DATEV-Integration
Robert Reiz Robert Reiz / August 17, 2021 - 16:46 UTC / de
Die DATEV eG ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für deren Mandanten. Die meisten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Deutschland benutzen Software von DATEV. Als Unternehmer in Deutschland kommt man beim Thema Steuern & Buchhaltung an DATEV kaum vorbei.
ZEIT.IO - DATEV Integration


"DATEV Unternehmen online" ist die Cloud Lösung von DATEV für Unternehmer. Hier können Belege hoch geladen und mit dem Steuerberater geteilt werden. Auch wenn Sie als Unternehmer selber das Produkt nicht direkt nutzen und keinen Zugang dazu haben, ist es sehr wahrscheinlich das ihr Steuerberater das Produkt nutzt und ihre Firma dort als Mandant verwaltet. 
 
Wenn Sie nun Rechnungen auf ZEIT.IO erstellen dann sollten diese Rechnungen früher oder später bei DATEV landen. Solange es nur ein paar Rechnungen pro Monat sind können Sie diese manuell bei DATEV Unternehmen online hoch laden. Oder Sie schicken die Rechnung via E-Mail an ihren Steuerberater und diese lädt sie dann bei DATEV hoch. Das kann man zwar so machen aber das hat nichts mit Automatisierung und Digitalisierung zu tun! 
 
Es gibt eine Möglichkeit sein DATEV Konto mit ZEIT.IO zu verbinden. Wenn diese Verbindung hergestellt ist dann landet jede Rechnung die über ZEIT.IO verschickt wird auch automatisch in DATEV. Für diese Verbindung sind 4 Schritte notwendig: 

  1. Die DATEV Mandanten ID bei ZEIT.IO hinterlegen. 
  2. DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen anlegen.
  3. Die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen bei ZEIT.IO hinterlegen.
  4. zeit@zeit.io bei DATEV auf die Liste der "Berechtigte Absender" setzen.

Die Reihenfolge dieser Schritte ist sehr wichtig! 


DATEV Upload Mail Konfiguration


DATEV Unternehmen online bietet über die 'Upload Mail' Funktion einen Weg die Belege automatisiert an DATEV zu schicken und diese dort zu speichern. Hier ist ein Video-Tutorial welches zeigt wie 'DATEV Upload Mail' in DATEV konfiguriert werden kann. Hier nachfolgend werden die Schritte nochmal beschrieben.

Wenn Sie in DATEV angemeldet sind dann klicken Sie rechts oben auf "Anwendungen" (bzw. Applications) und dann auf "Stammdaten".

DATEV Stammdaten

Als nächstes sehen Sie eine Seite ähnlich wie diese hier:

DATEV Mandanten ID


Rechts oben können Sie ihre DATEV Mandanten ID sehen. Kopieren Sie sich bitte die ID und öffnen Sie in einem zweiten Fenster die ZEIT.IO Seite. Navigieren Sie zu ihrer ZEIT.IO Organisation zu Einstellungen und dann zu "DATEV Upload Mail". Tragen Sie hier ihre DATEV Mandaten ID ein und klicken Sie noch nicht den "Speichern" Button. 

Screenshot 2021-08-23 at 08.51.59.png 365.42 KB


Wechseln Sie nun wieder zu DATEV Unternehmen Online und klicken Sie rechts oben auf "Anwendungen" und dann auf "Belege".

DATEV Belege


Als nächstes klicken Sie rechts auf den Pfeil zum Ausklappen des Menüs ...

DATEV Menü ausklappen


... und dann rechts auf "Stammdaten".

DATEV Stammdaten


Dann auf "Upload Mail" und dann auf "Konfigurieren".

DATEV Upload Mail


Auf der folgenden Seite sehen Sie nun die Konfiguration für Upload Mail. Hier sehen Sie eine zufällig generiert E-Mail-Adresse welche wie folgt aussieht "<ZUFALLSWERT>@uploadmail.datev.de". Dies ist ihre DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse für Rechnungseingang! Wenn Sie Belege an diese E-Mail-Adresse schicken, dann landen die Belege automatisch in ihrem DATEV Konto. Klicken Sie auf "Add document type" und legen Sie noch eine DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse für Rechunungsausgang an. Das sollte dann ungefähr so aussehen:

Screenshot 2021-08-23 at 08.59.54.png 82.2 KB


Kopieren Sie nun die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen und wechseln Sie wieder zu ZEIT.IO. Tragen Sie nun die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen bei ZEIT.IO ein. Sollte dann ungefähr so aussehen: 

Screenshot 2021-08-23 at 09.05.35.png 396.84 KB


Tragen Sie ausserdem auch eine "Forward E-Mail" Adresse ein. Hier können Sie z.B. ihre eigene E-Mail Adresse eintragen. Wenn ZEIT.IO E-Mails für ihr DATEV Konto empfängt dann werden diese E-Mails an die "Forward E-Mail" Adresse weiter geleitet. Wenn Sie alle drei Felder ausgefüllt haben dann klicken Sie bitte auf "Speichern". 

Wechseln Sie nun wieder zu DATEV, zu der Seite "Upload Mail - Einstellungen": 

Screenshot 2021-08-23 at 09.09.36.png 71.02 KB


Im unteren Bereich sehen sie "Berechtigte Absender". Hier können Sie E-Mail-Adressen eintragen, welche berechtigt sind Belege an ihr DATEV Konto zu senden. Hier ist es sehr wichtig das Sie die E-Mail-Adresse zeit@zeit.io auf die Liste der "Berechtigte Absender" setzen! Nur dann kann ZEIT.IO ihre Rechnungen voll automatisch an DATEV senden. 

Nachdem Sie die E-Mail Adresse "zeit@zeit.io" bei DATEV erfolgreich hinterlegt haben, werden Sie eine Bestätigungsemail von ZEIT.IO erhalten. Die E-Mail wird ungefähr so aussehen:

Bestätigungsemail von DATEV


Bitte klicken Sie in der E-Mail auf den grünen Knopf "Absenderadresse bestätigen"! 
Damit ist die Konfiguration dann abgeschlossen und die Verbindung zu DATEV hergestellt! 


Belege nach DATEV senden


Wenn Sie nun eine Rechnung auf ZEIT.IO erstellen und abschliessen, dann haben Sie in der Rechnungs-Detail-Ansicht einen Button "Versenden via E-Mail". Beim Klick auf den Button gelangen Sie auf die folgende Seite:

Rechnung verschicken auf ZEIT.IO


Hier ist ihre DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse automatische als BCC Empfänger eingetragen. Wenn Sie die Rechnung nun verschicken dann wird auch automatisch eine Kopie der Rechnung an DATEV geschickt! Somit ist der Vorgang komplett automatisiert. Sie müssen keine PDF-Rechnungen mehr runter laden und diese manuell bei DATEV wieder hoch laden. Dieser manuelle Schritt entfällt komplett!

Wenn Sie die Rechnung nicht über ZEIT.IO versenden, weil der Kunde die Rechnung z.B. noch ausgedruckt via Post empfangen möchte, dann können Sie die Rechnung trotzdem explizit an DATEV senden. In der Rechnungs-Detail-Ansicht, gibt es jetzt ganz rechts bei den Aktionen, eine Aktion "Sende zu DATEV Rechnungsausgang".

Rechnung an DATEV senden


Damit können sie eine abgeschlossene Rechnung jederzeit an DATEV senden.