Die DATEV eG ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, aber auch für deren Mandanten. Die meisten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Deutschland benutzen Software von DATEV. Als Unternehmer in Deutschland kommt man beim Thema Steuern & Buchhaltung an DATEV kaum vorbei.

"DATEV Unternehmen online" ist die Cloud Lösung von DATEV für Unternehmer. Hier können Belege hochgeladen und mit dem Steuerberater geteilt werden. Auch wenn Sie als Unternehmer selber das Produkt nicht direkt nutzen und keinen Zugang dazu haben, ist es sehr wahrscheinlich das ihr Steuerberater das Produkt nutzt und ihre Firma dort als Mandant verwaltet wird. 
 
Wenn Sie nun Rechnungen auf ZEIT.IO erstellen dann sollten diese Rechnungen früher oder später auch bei DATEV landen. Solange es nur ein paar Rechnungen pro Monat sind können Sie diese manuell bei DATEV Unternehmen online hoch laden. Oder Sie schicken die Rechnung via E-Mail an ihren Steuerberater und diese lädt sie dann bei DATEV hoch. Das kann man zwar so machen aber das hat nichts mit Automatisierung und Digitalisierung zu tun! 
 
Jetzt gibt es eine Möglichkeit sein DATEV Konto mit ZEIT.IO zu verbinden. Wenn diese Verbindung hergestellt ist dann wird jede Rechnung die in ZEIT.IO abgeschlossen wird auch automatisch nach DATEV gesendet. Für diese Verbindung sind 4 Schritte notwendig: 

Die Reihenfolge dieser Schritte ist sehr wichtig! 

Gehen Sie bei ZEIT.IO im Hauptmenü auf Einstellungen und dann auf Add-Ons. Klicken Sie dann auf "DATEV Upload E-Mail". Dann sollten Sie ein Formular sehen das ungefähr so aussieht:

Auf dieser Seite finden Sie, im ersten ausgegrauten Eingabefeld, eine zufällig generierte ZEIT.IO Absenderadresse für DATEV Upload Mail. ZEIT.IO wird immer diese E-Mail-Adresse verwenden um Rechnungsdokumente nach DATEV zu senden. Kopieren Sie sich diese Adresse in die Zwischenablage. Diese Adresse muss bei DATEV als berechtigter Absender hinterlegt werden. 

Tragen Sie außerdem auch eine "Forward E-Mail" Adresse ein. Die Forward E-Mail ist ihre eigene E-Mail Adresse oder eine E-Mail Adresse aus ihrem Unternehmen. Wenn ZEIT.IO E-Mails für ihr DATEV Konto empfängt dann werden diese E-Mails an die "Forward E-Mail" Adresse weiter geleitet. Wenn Sie diese Adresse hinterlegt haben dann klicken Sie bitte auf "Speichern". 

DATEV Unternehmen online bietet über die 'Upload Mail' Funktion einen Weg die Belege automatisiert an DATEV zu schicken und diese dort zu speichern. Hier nachfolgend sind die Schritte für das Setup beschrieben.

In DATEV Unternehmen Online klicken Sie rechts oben auf "Anwendungen" und dann auf "Belege". Das kann z.B. so aussehen:

Oder so:

Als nächstes klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen". 

... und dann auf "Upload Mail" und dann auf "Konfigurieren".

Auf der folgenden Seite sehen Sie nun die Konfiguration für Upload Mail. Hier sollten Sie zwei zufällig generierte E-Mail-Adressen sehen, für Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Die Adressen haben folgendes Muster: "<ZUFALLSWERT>@uploadmail.datev.de".

Wenn Sie die Adressen nicht sehen, dann klicken Sie bitte auf "Belegtyp hinzufügen" um die Adressen für Rechnungseingang und Rechnungsausgang hinzuzufügen. Das sollte dann ungefähr so aussehen:

Fügen Sie jetzt die ZEIT.IO Absenderadresse aus der Zwischenablage bei der Liste für "Berechtigte Absender" hinzu.

Kopieren Sie dann Zieladresse für Rechnungseingang in die Zwischenablage und navigieren Sie zu der Seite von ZEIT.IO. Tragen Sie nun die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen bei ZEIT.IO ein. Und wiederholen Sie das ganze für die Zieladresse für Rechnungsausgang. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, dann klicken Sie auf "Speichern".  Wenn Sie fertig sind dann sollte das ungefähr so aussehen: 

Nachdem Sie die ZEIT.IO Absenderadresse bei DATEV erfolgreich hinterlegt haben, werden Sie eine Bestätigungsemail von ZEIT.IO erhalten. Die E-Mail wird ungefähr so aussehen:

Bitte klicken Sie in der E-Mail auf den grünen Knopf "Absenderadresse bestätigen"! 
Damit ist die Konfiguration dann abgeschlossen und die Verbindung zu DATEV hergestellt! 

Wenn Sie nun eine Rechnung auf ZEIT.IO erstellen und final abschliessen, dann wird die PDF Rechnung automatisch an DATEV Rechnungsausgang verschickt. Somit ist der Vorgang komplett automatisiert. Sie müssen keine PDF-Rechnungen mehr runter laden und diese manuell bei DATEV wieder hoch laden. Dieser manuelle Schritt entfällt komplett!

Wenn Sie Rechnungen vor der DATEV Integration erstellt und abgeschlossen haben, dann können Sie diese Rechnungen trotzdem explizit an DATEV senden. In der Rechnungs-Detail-Ansicht, gibt es jetzt ganz rechts bei den Aktionen, eine Aktion "Sende zu DATEV Rechnungsausgang".

Damit können sie eine abgeschlossene Rechnung jederzeit explizit an DATEV senden.

In den Auditlogs einer Rechnung können Sie auch nachvollziehen wann die Rechnung an DATEV verschickt wurde. Hier ein Beispiel:

Wenn die DATEV Integration einmal eingerichtet ist dann müssen sie nichts weiter machen. Jede Rechnung die Sie auf ZEIT.IO erstellen und abschließen wird automatisch an ihr DATEV Konto übertragen. Das ganze passiert in Echtzeit, ohne Verzögerung. Damit ist der Vorgang komplett automatisiert und Sie haben mehr Zeit übrig für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.