllen macht es Sinn "Versendet" zu w├Ąhlen. In dem Fall wird die Rechnung erstellt, abgeschlossen und versendet. Sie k├Ânnen als Zielzustand aber auch "Entwurf" oder "Abgeschlossen" w├Ąhlen. In dem Fall wird die Rechnung zwar generiert, aber nicht versendet. Wenn Der Zielzustand "Entwurf" ist, dann wird die Rechnung im Entwurfsmodus generiert und Sie k├Ânnen die Rechnung noch manuell bearbeiten. In dem Fall muss die Rechnung dann noch manuell abgeschlossen und versendet werden. 
Ansonsten k├Ânnen Sie nat├╝rlich noch Sprache und Datumsformat f├╝r die Rechnung einstellen und einen Empf├Ąnger ausw├Ąhlen. In dem Auswahlfeld f├╝r Empf├Ąnger tauchen alle E-Mail-Adressen von allen Kontaktpersonen und Abteilungen des Kunden auf. 

Wenn Sie ein neues Projekt erstellen und das Projekt dem Kunden zuweisen, dann wird f├╝r das Projekt automatisch die Auto-Invoice Konfiguration aus dem Kunden-Objekt ├╝bernommen. Auf Projekt-Ebene lassen sich Einstellungen nat├╝rlich weiter ├╝berschreiben. 

Automatische Ausgangsrechnung - Konfiguration beim Projekt

Auf Projektebene l├Ąsst sich das Feature nat├╝rlich auch konfigurieren. Wenn Sie ein bereits bestehendes Projekt haben, f├╝r das Sie automatische Ausgangsrechnungen aktivieren m├Âchten, dann m├╝ssen Sie das auf Projektebene tun. Navigieren Sie daf├╝r zu dem gew├╝nschten Projekt und klicken Sie in der Seitennavigation auf "Auto.-Ausgangsrechnungen". Das Formular daf├╝r sieht wie folgt aus:

Automatische Ausgangsrechnungen auf Projektebene


├ähnlich wie beim Kunden-Objekt, k├Ânnen Sie hier auf Projektebene Ausl├Âser und Zielzustand konfigurieren. 

Welche Projekte eignen sich besonders gut f├╝r automatische Ausgangsrechnung? 

Alle Stunden-basierenden Projekte, bei denen die Berater monatliche Timesheets einreichen. Dabei ist es egal, ob die Zeiten auf ZEIT.IO erfasst wurden oder nicht. Es ist auch egal, ob das Timesheet von einem Kunden oder von Ihnen genehmigt wird. Die Genehmigung l├Âst die Ausgangsrechnung aus. 

Welche Projekte eignen sich nicht f├╝r automatische Ausgangsrechnung?

Festpreisprojekte eignen sich nicht f├╝r automatische Ausgangsrechnung. Die Ausgangsrechnungen f├╝r Festpreisprojekte sollten Sie weiterhin manuell erstellen mit einer Standard-Rechnung in ZEIT.IO. 

Sollten Sie alles auf einmal umstellen?

Nein! Fangen Sie am besten mit den Projekten an, wo sowohl Experte als auch Kunde auf ZEIT.IO sind. Da haben Sie die gr├Â├čte Zeitersparnis. Im n├Ąchsten Schritt k├Ânnen Sie alle Projekte umstellen bei denen Sie selber die Timesheets final genehmigen m├╝ssen. Und dann den Rest. 

Was ist wenn ich ganz bestimmte Projekt-Nummern auf der Rechnung brauche? 

Das ist kein Problem! Wenn Sie das Projekt bearbeiten, dann k├Ânnen Sie "dynamische Felder" im Projekt hinterlegen. Das sind beliebige "Key-Value" Paare, die direkt im Projekt gespeichert werden. Hier ein Beispiel daf├╝r:

Dynamische Felder im Projekt


Alle dynamischen Felder aus dem Projekt werden bei der Rechnungserstellung auf die Rechnung genommen. Diese Werte tauchen dann rechts oben in der Rechnung auf, gleich auf der ersten Seite. 
Dynamische Felder gibt es ├╝brigens auch auf Kunden-Objekt-Ebene. Wenn sich die Werte von Projekt zu Projekt nicht ├Ąndern, dann macht es durchaus Sinn, diese direkt beim Kunden-Objekt zu hinterlegen. 

Kann ich den E-Mail-Text konfigurieren? 

Ja, selbstverst├Ąndlich! In den Einstellungen der Organisation, unter "Standardwerte", k├Ânnen Sie den E-Mail-Text konfigurieren, der verwendet wird, um die Rechnung zu verschicken. Die Rechnung selbst wird als PDF-Anhang an die E-Mail angeh├Ąngt.

Wie funktioniert das Controlling?

Die Rechnungen, die automatisiert erstellt wurden, tauchen ebenfalls in der Fakturierbar-Tabelle auf. Somit k├Ânnen Sie f├╝r das Controlling  die Fakturierbar-Tabelle nutzen. Au├čerdem kann man bei Rechnungsausgang nach dem Label "AutoInvoice" filtern. Damit werden alle Rechnungen angezeigt, die via Auto-Invoicing erstellt wurden. 

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