Mehrere Empfänger für Angebote, Rechnungen und Mahnungen
Robert Reiz | September 30, 2026 | 06:06 UTC Ein Angebot oder eine Rechnung geht selten nur an eine einzige Person. Der Einkauf will die Rechnung haben, die Buchhaltung braucht eine Kopie, und die Projektleitung möchte wissen, was abgerechnet wurde. Bei Zahlungserinnerungen ist es ähnlich: Oft sollen mehrere Personen beim Kunden informiert werden, damit eine offene Rechnung nicht im Postfach einer Person liegen bleibt, die gerade im Urlaub ist.
Mit diesem Release können Sie in ZEIT.IO für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen mehrere Empfänger hinterlegen – direkt im Projekt, in der Rechnung und im Angebot.
Was ist neu?
| Dokument | Hauptempfänger | Weitere Empfänger |
|---|---|---|
| Angebot | Ein Kundenkontakt als Angebotsempfänger | Neu: beliebig viele E-Mail-Adressen als Angebot CC Empfänger |
| Rechnung | Ein Kundenkontakt als Rechnungsempfänger | Neu im Rechnungsformular: beliebig viele E-Mail-Adressen als Rechnung CC Empfänger |
| Zahlungserinnerung & Mahnung | – | Neu: beliebig viele E-Mail-Adressen statt eines einzelnen Kontakts |
Die Empfänger lassen sich an drei Stellen pflegen:
- Im Projekt als Voreinstellung für alle Angebote und Rechnungen des Projekts.
- In der Rechnung für genau diese eine Rechnung.
- Im Angebot für genau dieses eine Angebot. Das Angebotsformular wurde dafür umgebaut: Kunde, Angebotsempfänger und CC-Empfänger werden jetzt getrennt ausgewählt – so, wie Sie es bereits aus dem Rechnungsformular kennen.
Die Eingabe ist bei allen Feldern gleich: Mehrere Adressen werden durch Komma getrennt eingetragen. Unter dem Feld zeigt ZEIT.IO alle bekannten E-Mail-Adressen des Kunden als Schaltflächen an. Ein Klick fügt eine Adresse hinzu oder entfernt sie wieder, grün markierte Adressen sind ausgewählt. Ungültige E-Mail-Adressen werden beim Speichern abgelehnt.
Beim Versand eines Angebots, einer Rechnung oder einer Zahlungserinnerung übernimmt ZEIT.IO die hinterlegten Empfänger automatisch in die E-Mail. Sie können sie vor dem Absenden wie gewohnt noch anpassen.
Warum es weiterhin genau einen Hauptempfänger gibt
Naheliegend wäre gewesen, einfach mehrere gleichberechtigte Empfänger zuzulassen. Wir haben uns bewusst dagegen entschieden: Angebote und Rechnungen haben weiterhin genau einen Hauptempfänger, alle weiteren Personen stehen im CC-Feld.
Der Grund ist das Dokument selbst. Der Hauptempfänger ist nicht nur die „An"-Adresse der E-Mail, sondern auch der Adressat auf dem PDF. Im Adressfeld oben links auf dem Angebot bzw. der Rechnung kann unterhalb des Firmennamens eine zusätzliche Zeile mit dem Namen und der Position des Empfängers stehen, zum Beispiel:
Muster GmbH
Erika Mustermann (Leitung Einkauf)
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Für viele Kunden ist das keine Formsache. Große Unternehmen und Behörden verlangen häufig, dass Rechnungen namentlich an eine bestimmte Person oder Abteilung adressiert sind. Fehlt diese Angabe im Adressfeld, landet die Rechnung in der zentralen Poststelle, wird nicht zugeordnet oder im schlimmsten Fall zurückgewiesen – und der Zahlungseingang verzögert sich.
Ein Adressfeld hat aber nur Platz für einen Adressaten. Gäbe es mehrere gleichberechtigte Empfänger, müsste ZEIT.IO raten, wessen Name auf dem PDF erscheint. Mit einem festen Hauptempfänger ist die Regel eindeutig:
- Der Hauptempfänger erhält die E-Mail direkt und steht – falls gewünscht – mit Namen und Position im Adressfeld des PDFs. Seine Sprache und sein Datumsformat bestimmen außerdem, wie das Dokument erstellt wird.
- Die CC-Empfänger erhalten eine Kopie der E-Mail, erscheinen aber nicht auf dem Dokument.
So steuern Sie, was im Adressfeld steht
Ob Name und Position des Hauptempfängers auf dem PDF erscheinen, legen Sie beim Kunden in der jeweiligen Kontaktperson fest:
- „Name der Kontaktperson auf Angebot/Rechnung einblenden" – der Vor- und Nachname erscheint als eigene Zeile unterhalb des Firmennamens.
- „Position der Kontaktperson auf Angebot/Rechnung einblenden" – die Position (z. B. „Leitung Einkauf") erscheint in derselben Zeile, in Klammern hinter dem Namen. Ist nur die Position aktiviert, steht nur die Position im Adressfeld.
Bei einer Abteilung als Hauptempfänger erscheint entsprechend der Name der Abteilung.
Beide Einstellungen gelten für Angebote und Rechnungen gleichermaßen. Sind sie deaktiviert, enthält das Adressfeld nur die Firmenanschrift – der Kontakt bekommt das Dokument trotzdem per E-Mail.
Zahlungserinnerungen an mehrere Personen
Bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen gibt es keinen Adressaten auf dem Dokument, der sich von den anderen unterscheiden müsste. Deshalb gibt es hier keinen Hauptempfänger mehr, sondern nur noch eine Liste von E-Mail-Adressen. Alle Personen auf der Liste erhalten die Zahlungserinnerung direkt.
Bei einem neuen Projekt oder einer neuen Rechnung schlägt ZEIT.IO automatisch alle Kontakte des Kunden vor, die in den Kundendaten als Mahnungsempfänger markiert sind – nicht mehr nur den ersten.
Bestehende Projekte und Rechnungen haben wir bereits umgestellt: Der bisher hinterlegte Mahnungsempfänger steht jetzt als erste Adresse in der neuen Liste. Sie müssen nichts tun.
Auch über die REST-API
Die neuen Felder stehen auch in der REST-API zur Verfügung. Über die Projekt-Endpunkte lassen sich offer_recipient_cc und dunning_recipients lesen und schreiben, die Rechnungs-Endpunkte liefern invoice_recipient_cc und dunning_recipients mit aus. Enthält eine Liste eine ungültige E-Mail-Adresse, antwortet die API mit dem Status 422. Die bisherigen Felder dunning_recipient_id und dunning_recipient_email entfallen – bitte verwenden Sie stattdessen dunning_recipients.
Was bedeutet das für Sie?
- Ein klarer Adressat auf dem Dokument. Kunden, die Name und Position des Empfängers im Adressfeld verlangen, bekommen genau das – unabhängig davon, wie viele Personen die E-Mail zusätzlich erhalten.
- Alle Beteiligten informiert. Einkauf, Buchhaltung und Projektleitung erhalten Angebote und Rechnungen gleichzeitig, ohne dass Sie die E-Mail weiterleiten müssen.
- Weniger übersehene Mahnungen. Zahlungserinnerungen gehen an alle zuständigen Personen beim Kunden.
- Einmal einrichten, immer richtig. Die Empfänger im Projekt werden in jede neue Rechnung und jedes neue Angebot übernommen.
Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns an support@zeit.io – wir helfen gern.