ZEIT.IO ist eine Plattform, auf der Sie ihre Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten können. ZEIT.IO digitalisiert Geschäftsprozesse von Agenturen, die nach Time & Material fakturieren. Dazu zählen Vertragswesen, Budgetüberwachung, Zeiterfassung, ein Genehmigungsprozess (in der auch Ihr Kunde eingebunden werden kann) und ein Rechnungsmodul, das automatisch Rechnungen/Gutschriften erstellen kann.

Wer kennt das nicht? Der Monat neigt sich dem Ende zu und am Monatsanfang beginnt das Spiel mit den Ausgangsrechnungen. Die geleisteten Projektstunden müssen dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Wenn Sie nur 5 Experten beim Kunden im Einsatz haben, dann ist es noch überschaubar und Sie können die Ausgangsrechnungen manuell erstellen. Wenn Sie allerdings ein paar zig, oder hundert, Experten bei verschiedenen Kunden im Einsatz haben, dann sind Sie dankbar für jede Automation, die sie kriegen können!

Auf ZEIT.IO können Sie natürlich die gebuchten Stunden und Spesen ihrer Experten (Festangestellte und Freiberufler) fakturieren. Für das Controlling gibt es die Fakturierbar-Tabelle, in der alle fakturierbaren und fakturierten Positionen gruppiert nach Leistungsmonat einsehbar sind. Noch nicht abgerechnete Positionen können aus der Tabelle heraus mit einem Klick abgerechnet werden. Aber der Anspruch von ZEIT.IO ist nicht, dass Sie manuell Rechnungen und Gutschriften erstellen! ZEIT.IO steht für die Automation dieser Prozesse. Im Idealfall werden alle Gutschriften und Ausgangsrechnungen automatisch erstellt und versendet und Sie müssen die Fakturierbar-Tabelle nur noch für das Controlling nutzen.

Im besten Fall haben Sie diesen voll automatischen Prozess bei sich implementiert.

Bei dem Prozess, der auf der Abbildung oben abgebildet ist, erfassen Ihre Experten die Projekt-Zeiten und Spesen im Laufe des Monats. Am Monatsende wird der Abrechnungsprozess gestartet, in dem die Experten die Genehmigung anfordern für die gebuchten Zeiten. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zu einem Timesheet, wo die gebuchten Stunden gesichtet, kommentiert und genehmigt (oder abgelehnt) werden können. Nachdem Ihr Kunde ein Timesheet genehmigt hat, wird automatisch eine Gutschrift für den Experten generiert und verschickt. Dieser Schritt passiert natürlich nur, wenn der Experte ein Freiberufler bzw. Lieferant ist. Wenn der Experte ein Festangestellter von Ihnen ist, dann wird natürlich keine Gutschrift ausgestellt. 

Im nächsten Schritt wird automatisch die Ausgangsrechnung an den Kunden erstellt und versendet. Auf der Ausgangsrechnung sind die Positionen drauf, die der Kunde auf dem Timesheet genehmigt hat. 

Wenn Ihr ZEIT.IO Konto mit einem DATEV Account verknüpft ist, dann werden Gutschrift und Ausgangsrechnung sofort an das verknüpfte DATEV Konto übermittelt. Somit stehen die Dokumente Ihrem Steuerberater in Echtzeit zur Verfügung. 

Wenn das SAP System ihres Kunden angebunden ist, dann werden die genehmigten Zeiten auch in das SAP System Ihres Kunden übertragen. Somit stehen die genehmigten Stunden auch Ihrem Kunden für das Controlling zur Verfügung. 

Bei diesem Prozess müssen Sie weder Gutschrift noch Ausgangsrechnung manuell erstellen. Sie müssen nur Ihre Projekte in ZEIT.IO richtig aufsetzen. Die automatisch generierten Gutschriften und Ausgangsrechnungen tauchen natürlich in der Fakturierbar-Tabelle auf, welche Sie für das Controlling nutzen können. 

Die automatischen Ausgangsrechnungen lassen sich pro Kunde und pro Projekt konfigurieren. Wenn Sie mit einem Kunden mehrere Projekte haben, dann macht es Sinn, dieses Feature direkt beim Kunden-Objekt zu konfigurieren. Dafür navigieren Sie in ZEIT.IO zu dem gewünschten Kunden-Objekt und klicken auf "Einstellungen Rechnungen". Das Formular dafür sieht dann wie folgt aus:

Rechnungsart
In dem Formular können Sie die Rechnungsart konfigurieren, die für Ausgangsrechnungen an diesen Kunden verwendet werden soll. Die Rechnungsart bestimmt die Gruppierung der Elemente auf der Rechnung. Standardmäßig wird eine Ausgangsrechnung pro Experte erstellt. Aber Sie können natürlich auch eine Rechnung gruppiert nach Experten erstellen. Einige Kunden wollen überhaupt keine Experten-Namen auf der Rechnung sehen und wollen stattdessen die Stunden gruppiert nach Aktivitäten haben. Das lässt sich hier alles einstellen.

