Mitarbeiter in Teams verwalten und Aufgaben delegieren

ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Genehmigte Projektzeiten können automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden. Die automatisch erstellten Ausgangsrechnungen und Gutschriften sind valide E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD Standard. Das E-Rechnungs-Format XRechnung wird natürlich ebenfalls unterstützt!

Ursprünglich wurde ZEIT.IO für die Verwaltung von Freiberuflern verwendet. Allerdings kamen dann auch recht schnell HR Features für die Verwaltung von festangestellten Mitarbeitern dazu. Features wie Arbeitszeiterfassung, Überstundenkonten und die Verwaltung von Urlauben und Krankentagen. Bei vielen kleinen Unternehmen genehmigen die Geschäftsführer alle Urlaubsanträge. Die Geschäftsführer haben in der Regel Admin-Rechte für Ihre ZEIT.IO-Organisation und können somit auch alle Zeiten, Urlaube, Krankmeldungen und andere Daten der Mitarbeiter einsehen. 

Wenn die Firma wächst, dann bilden sich ganz natürlich organisatorische Teams, wie z.B. Marketing, Vertrieb, Entwicklung, etc.. Diese organisatorischen Einheiten können jetzt auch in ZEIT.IO abgebildet werden. Ein ZEIT.IO Team kann sich aus beliebig vielen festangestellten und freiberuflichen Mitarbeitern zusammensetzen. Die Rolle des "Teamleiters" kann optional jedem Mitglied zugewiesen werden. Teamleiter haben eine erweiterte Ansicht auf ihr Team und können alle Zeiten der anderen Teammitglieder einsehen und nach verschiedenen Kriterien filtern und gruppieren. Urlaubsanfragen von Team-Mitgliedern gehen automatisch an alle Teamleiter aus dem Team und die Teamleiter sind verantwortlich für die Genehmigung von Urlaubsanträgen.

Um ein neues Team anzulegen, sollten Sie Admin-Rechte für Ihre ZEIT.IO Organisation haben. Navigieren Sie dann in der Organisation zum Dashboard. Unter der Überschrift Benutzer, gibt es jetzt auch einen Punkt für Teams. Dann einfach auf "Teams" klicken.

Auf der Teams-Seite können Sie alle Teams einsehen und auch ein neue Teams anlegen.

Um ein neues Team anzulegen, klicken Sie einfach auf den Button "Neues Team anlegen". Jedes Team braucht natürlich zwingend einen Namen. Optional kann auch eine Team-E-Mail-Adresse hinterlegt werden. In den meisten Fällen ist das eine Verteiler-Adresse, in der alle Team-Mitglieder enthalten sind.

Es gibt disziplinarische Teams und nicht disziplinarische Teams. Der Unterschied ist, dass bei disziplinarischen Teams die Teamleiter für Urlaubsanträge im Team zuständig sind. Bei nicht disziplinarischen Teams ist das nicht der Fall! Eine Person kann grundsätzlich Mitglied in verschiedenen Teams sein. Üblicherweise ist aber jede Person nur in einem disziplinarischen Team Mitglied. Wenn die Person Urlaub einreicht, dann erhalten die Teamleiter aus dem disziplinarischen Team die Anfrage und sind für Genehmigung/Ablehnung zuständig.

Jedes Team kann auch optional ein Fakturierbar-Ziel haben. Dieses Ziel gibt an, wie viel Prozent von alle gebuchten Zeiten des Teams abrechenbar sein sollten. Bei Beratungsunternehmen liegt dieses Ziel üblicherweise bei 80%. 

Wenn ein regulärer Mitarbeiter ein Mitglied in einem Team ist, dann erscheint für den Mitarbeiter der Punkt "Teams" im Hauptmenü. Unter dem Punkt kann die Person alle Teams einsehen, in der sie eine Mitgliedschaft hat.

