Alle Mitarbeiter mit einem Klick ins Projekt holen
Robert Reiz | October 01, 2026 | 11:48 UTC Ein internes Projekt startet: die Einführung eines neuen Tools, die Vorbereitung eines Audits oder einfach das Projekt „Interne Weiterbildung", auf das alle ihre Schulungsstunden buchen sollen. Die Besetzung ist schnell geklärt – alle machen mit. Dann beginnt der mühsame Teil: Mitglied hinzufügen, Vertrag auswählen, Zeitraum eintragen, Budget setzen, speichern. Und das Ganze noch einmal. Und noch einmal. Bei 25 Mitarbeitenden sind das 25 Durchläufe durch dasselbe Formular, mit denselben Werten.
Mit diesem Release erledigen Sie das in einem Schritt.
Was ist neu?
Im Projekt finden Sie im Abschnitt Mitglieder direkt links neben „Mitglied hinzufügen" einen neuen Link: „Alle Mitarbeiter hinzufügen". Er öffnet ein Formular, in dem Sie die Einstellungen einmal festlegen. Beim Speichern fügt ZEIT.IO alle aktiven Mitarbeitenden Ihrer Organisation mit genau diesen Einstellungen als Projektmitglieder hinzu.
Das Formular entspricht dem bekannten Formular für ein einzelnes Mitglied – nur ohne die Teile, die sich auf eine einzelne Person beziehen:
| Einstellung | Einzelnes Mitglied | Alle Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Vertrag | wird ausgewählt | entfällt – ZEIT.IO nimmt den Arbeitsvertrag jedes Mitarbeitenden |
| Verrechnungssatz | alle Kategorien | ein Satz für alle, vorbelegt mit dem Ø VK-Stundensatz des Projekts |
| Stundenbudget & Reisebudget | ja | ja, gilt für jedes Mitglied |
| Zeitraum der Mitgliedschaft | ja | ja, gilt für jedes Mitglied |
| Aktivitäten-Admin | ja | ja |
| Genehmigung von Zeiten & Spesen | ja | ja |
| Unterschriebener Leistungsnachweis | ja | ja |
| SAP-Integration | ja | entfällt |
| Delegationsname | wird eingetragen | entfällt – siehe unten |
Wer zählt als „aktiver Mitarbeiter"?
Alle Personen mit einem angenommenen Arbeitsvertrag, der heute läuft. Lieferanten und Freelancer bleiben außen vor, ebenso Mitarbeitende mit ausgelaufenem oder noch nicht angenommenem Vertrag und gelöschte Benutzer.
Hat jemand mehrere laufende Arbeitsverträge, wird die Person trotzdem nur einmal hinzugefügt – mit dem Vertrag, der zuerst begonnen hat. So entstehen keine doppelten Einträge in der Mitgliederliste.
Wer übersprungen wird – und warum
Nicht jeder Mitarbeitende passt automatisch in jeden Zeitraum. ZEIT.IO überspringt deshalb zwei Fälle, statt Fehler zu produzieren:
- Bereits Mitglied: Wer im gewählten Zeitraum schon Mitglied des Projekts ist, wird nicht ein zweites Mal hinzugefügt. Eine Mitgliedschaft in einem anderen, nicht überlappenden Zeitraum ist dagegen kein Hindernis.
- Vertrag deckt den Zeitraum nicht ab: Beginnt der Arbeitsvertrag erst nach dem Start der Mitgliedschaft oder endet er vor ihrem Ende, wird die Person übersprungen. Unbefristete Verträge decken jeden Zeitraum ab.
Nach dem Speichern sehen Sie auf einen Blick, wie viele Mitarbeitende hinzugefügt wurden – und welche übersprungen wurden, mit Namen. Sie wissen also genau, bei wem Sie eventuell von Hand nachsteuern möchten, etwa mit einem angepassten Zeitraum über „Mitglied hinzufügen".