Auslöser
Als nächstes können Sie konfigurieren, ob Sie generell automatische Ausgangsrechnungen aktivieren möchten für diesen Kunden oder nicht. Wenn der Auslöser auf "Keines" steht, dann sind automatische Ausgangsrechnungen für diesen Kunden deaktiviert. Ansonsten können Sie hier konfigurieren, was der Auslöser für die automatischen Ausgangsrechnungen sein soll. In den meisten Fällen soll die Genehmigung eines Timesheets die Ausgangsrechnung auslösen. Es gibt aber auch noch zwei weitere Auslöser. Optional können Sie auch einstellen, dass an einem bestimmten Tag im Monat alle offenen Positionen abgerechnet werden sollen. Das gleiche ist auch für einen bestimmten Zeitraum einstellbar.

Zielzustand
Sie können natürlich auch konfigurieren, was der Zielzustand der Ausgangsrechnung sein soll. In den meisten Fällen macht es Sinn "Versendet" zu wählen. In dem Fall wird die Rechnung erstellt, abgeschlossen und versendet. Sie können als Zielzustand aber auch "Entwurf" oder "Abgeschlossen" wählen. In dem Fall wird die Rechnung zwar generiert, aber nicht versendet. Wenn Der Zielzustand "Entwurf" ist, dann wird die Rechnung im Entwurfsmodus generiert und Sie können die Rechnung noch manuell bearbeiten. In dem Fall muss die Rechnung dann noch manuell abgeschlossen und versendet werden. 
Ansonsten können Sie natürlich noch Sprache und Datumsformat für die Rechnung einstellen und einen Empfänger auswählen. In dem Auswahlfeld für Empfänger tauchen alle E-Mail-Adressen von allen Kontaktpersonen und Abteilungen des Kunden auf. 

Wenn Sie ein neues Projekt erstellen und das Projekt dem Kunden zuweisen, dann wird für das Projekt automatisch die Auto-Invoice Konfiguration aus dem Kunden-Objekt übernommen. Auf Projekt-Ebene lassen sich Einstellungen natürlich weiter überschreiben. 

Auf Projektebene lässt sich das Feature natürlich auch konfigurieren. Wenn Sie ein bereits bestehendes Projekt haben, für das Sie automatische Ausgangsrechnungen aktivieren möchten, dann müssen Sie das auf Projektebene tun. Navigieren Sie dafür zu dem gewünschten Projekt und klicken Sie in der Seitennavigation auf "Auto.-Ausgangsrechnungen". Das Formular dafür sieht wie folgt aus:

Ähnlich wie beim Kunden-Objekt, können Sie hier auf Projektebene Auslöser und Zielzustand konfigurieren. 

Alle Stunden-basierenden Projekte, bei denen die Berater monatliche Timesheets einreichen. Dabei ist es egal, ob die Zeiten auf ZEIT.IO erfasst wurden oder nicht. Es ist auch egal, ob das Timesheet von einem Kunden oder von Ihnen genehmigt wird. Die Genehmigung löst die Ausgangsrechnung aus. 

Festpreisprojekte eignen sich nicht für automatische Ausgangsrechnung. Die Ausgangsrechnungen für Festpreisprojekte sollten Sie weiterhin manuell erstellen mit einer Standard-Rechnung in ZEIT.IO. 

Nein! Fangen Sie am besten mit den Projekten an, wo sowohl Experte als auch Kunde auf ZEIT.IO sind. Da haben Sie die größte Zeitersparnis. Im nächsten Schritt können Sie alle Projekte umstellen bei denen Sie selber die Timesheets final genehmigen müssen. Und dann den Rest. 

Das ist kein Problem! Wenn Sie das Projekt bearbeiten, dann können Sie "dynamische Felder" im Projekt hinterlegen. Das sind beliebige "Key-Value" Paare, die direkt im Projekt gespeichert werden. Hier ein Beispiel dafür:

Alle dynamischen Felder aus dem Projekt werden bei der Rechnungserstellung auf die Rechnung genommen. Diese Werte tauchen dann rechts oben in der Rechnung auf, gleich auf der ersten Seite. 
Dynamische Felder gibt es übrigens auch auf Kunden-Objekt-Ebene. Wenn sich die Werte von Projekt zu Projekt nicht ändern, dann macht es durchaus Sinn, diese direkt beim Kunden-Objekt zu hinterlegen. 

Ja, selbstverständlich! In den Einstellungen der Organisation, unter "Standardwerte", können Sie den E-Mail-Text konfigurieren, der verwendet wird, um die Rechnung zu verschicken. Die Rechnung selbst wird als PDF-Anhang an die E-Mail angehängt.

Die Rechnungen, die automatisiert erstellt wurden, tauchen ebenfalls in der Fakturierbar-Tabelle auf. Somit können Sie für das Controlling  die Fakturierbar-Tabelle nutzen. Außerdem kann man bei Rechnungsausgang nach dem Label "AutoInvoice" filtern. Damit werden alle Rechnungen angezeigt, die via Auto-Invoicing erstellt wurden. 

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