In der Detailansicht kann das Mitglied alle anderen Mitglieder und deren E-Mail-Adressen einsehen. Außerdem ist der Teamleiter mit einer Krone markiert.

Teamleiter haben natürlich eine erweiterte Sicht auf die Teams. Teamleiter sehen alles, was normale Mitglieder auch sehen und zusätzlich haben sie noch Zugriff auf die Zeiten, Urlaubs- und Krankmeldungen des Teams. Für die verschiedenen Ansichten gibt es verschiedene Tabs innerhalb der Team-Detailansicht. So sieht z.B. die Sicht auf die gebuchten Zeiten des Teams aus:

Die gebuchten Zeiten des Teams können nach zahlreichen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Jede Gruppierung bietet auch eine andere visuelle Darstellung der Daten. Standardmäßig werden die Daten gruppiert nach TimeRecords und die Visualisierung zeigt an, wie viele Stunden an den jeweiligen Wochentagen gebucht wurden. Außerdem wird ein Fortschrittsbalken für das Fakturierbar-Ziel angezeigt. Wenn das Fakturierbar-Ziel des Teams (80%) erfüllt ist, wird der Balken grün.

In dem Tab "Arbeitszeiten (täglich)" sind die erfassten Zeiten tageweise zusammengefasst.

Wenn man in dieser Ansicht nach einen bestimmten Mitarbeiter filtert, dann wird auch das aktuelle Überstundenkonto des Mitarbeiters eingeblendet.

In dem Tab "Arbeitszeiten (Monatlich)" sind die gebuchten Zeiten monatlich akkumuliert.

Bei dieser Ansicht kann man als Zeitraum auch ein gesamtes Jahr auswählen. Dann sieht man auch, wie viele Stunden im Jahr noch erbracht werden müssen, um das Soll aus den Arbeitsverträgen zu erfüllen. Wenn man die Tabelle nach einem bestimmten Mitarbeiter filtert, dann wird angezeigt, wie viele Stunden der ausgewählte Mitarbeiter noch leisten muss, um das Soll aus dem Arbeitsvertrag zu erfüllen.

Bei dem Beispiel oben ist zu sehen, dass die jährliche Sollarbeitszeit vom ausgewählten Mitarbeiter 1912 Stunden beträgt für das Jahr 2025. Diese jährliche Sollarbeitszeit berücksichtigt alle Feiertage, Krankmeldungen und genehmigte Urlaube. Für die bessere Planung ist daher sinnvoll, wenn Mitarbeiter ihre jährlich zur Verfügung stehenden Urlaube möglichst früh einreichen. Außerdem ist in dem Screenshot oben zu sehen, dass der Mitarbeiter bereits 510,17 Stunden gearbeitet hat im aktuellen Jahr und dass noch 1401,83 Stunden ausstehen für das geplante Soll. 

Teamleiter werden via E-Mail über Urlaubsanträge aus ihren Teams informiert und können diese dann kommentieren, ablehnen oder genehmigen. Genehmigte Urlaube reduzieren die Sollarbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters entsprechend. 

Wenn ein Teamleiter einen Urlaubsantrag stellt, und dieser ist in keinem anderen Team als Mitglied enthalten, dann geht die Urlaubsanfrage an die Orga-Admins, in der Regel die Geschäftsführer der Organisation. 

Krankmeldungen müssen aktuell nicht genehmigt werden. Eine eingereichte Krankmeldung reduziert sofort die Sollarbeitszeit. Teamleiter werden über eingereichte Krankmeldungen via E-Mail informiert und können eingereichte Krankmeldungen auch wieder löschen, wenn Sie der Meinung sind, dass diese nicht rechtens sind. 

Mit diesem Team-Feature können Sie Mitarbeiter in Teams verwalten und Aufgaben delegieren. Operative Verwaltungsaufgaben können Sie damit gut weiter delegiert an die Teamleiter in den Teams. Probieren Sie es gerne aus und geben Sie uns gerne Feedback!