Verbindliche Lieferantenverträge – ohne Papier, ohne Unterschrift, mit lückenlosem Nachweis
Robert Reiz | October 15, 2026 | 09:18 UTC Laura ist CFO der Nordlicht Digital GmbH. Im März braucht ihr Team kurzfristig Verstärkung für einen Kundenrelaunch. Der Projektleiter ruft den Freelancer Jonas an, man einigt sich am Telefon, danach geht eine kurze E-Mail raus: „Wie besprochen, 95 € pro Stunde, Start am 1. April.“ Jonas antwortet mit „Passt, bin dabei“. Ein Vertrag – rechtlich völlig in Ordnung.
Acht Monate später liegt eine Rechnung über 105 € pro Stunde auf Lauras Tisch. Jonas erinnert sich an ein zweites Telefonat, in dem der höhere Satz für die Vor-Ort-Tage vereinbart worden sei. Außerdem stehen 22 Stunden darauf, die nie jemand freigegeben hat. Der Projektleiter, der damals telefoniert hat, ist inzwischen nicht mehr im Unternehmen. Die E-Mail existiert noch – aber sie sagt nichts über Vor-Ort-Tage, nichts über Zahlungsziele und nichts darüber, welche Stunden eigentlich abgerechnet werden dürfen.
Recht hat am Ende, wer es beweisen kann.
Mit ZEIT.IO schließen Sie Lieferantenverträge rechtlich verbindlich ab – ohne Papier und ohne handschriftliche Unterschrift. Jede Annahme ist lückenlos dokumentiert, und beide Seiten erhalten den vollständigen Vertrag als PDF.
Verträge brauchen im B2B keine Unterschrift
Ein weit verbreiteter Irrtum: Ein Vertrag gilt erst, wenn er auf Papier unterschrieben ist. Im deutschen Recht ist das Gegenteil die Regel. Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande (§§ 145 ff. BGB) – und das ist grundsätzlich an keine Form gebunden. Ein Angebot per E-Mail und eine Zusage per E-Mail sind ein wirksamer Vertrag. Ein Handschlag am Telefon ebenfalls.
Das gilt auch für die typische Zusammenarbeit mit Freelancern und Dienstleistern: Dienst- und Werkverträge zwischen Unternehmen sind formfrei. Eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht nötig – und auch keine qualifizierte elektronische Signatur.
Das Problem ist also nicht, ob ein Vertrag besteht. Das Problem ist, was genau vereinbart wurde – und ob Sie das im Streitfall belegen können. Denn wer sich auf eine Vereinbarung beruft, muss sie im Zweifel beweisen. Und genau da werden E-Mail und Telefon schwach:
- Telefonate hinterlassen keine Spur.
- E-Mail-Verläufe sind verstreut, unvollständig, weitergeleitet, manchmal gelöscht.
- Ein „Passt“ in einer E-Mail sagt nicht, auf welche Fassung des Angebots es sich bezieht.
- Wer genau auf „Antworten“ geklickt hat, lässt sich kaum nachvollziehen.
Was sich jetzt ändert
Die Annahme ist eine bewusste, eindeutige Erklärung
Ein Lieferantenvertrag in ZEIT.IO enthält alles, was die Zusammenarbeit ausmacht: Laufzeit, Kündigungsfrist, Projekt, Vergütung – Stundensatz oder Tagessatz, auf Wunsch mit bis zu vier Kategorien und eigenen Bezeichnungen wie „Remote“ oder „Vor Ort“ –, Zahlungsziel, Skonto und Gutschriftverfahren.
Der Lieferant nimmt dieses Angebot direkt in ZEIT.IO an. Dafür muss er aktiv das Kästchen „Ich akzeptiere dies als rechtlich bindend“ anhaken. Erst dann wird die Schaltfläche „Ich nehme dieses Angebot verbindlich an“ aktiv. Niemand kann später behaupten, er habe „nur mal reingeschaut“.
Hat der Lieferant die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, fragt ZEIT.IO bei der Annahme zusätzlich den „2FA Code“ ab. Damit ist belegt, dass wirklich der Kontoinhaber angenommen hat – und nicht jemand, der zufällig am offenen Laptop saß.
Jede Annahme wird lückenlos festgehalten
Mit der Annahme speichert ZEIT.IO am Vertrag:
- Datum und Uhrzeit der Annahme,
- wer angenommen hat – mit Namen und E-Mail-Adresse,
- die IP-Adresse und den verwendeten Browser.
