Zeiten für andere Nutzer erfassen und bearbeiten
Robert Reiz | 27. April 2025 | 07:13 UTC Erfassen und bearbeiten Sie Arbeitszeiten und Projektzeiten im Namen anderer Nutzer auf ZEIT.IO. Diese Funktion steht jetzt für Orga-Admins zur Verfügung.
ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Genehmigte Projektzeiten können automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden. Die automatisch erstellten Ausgangsrechnungen und Gutschriften sind valide E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD Standard. Das Format XRechnung wird ebenfalls unterstützt.
Auf ZEIT.IO kann man sowohl festangestellte als auch freiberufliche Mitarbeiter abbilden. Dementsprechend kann man sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten erfassen. Für festangestellte Mitarbeiter kann auch konfiguriert werden, ob die Arbeitszeiten getrennt von den Projektzeiten behandelt werden sollen. Bei den meisten Beratungsunternehmen wird dies nicht getrennt voneinander behandelt und damit zählt jede gebuchte Projektzeit auch als Arbeitszeit. Diese Fallunterscheidung kann auf ZEIT.IO pro Vertrag konfiguriert werden.
In der Regel erfasst und bearbeitet der Mitarbeiter seine Zeiten selbst. Die Zeiterfassung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Mitarbeiter können Ihre Zeiten wie folgt erfassen:
Auf ZEIT.IO kann man sowohl festangestellte als auch freiberufliche Mitarbeiter abbilden. Dementsprechend kann man sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten erfassen. Für festangestellte Mitarbeiter kann auch konfiguriert werden, ob die Arbeitszeiten getrennt von den Projektzeiten behandelt werden sollen. Bei den meisten Beratungsunternehmen wird dies nicht getrennt voneinander behandelt und damit zählt jede gebuchte Projektzeit auch als Arbeitszeit. Diese Fallunterscheidung kann auf ZEIT.IO pro Vertrag konfiguriert werden.
In der Regel erfasst und bearbeitet der Mitarbeiter seine Zeiten selbst. Die Zeiterfassung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Mitarbeiter können Ihre Zeiten wie folgt erfassen:
- Direkt in der Web-Anwendung auf ZEIT.IO.
- Über die ZEIT.IO Browser-Extension, unabhängig von der Webseite. Verfügbar für Google Chrome, Firefox und MS Edge.
- In der ZEIT.IO mobile App auf dem Smartphone. Verfügbar für iOS und Android.
Es kann aber immer wieder zu Situationen kommen, in denen der Chef Zeiten eines Mitarbeiters erfassen oder bearbeiten muss. Mögliche Gründe könnten sein:
- Der Mitarbeiter ist seit Samstag im Urlaub und hat vergessen, die Projektzeiten für letzten Freitag zu buchen. Diese müssen aber unbedingt ins System für die Abrechnung.
- Der Mitarbeiter ist krank und hat vergessen, Projektzeiten zu erfassen. Diese Projektzeiten müssen aber erfasst sein für die nächste Abrechnung.
- Der Mitarbeiter hat Projektzeiten erfasst, allerdings sind Rechtschreibfehler im Kommentartext. Abhängig vom Format des Leistungsnachweises, welches an die Rechnung angehängt wird, ist das für den Kunden sichtbar und sollte vorher korrigiert werden.
In diesen Fällen können Orga-Admins jetzt Zeiten für andere Nutzer erfassen und bearbeiten. Dafür navigiert man einfach im Hauptmenü zu dem Menüpunkt Zeiten. Auf der rechten Seite gibt es jetzt einen neuen Button "Zeiten erfassen".
Auf der nächsten Seite befindet sich ein Drop-Down-Menü mit allen Benutzern der Organisation, die einen aktiven Vertrag haben. Abhängig davon, welcher Benutzer ausgewählt ist, ändert sich die Eingabemaske darunter. Die Projektauswahl ist natürlich immer abhängig vom Benutzer. Und abhängig vom Projekt erscheint optional noch ein Drop-Down für die hinterlegten Stundensätze des Mitarbeiters im Projekt. Über diese Maske können Orga-Admins Zeiten für andere Mitarbeiter erfassen und auch bestehende TimeRecords editieren.
Unterhalb der Eingabemaske werden alle bestehenden TimeRecords des ausgewählten Benutzers an dem ausgewählten Datum eingeblendet. Orga-Admins können bestehende TimeRecords natürlich auch bearbeiten und auch löschen. TimeRecords können allerdings nur solange bearbeitet und gelöscht werden, solange sich nicht genehmigt oder abgerechnet wurden. Wenn ein TimeRecord bereits genehmigt oder abgerechnet wurde, dann ist der TimeRecord nicht mehr veränderbar.
Wenn ein Orga-Admin einen TimeRecord für einen anderen Benutzer erstellt oder bearbeitet, dann wird das natürlich in den Auditlogs des TimeRecords dokumentiert. Hier ein Beispiel:
In den Auditlogs oben ist zu sehen, das der TimeRecord von Robert Reiz für Franke Reiz erstellt wurden und auch im Nachhinein bearbeitet wurde. Damit sind alle Erstellungen und Bearbeitungen auch nachvollziehbar für alle Beteiligten. Die Auditlogs können selbst von Orga-Admins nicht verändert werden.
Testen Sie das neue Feature gerne und geben uns Feedback hierzu.