Als ich Ende 2020 mit ZEIT.IO angefangen habe, war ZEIT.IO ein Tool in dem Agenturen ihre Freiberufler verwalten konnten. Samt Verträge, Zeiterfassung, Genehmigungsprozess und Rechnungsabwicklung. Mit steigender Nutzung kam von Kunden der Wunsch auf auch ihre Festangestellten darüber verwalten können. Aus dem Grund wurde vor einigen Wochen der neue Kontext-Switch eingeführt. Festangestellte Mitarbeiter haben ein anderes Menü als Freiberufler. Einige Menüpunkte waren bis vor kurzen noch provisorisch. Seit dieser Woche sind alle Feature für Festangestellte komplett! Festangestellte Benutzer können jetzt über ZEIT.IO auch Urlaube und Krankenmeldungen einreichen.

In dem ZEIT.IO Vertrag sind auch die vereinbarten Urlaubstage pro Jahr festgehalten. Für festangestellte Mitarbeiter(innen) erscheint jetzt im Hauptmenü direkt der Punkt "Urlaub". Hier sind immer die nächsten 5 Feiertage sichtbar, sowie die eingereichten Urlaube. Die Feiertage richten sich immer nach dem Bundesland des Arbeitgebers. In Deutschland gelten für Festangestellte immer die Feiertage von dem Bundesland, in dem der Arbeitgeber seinen Firmensitz hat. Wenn die Firma mehrere Standorte hat dann gelten die Feiertage von dem Bundesland in dem der Standort sich befindet. 

Hier kann man entweder einen halben Tag, ganzen Tag oder gleich mehrere Urlaubstage einreichen. Wenn der Urlaub eingereicht ist dann werden die Arbeitgeber (Personalverantwortlichen / Vorgesetzten / Abteilungsleiter) über den Urlaub via E-Mail informiert und können den Urlaubsantrag kommentieren, ablehnen oder genehmigen. In jedem Fall wird der Arbeitnehmer über den aktuellen Status des Antrages ebenfalls via E-Mail informiert. 

ZEIT.IO stellt natürlich sicher das nicht mehr Urlaubstage eingereicht werden als im Vertrag vereinbart sind. Ausserdem stellt ZEIT.IO auch sicher das keine überschneidenden Urlaube eingereicht werden. Wenn der Urlaub über mehrere Wochen geht dann werden natürlich nur die darin enthaltenen Arbeitstage als Urlaubstage gezählt. Wochenenden und Feiertag werden natürlich abgezogen. 

Ausserdem kann der/die Mitarbeiter(in) immer sehen wie viele Urlaubstage noch übrig sind. 

Krankmeldung ist jetzt eines der Hauptmenüpunkte für festangestellte Mitarbeiter(innen). Der Mitarbeiter kann hier ebenfalls einen halben Tag, ganzen Tag oder mehrere Krankentage eintragen. Optional ist es möglich eine PDF Datei oder ein Bild (.JPG, .PNG) zur Krankmeldung mit hochzuladen. Wie z.B. einen eingescannten Krankenschein vom Hausarzt. Krankmeldungen werden aktuell immer automatisch genehmigt und die Arbeitgeber (Personalverantwortlichen / Vorgesetzten / Abteilungsleiter) werden sofort via E-Mail über die Krankmeldung informiert.

Wenn mit der Krankmeldung etwas nicht stimmt, können die Orga-Admins (Arbeitgeber) die Krankmeldung aus dem System löschen. Was allerdings nicht die Regel sein sollte. 

Abhängig von der vereinbarten Wochenarbeitszeit im Vertrag, berechnet ZEIT.IO für jeden Benutzer pro Monat die individuelle Sollarbeitszeit. Feiertage, Urlaube und Krankentage werden davon selbstverständlich abgezogen. Wenn man jetzt auf "Zeiten" navigiert dann kriegt man jetzt immer die Sollarbeitszeit für den ausgewählten Zeitraum angezeigt.

In dem Beispiel oben kann man sehen das die Sollarbeitszeit für die aktuelle Woche bei 40 Stunden liegt und bisher wurden 4 Stunden gebucht. Wenn in der Woche ein Feiertag liegen würde dann wäre die Sollarbeitszeit nur noch bei 32 Stunden.

Wenn man im Hauptmenü auf "Verträge" klickt und zu seinem aktuellen Vertrag navigiert dann wird man im Vertrag jetzt einen neuen Karteireiter "Arbeitszeiten" sehen. Hier kann man auf einen Blick sehen wieviele Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Krankentag und Feiertage man pro Monat hatte.

In dem Beispiel oben kann man sehen das der Benutzer in den Monaten März, April und Mai ein paar Überstunden angesammelt hat. Für den aktuellen Monat Juni liegt die Sollarbeitszeit bei 100 Stunden, 33,75 Stunden wurden schon gebucht und 66,25 Stunden sind noch offen. So kann man auf einem Blick sehen in welchen Monaten man Überstunden, bzw. Unterstunden hatte. 

Als Admin einer Organisation kann man jetzt unter dem Hauptmenüpunkt "Benutzer" alle Urlaube und Krankentage seiner Mitarbeiter einsehen. Ausserdem gibt es einen Karteireiter für Arbeitsstunden in dem man für einen ausgewählten Monat, auf einen Blick sehen kann welche Mitarbeiter wie viele Überstunden haben.

In dem Beispiel oben kann man gut sehen das 3 Mitarbeiter im Mai mehr gearbeitet haben als sie sollten. Die anderen Mitarbeiter haben zu wenig gearbeitet. Das ganze gibt es natürlich auch mit einer Jahresansicht.

Probieren Sie die neuen Features gerne aus geben Sie bitte Feedback.
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