Dazu kommt das Änderungsprotokoll des Vertrags: Wer hat wann welches Feld geändert, von welchem Wert auf welchen? Das Protokoll ist auf dem Vertrag im Reiter Auditlogs jederzeit einsehbar.
Der Vertrag als PDF – für beide Seiten
Sobald der Lieferant annimmt, erzeugt ZEIT.IO den Vertrag als PDF:
- Er beginnt mit dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer – jeweils mit vollständigem Namen und Anschrift.
- Er enthält alle vereinbarten Konditionen: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kündigungsfrist, Projekt, Vergütung, Zahlungsziel, Skonto, Gutschriftverfahren und Bankverbindung.
- Er nennt die eindeutige Vertrags-ID in ZEIT.IO sowie Zeitpunkt und Person der Annahme.
- Die Fußzeile ist dieselbe wie auf Ihren Rechnungen.
Interne Zahlen bleiben intern: Ihr Verkaufspreis an den Endkunden und Ihre Marge stehen nicht im PDF.
Der Lieferant erhält das PDF per E-Mail – als eigene Kopie, auch wenn er ZEIT.IO irgendwann nicht mehr nutzt. Die Person, die den Vertrag angelegt hat, bekommt es mit der Benachrichtigung über die Annahme ebenfalls zugeschickt, sofern sie noch Leserechte für Lieferantenverträge hat. Und auf der Vertragsseite steht es auf beiden Seiten jederzeit unter „Vertrag als PDF“ zum Download bereit.
Für Lieferantenverträge, die in den letzten 12 Monaten angenommen wurden, erzeugen wir das PDF nachträglich – ohne erneuten E-Mail-Versand.
Angenommen heißt: unveränderlich
Ein angenommener Vertrag lässt sich nicht mehr bearbeiten und nicht mehr löschen. Sonst würde der gespeicherte Vertrag nicht mehr beweisen, was tatsächlich angenommen wurde.
Ändert sich etwas – etwa der Stundensatz –, läuft das über einen Änderungsantrag, den der Lieferant wieder ausdrücklich annimmt. Danach wird das PDF mit den neuen Konditionen erzeugt und erneut verschickt; es zeigt, wann die Änderung angenommen wurde.
Klare Regel für die Abrechnung
Vertrag und PDF sagen es ausdrücklich: Zeiten und Spesen müssen auf ZEIT.IO erfasst werden. Vergütet werden nur auf ZEIT.IO genehmigte Zeiten und Spesen. Nicht genehmigte Zeiten und Spesen werden nicht vergütet.
Damit ist genau der Punkt geregelt, an dem es in Lauras Fall gekracht hat.
Was gleich bleibt
- Ihre Lieferanten brauchen keine Unterschrift, keinen Drucker und keinen Scanner.
- Der Ablauf für Sie als Auftraggeber bleibt derselbe: Vertrag anlegen, an den Lieferanten senden, fertig.
- Verträge mit Angestellten sind von diesen Änderungen nicht betroffen.
Eine ehrliche Einschränkung: Für einige wenige Vertragsarten schreibt das Gesetz eine besondere Form vor – zum Beispiel die Schriftform für die Arbeitnehmerüberlassung. Dafür ersetzt die Annahme in ZEIT.IO die vorgeschriebene Form nicht. Für die übliche Beauftragung von Freelancern und Dienstleistern gilt sie nicht. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; im Einzelfall hilft Ihre Rechtsberatung weiter.
Warum das wichtig ist
E-Mail und Telefon sind rechtlich ausreichend – aber im Streitfall ein schlechtes Archiv. Mit ZEIT.IO haben Sie zu jedem Lieferantenvertrag eine eindeutige Annahme, einen Zeitstempel, ein Änderungsprotokoll und ein PDF, das beide Seiten in der Hand halten. Wenn es darauf ankommt, legen Sie vor, statt zu suchen.
Und der Vertrag ist erst der Anfang: Auf derselben Plattform erfasst Ihr Lieferant seine Zeiten und Spesen, Ihr Team genehmigt sie, und auf Wunsch erstellt ZEIT.IO daraus automatisch die Gutschrift. Vom Angebot bis zur Zahlung – alles an einem Ort, alles nachvollziehbar.
Verbindlich ohne Papier. Nachweisbar bis zur letzten Stunde.