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DATEV-Integration

Robert Reiz Robert Reiz / August 17, 2021 / 16:46 UTC
Die DATEV eG ist ein Softwarehaus und IT-Dienstleister f├╝r Steuerberater, Wirtschaftspr├╝fer und Rechtsanw├Ąlte, aber auch f├╝r deren Mandanten. Die meisten Steuerberater und Wirtschaftspr├╝fer in Deutschland benutzen Software von DATEV. Als Unternehmer in Deutschland kommt man beim Thema Steuern & Buchhaltung an DATEV kaum vorbei.

DATEV - ZEIT.IO Integration


"DATEV Unternehmen online" ist die Cloud L├Âsung von DATEV f├╝r Unternehmer. Hier k├Ânnen Belege hoch geladen und mit dem Steuerberater geteilt werden. Auch wenn Sie als Unternehmer selber das Produkt nicht direkt nutzen und keinen Zugang dazu haben, ist es sehr wahrscheinlich das ihr Steuerberater das Produkt nutzt und ihre Firma dort als Mandant verwaltet wird. 
 
Wenn Sie nun Rechnungen auf ZEIT.IO erstellen dann sollten diese Rechnungen fr├╝her oder sp├Ąter auch bei DATEV landen. Solange es nur ein paar Rechnungen pro Monat sind k├Ânnen Sie diese manuell bei DATEV Unternehmen online hoch laden. Oder Sie schicken die Rechnung via E-Mail an ihren Steuerberater und diese l├Ądt sie dann bei DATEV hoch. Das kann man zwar so machen aber das hat nichts mit Automatisierung und Digitalisierung zu tun! 
 
Jetzt gibt eine M├Âglichkeit sein DATEV Konto mit ZEIT.IO zu verbinden. Wenn diese Verbindung hergestellt ist dann landet jede Rechnung die in ZEIT.IO abgeschlossen wird auch automatisch in DATEV. F├╝r diese Verbindung sind 4 Schritte notwendig: 

  1. Die DATEV Mandanten ID muss bei ZEIT.IO hinterlegt werden. 
  2. DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen anlegen f├╝r Rechnungseingang und Rechnungsausgang.
  3. Die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen bei ZEIT.IO hinterlegen.
  4. zeit@zeit.io bei DATEV auf die Liste der "Berechtigte Absender" setzen.

Die Reihenfolge dieser Schritte ist sehr wichtig! 


DATEV Upload Mail Konfiguration


DATEV Unternehmen online bietet ├╝ber die 'Upload Mail' Funktion einen Weg die Belege automatisiert an DATEV zu schicken und diese dort zu speichern. Hier ist ein Video-Tutorial welches zeigt wie 'DATEV Upload Mail' in DATEV konfiguriert werden kann. Hier nachfolgend werden die Schritte nochmal beschrieben.

Wenn Sie in DATEV angemeldet sind dann klicken Sie rechts oben auf "Anwendungen" (bzw. Applications) und dann auf "Stammdaten".

DATEV Stammdaten


Als n├Ąchstes sehen Sie eine Seite ├Ąhnlich wie diese hier:

DATEV Mandanten ID


Rechts oben k├Ânnen Sie ihre DATEV Mandanten ID sehen. Kopieren Sie sich bitte die ID und ├Âffnen Sie in einem zweiten Fenster die ZEIT.IO Seite. Navigieren Sie zu ihrer ZEIT.IO Organisation zu Einstellungen und dann zu "DATEV Upload Mail". Tragen Sie hier ihre DATEV Mandaten ID ein und klicken Sie noch nicht den "Speichern" Button. 

DATEV Upload Mail Konfiguration bei ZEIT.IO


Wechseln Sie nun wieder zu DATEV Unternehmen Online und klicken Sie rechts oben auf "Anwendungen" und dann auf "Belege".

DATEV Belege


Als n├Ąchstes klicken Sie rechts auf den Pfeil zum Ausklappen des Men├╝s ...

DATEV Men├╝ ausklappen


... und dann rechts auf "Stammdaten".

Stammdaten auf DATEV


Dann auf "Upload Mail" und dann auf "Konfigurieren".

