Von der Angebotserstellung bis zur E-Rechnung in Sekunden

ZEIT.IO steht für die automatisierte Abrechnung von Projektzeiten. Unsere Kunden haben bisher ihre Angebote in anderen Tools erstellt und verwaltet. Typischerweise wurde dann ein Projekt in ZEIT.IO angelegt, wenn eine Bestellung rein kam. Die Projektabwicklung und Abrechnung findet dann immer in ZEIT.IO statt!

Einige Kunden haben dann gefragt, warum man in ZEIT.IO eigentlich keine Angebote erstellen und versenden kann. Das geht jetzt auch!

Seit letzter Woche kann man in ZEIT.IO auch Angebote erstellen und versenden. Und diese Woche haben bereits die ersten Kunden Angebote auf ZEIT.IO erstellt und versendet! Aus einem Angebot kann man mit nur einem Klick auch ein Projekt oder eine E-Rechnung erstellen.

Das Angebots-Feature steht erstmal nur für Firmenkunden zur Verfügung. Das neue Angebots-Feature findet man im Hauptmenü einer Organisation unter dem Punkt "Buchhaltung". 

Hier werden alle bereits bestehenden Angebote aufgelistet und von hier kann man auch neue Angebote erstellen.

Das Formular, um ein neues Angebot anzulegen, ähnelt sehr dem Formular für eine Ausgangsrechnung.

Als Empfänger kann natürlich ein bereits bestehender Kunde ausgewählt werden, wodurch die Adresse dann automatisch angepasst wird. Wenn der Empfänger des Angebots noch kein Kunde ist, dann kann der Empfänger und die Adresse auch als Freitext hinterlegt werden.

Optional kann auch ein Lieferdatum und/oder ein Leistungszeitraum angegeben werden. Projektname und Projektnummer können auch optional hinterlegt werden. Diese Infos werden dann auch verwendet, um das Projekt anzulegen.

Genau wie bei den Ausgangsrechnungen, können optional auch dynamische Felder hinzugefügt werden. Diese erscheinen auf dem Angebot dann in der rechten oberen Ecke.

Das Angebot kann natürlich beliebig viele Artikel enthalten und die Artikel können auch mit Zwischenüberschriften (Untertitel) gruppiert werden. Was gerade bei längeren Angeboten für eine bessere Übersicht sorgt. Der Einleitungs- und Schlusstext können natürlich beliebig angepasst werden und die Standard-Vorbelegung kann bei den Vorlagen angepasst werden.

Hier ist ein Beispiel für ein Angebots-PDF, welches auf ZEIT.IO erstellt wurde.

Die finale Angebotsnummer wird erst vergeben, wenn das Angebot abgeschlossen ist. Äquivalent zu Ausgangsrechnungen.
Ein Angebot kann auch als "abgelehnt" oder "angenommen" markiert werden, wodurch sich auch der Status von dem Angebot ändert. Die Angebote können dann natürlich auch nach verschiedenen Statusen gefiltert und sortiert werden. Damit behält man den Überblick und die Angebote.

Wenn ein Angebot als "angenommen" markiert wird, kann man optional auch eine Bestellnummer vom Kunden hinterlegen. Diese Bestellnummer wird dann auch in das Projekt übernommen, wenn man aus dem Angebot ein Projekt anlegt. Und wenn man aus dem Angebot direkt eine E-Ausgangsrechnung anlegt wird, dann wird die Bestellnummer natürlich auch in die E-Ausgangsrechnung übernommen. Bei den Ausgangsrechnungen werden aktuell die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützt. 

Ja selbstverständlich! Äquivalent zu dem Rechnungsnummernkreis gibt es auch einen Angebotsnummer-Kreis, der frei konfiguriert werden kann.

Wir bieten für die Angebotsnummer verschiedene Formate an. Es kann auch ein Prefix, die aktuelle Angebotsnummer und eine Mindestlänge konfiguriert werden. Nachdem das erste Angebot abgeschlossen wurde, können die Werte nicht mehr geändert werden! ZEIT.IO vergibt dann automatisch eine fortlaufende Angebotsnummer für jedes neue Angebot. 

Ja selbstverständlich! Ähnlich wie bei Ausgangsrechnungen, können die Standard-Texte für Angebot und E-Mail-Versand frei konfiguriert werden. Unter dem Hauptmenüpunkt "Einstellungen -> Vorlagen -> Angebote" können die Standardtexte konfiguriert werden. Hierbei kann man auch bestimmte Variablen verwenden, um die Texte auf das jeweilige Angebot anzupassen.

Die Texte können sowohl in Deutsch als auch in Englisch hinterlegt werden. 

Mit dem neuen Angebots-Feature wird die Lösung von ZEIT.IO umfangreicher und kompletter. Unsere Kunden können jetzt Angebote und Rechnungen in einem Tool verwalten und brauchen kein weiteres Tool mehr für Angebote. Angebote können in Projekte und Rechnungen umgewandelt werden. So kommt man von der Angebotserstellung bis zur Rechnung in Sekunden!