Praktischer Nebeneffekt: Sie können die Funktion gefahrlos ein zweites Mal ausführen, zum Beispiel nachdem neue Kolleginnen und Kollegen eingestellt wurden. Wer schon Mitglied ist, wird übersprungen, nur die Neuen kommen dazu.
Der Verrechnungssatz
Der Verrechnungssatz ist der Satz, den Sie Ihrem Kunden pro Stunde in Rechnung stellen. Das Formular schlägt dafür den Ø VK-Stundensatz vor, den Sie in den Stammdaten des Projekts hinterlegt haben. Sie können ihn vor dem Speichern anpassen.
Zwei Dinge sind dabei wichtig:
- Der Verrechnungssatz ist für die Mitarbeitenden nicht sichtbar. Er dient Ihrer Abrechnung und Ihrem Controlling, nicht der Zeiterfassung.
- Nur abrechenbare Projekte haben einen Verrechnungssatz. Ist das Projekt nicht als abrechenbar markiert – wie bei den meisten internen Projekten –, blendet ZEIT.IO das Feld gar nicht erst ein.
Gesetzt wird nur der Standardsatz. Die Sätze für Remote, Vor-Ort und Reise bleiben leer. Brauchen einzelne Mitglieder abweichende Sätze, pflegen Sie diese anschließend wie gewohnt direkt am jeweiligen Mitglied.
Gespiegelte Projekte
Arbeiten Sie für einen Kunden, der ZEIT.IO ebenfalls nutzt, werden die gebuchten Zeiten Ihrer Mitglieder an das übergeordnete Projekt des Kunden weitergegeben – unter einem Delegationsnamen. Beim einzelnen Mitglied tragen Sie diesen Namen von Hand ein.
Beim Hinzufügen aller Mitarbeitenden übernimmt ZEIT.IO das für Sie: Als Delegationsname wird der eigene Vor- und Nachname jedes Mitarbeitenden verwendet. Beim Kunden erscheint also jede Person unter ihrem richtigen Namen. Die Genehmigungseinstellung richtet sich bei gespiegelten Projekten wie gewohnt nach dem übergeordneten Projekt.
Was sonst noch passiert
Jedes neue Mitglied wird genau so behandelt, als hätten Sie es einzeln hinzugefügt:
- Information per E-Mail: Alle hinzugefügten Mitarbeitenden erhalten die gewohnte Benachrichtigung, dass sie dem Projekt zugeordnet wurden.
- Standard-Benachrichtigungen: Die in Ihrer Organisation eingestellten Standard-Benachrichtigungen werden für jedes Mitglied angelegt.
- Lückenloses Protokoll: Jede Zuordnung erscheint mit Name und Vertrag im Audit-Log des Projekts.
E-Mails und Benachrichtigungen werden dabei im Hintergrund verarbeitet. Das Speichern dauert deshalb auch bei großen Teams nur einen Augenblick.
So geht's
- Projekt öffnen und zum Abschnitt Mitglieder scrollen
- Auf „Alle Mitarbeiter hinzufügen" klicken
- Verrechnungssatz, Budgets, Zeitraum und Rollen festlegen
- Speichern
Die Funktion steht allen zur Verfügung, die Projekte bearbeiten dürfen. Bei Projekten, deren Mitglieder sich aus einem Vertrag ergeben, wird der Link nicht angezeigt – genau wie „Mitglied hinzufügen".
Auf einen Blick
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Jede Person einzeln hinzufügen | Alle aktiven Mitarbeitenden in einem Schritt |
| Dieselben Werte immer wieder eintippen | Einstellungen einmal festlegen |
| Delegationsnamen bei gespiegelten Projekten von Hand pflegen | Der eigene Name wird automatisch übernommen |
| Doppelte Zuordnungen von Hand vermeiden | Bestehende Mitglieder werden automatisch übersprungen |
Interne Projekte, Schulungen, Audits, Firmenveranstaltungen – überall dort, wo alle mitmachen, sparen Sie sich ab sofort die Fleißarbeit.
Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns an support@zeit.io – wir helfen gern.