Ab wann müssen E-Rechnungen gestellt werden? Gibt es eine Übergangsfrist? Gibt es einen „Rechtsanspruch“ auf E-Rechnungen? Gelten die Regelungen für sämtliche Branchen in gleichem Maße oder gibt es Ausnahmen?
Unternehmen, die 800K EUR oder mehr Jahresumsatz haben, müssen ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt dann für alle B2B Rechnungen innerhalb Deutschlands. B2C Rechnungen sind erstmal außen vor. Ab 1.1.2028 gilt die Pflicht für den Versand dann für alle Unternehmen und Selbständige in Deutschland, unabhängig vom Jahresumsatz!
Ja! Die Übergangsfrist ist jetzt aktuell. Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland bereits seit dem 1.1.2025! Für den Versand von E-Rechnungen gibt es allerdings eine Übergangsfrist, abhängig vom Jahresumsatz, bis zum 1.1.2027, bzw. bis zum 1.1.2028. Unternehmen und Selbstständige, die 800K EUR Jahresumsatz haben, oder mehr, müssen ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen versenden. Ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen und Selbstständige in Deutschland, unabhängig vom Jahresumsatz. Ab dann müssen B2B Transaktionen innerhalb Deutschlands immer mit einer E-Rechnung abgerechnet werden. Herkömmliche PDF- oder Brief-Rechnungen sind dann nicht mehr rechtens und müssen vom Empfänger abgelehnt werden!
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es übrigens keine Übergangsfrist! Seit dem 1.1.2025 sind alle Unternehmen, Einzelunternehmen und Selbständige gesetzlich dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können! Empfang bedeutet auch die Pflicht zur Validierung und zur revisionssicheren Speicherung von Rechnungsdokumenten. ZEIT.IO erfüllt hier alle gesetzlichen Vorgaben und kann E-Rechnungen validieren und revisionssicher speichern.
Gibt es einen „Rechtsanspruch“ auf E-Rechnungen?
Stand heute nicht. Wenn Sie heute eine Rechnung via Brief oder PDF erhalten und diese Rechnung valide ist, haben Sie keinen Rechtsanspruch auf eine E-Rechnung. Allerdings können Sie in Ihren AGBs mit Ihren Lieferanten jetzt schon festhalten, dass Sie nur noch E-Rechnungen empfangen wollen.
Der Umgekehrte Fall gilt übrigens auch! Wenn Sie Stand heute eine E-Rechnung empfangen, und diese valide ist, dann haben Sie keinen Anspruch auf ein alternatives Format! Im Falle einer XRechnung besteht die empfangene Rechnung aus einer XML Datei. Sie müssen dann, Stand heute, in der Lage sein, diese zu validieren, zu visualisieren und revisionssicher zu speichern! Dazu sind Sie auch heute schon gesetzlich verpflichtet!
Spätestens ab dem 1.1.2028 dürfen sie bei B2B Transaktionen innerhalb Deutschlands dann nur noch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Alle anderen Rechnungsformat die nicht EN16931 konform sind, müssen dann abgelehnt werden!
Gelten die Regelungen für sämtliche Branchen in gleichem Maße oder gibt es Ausnahmen?
Hier muss man unterscheiden zwischen Empfang und Versand!
Für den Empfang gibt es keine Ausnahmen! Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu validieren und revisionssicher zu speichern. Dabei müssen alle Formate, die EN16931 konform sind, empfangen und validiert werden können. Hierzu zählen insbesondere die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Diese Empfangs-Pflicht gilt auch für Ärzte, Vermieter, Landwirte und Kleinunternehmer.
Beim Versand gibt es durchaus Ausnahmen. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für:
Kleinstbeträge unter 250 EUR. Hier darf auch weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung gestellt werden. Unabhängig von der Branche.
Fahrausweise: Z.B. Tickets für Bus und Bahn.
Geschäfte mit Privatpersonen (B2C): Rechnungen an Endverbraucher können auch weiterhin in Papier- oder PDF-Format gestellt werden.
Kleinunternehmer: Kleinunternehmer mit einem Umsatz von bis zu 22.000 €/Jahr sind von der Pflicht befreit. Sie müssen zwar empfangen und validieren können, aber sie müssen keine E-Rechnungen versenden.
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: Umsatzsteuerfreie Leistungen, die sich auf diesen Paragraphen beziehen, sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Hiervon betroffen sind z.B. folgende Branchen:
Finanz- und Versicherungsbranche: Z.B. die Vermittlung von Versicherungen und Krediten, etc.. (§ 4 Nr. 8, 10, 11 UStG).
Immobilien: Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 UStG) ist meistens steuerfrei.
Bildung: Bestimmte Bildungsleistungen (§ 4 Nr. 21 UStG).
Gesundheitswesen: Ärztliche und zahnärztliche Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG)
Fazit
Die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Die wichtigsten Erkenntnisse sind:
Empfangspflicht (Sofort): Jedes Unternehmen, jeder Einzelunternehmer und Selbstständige muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen (insbesondere in den EN16931-konformen Formaten ZUGFeRD und XRechnung) zu empfangen, zu validieren und revisionssicher zu speichern. Hier gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen.
Versandpflicht (Übergangsfrist): Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt:
Ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 800.000 EUR oder mehr.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle Unternehmen und Selbstständigen, unabhängig vom Umsatz.
Ausnahmen beim Versand: Für Kleinbeträge unter 250 EUR, Fahrausweise, B2C-Geschäfte, Kleinunternehmer (bis 22.000 €/Jahr) sowie bestimmte umsatzsteuerbefreite Leistungen (z.B. in den Bereichen Finanzen, Immobilien, Bildung und Gesundheitswesen) bestehen Ausnahmen von der Versandpflicht.
Konsequenz: Spätestens ab 2028 müssen alle B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands mit einer E-Rechnung abgerechnet werden; herkömmliche PDF- oder Papierrechnungen sind dann nicht mehr rechtens.
Robert Reiz | January 12, 2026 | 12:06 UTC 