DATEV Upload Mail


Auf der folgenden Seite sehen Sie nun die Konfiguration f├╝r Upload Mail. Hier sehen Sie eine zuf├Ąllig generiert E-Mail-Adresse welche wie folgt aussieht "<ZUFALLSWERT>@uploadmail.datev.de". Dies ist ihre DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse f├╝r Rechnungseingang! Wenn Sie Belege an diese E-Mail-Adresse schicken, dann landen die Belege automatisch in ihrem DATEV Konto. Klicken Sie auf "Add document type" und legen Sie noch eine DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse f├╝r Rechunungsausgang an. Das sollte dann ungef├Ąhr so aussehen:

DATEV Upload Mail


Kopieren Sie nun die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen und wechseln Sie wieder zu ZEIT.IO. Tragen Sie nun die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen bei ZEIT.IO ein. Sollte dann ungef├Ąhr so aussehen: 

DATEV Upload Mail Konfiguration bei ZEIT.IO


Tragen Sie ausserdem auch eine "Forward E-Mail" Adresse ein. Die Forward E-Mail ist ihre eigene E-Mail Adresse oder eine E-Mail Adresse aus ihrem Unternehmen. Wenn ZEIT.IO E-Mails f├╝r ihr DATEV Konto empf├Ąngt dann werden diese E-Mails an die "Forward E-Mail" Adresse weiter geleitet. Wenn Sie alle Felder ausgef├╝llt haben dann klicken Sie bitte auf "Speichern". 

Wechseln Sie nun wieder zu DATEV, zu der Seite "Upload Mail - Einstellungen": 

Berechtigte Absender


Im unteren Bereich sehen sie "Berechtigte Absender". Hier k├Ânnen Sie E-Mail-Adressen eintragen, welche berechtigt sind Belege an ihr DATEV Konto zu senden. Hier ist es sehr wichtig das Sie die E-Mail-Adresse zeit@zeit.io auf die Liste der "Berechtigte Absender" setzen! Nur dann kann ZEIT.IO ihre Rechnungen voll automatisch an DATEV senden. 

Nachdem Sie die E-Mail Adresse "zeit@zeit.io" bei DATEV erfolgreich hinterlegt haben, werden Sie eine Best├Ątigungsemail von ZEIT.IO erhalten. Die E-Mail wird ungef├Ąhr so aussehen:

Best├Ątigungsemail von DATEV


Bitte klicken Sie in der E-Mail auf den gr├╝nen Knopf "Absenderadresse best├Ątigen"! 
Damit ist die Konfiguration dann abgeschlossen und die Verbindung zu DATEV hergestellt! 


Belege nach DATEV senden


Wenn Sie nun eine Rechnung auf ZEIT.IO erstellen und abschliessen, dann wird die PDF Rechnung automatisch an DATEV Rechnungsausgang verschickt. Somit ist der Vorgang komplett automatisiert. Sie m├╝ssen keine PDF-Rechnungen mehr runter laden und diese manuell bei DATEV wieder hoch laden. Dieser manuelle Schritt entf├Ąllt komplett!

Wenn Sie Rechnungen vor der DATEV Integration erstellt und abgeschlossen haben, dann k├Ânnen Sie diese Rechnungen trotzdem explizit an DATEV senden. In der Rechnungs-Detail-Ansicht, gibt es jetzt ganz rechts bei den Aktionen, eine Aktion "Sende zu DATEV Rechnungsausgang".

Rechnung an DATEV senden


Damit k├Ânnen sie eine abgeschlossene Rechnung jederzeit explizit an DATEV senden.

In den Auditlogs einer Rechnung k├Ânnen Sie auch nachvollziehen wann die Rechnung an DATEV verschickt wurde. Hier ein Beispiel:

Auditlogs einer Rechnung auf ZEIT.IO


Wenn die DATEV Integration einmal eingerichtet ist dann m├╝ssen sie nichts weiter machen. Jede Rechnung die Sie auf ZEIT.IO erstellen und abschlie├čen landet automatisch in ihrem DATEV Konto. Das ganze passiert in Echtzeit, ohne Verz├Âgerung. Damit ist der Vorgang komplett automatisiert und Sie haben mehr Zeit ├╝brig f├╝r die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

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