Orga-To-Orga: Jede Stunde kommt an, auch wenn das Projekt länger läuft

Robert Reiz | October 14, 2026 | 10:14 UTC

Orga-To-Orga-Projekte in ZEIT.IO: Projekt und Lieferantenverträge in einem Schritt verlängern. Ein Hinweis zeigt zu früh endende Verträge, nicht übertragene Stunden sehen beide Seiten – mit erneutem Versuch und E-Mail.

Ihr Projekt „Shop-Relaunch“ läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2026. Eine Partneragentur arbeitet über einen Lieferantenvertrag mit – gleiche Laufzeit, 1. Januar bis 31. Dezember. Die Agentur nutzt selbst ZEIT.IO, deshalb wurde das Projekt in ihre Organisation gespiegelt. Franz und Noel buchen dort ihre Stunden, und diese Stunden landen in Ihrem Projekt.

Im November verlängert Ihr Kunde das Projekt bis zum 15. Februar 2027. Sie ändern das Ende-Datum, und das gespiegelte Projekt bei der Agentur zieht mit. Was nicht mitzieht, ist der Lieferantenvertrag: Er endet weiterhin am 31. Dezember.

Im Januar arbeiten Franz und Noel weiter und buchen 40 Stunden in ihrem gespiegelten Projekt. Diese 40 Stunden kommen in Ihrem Projekt nie an – für Januar gibt es keinen gültigen Vertrag. Niemand bekommt eine Fehlermeldung, niemand eine E-Mail. Sie merken es im Februar, wenn die Rechnung der Agentur nicht zu Ihrem Timesheet passt.

Orga-To-Orga

Damit ist jetzt Schluss. Projekt, Lieferantenvertrag und gespiegeltes Projekt bleiben im Gleichschritt – und wenn ein Zeiteintrag trotzdem nicht übertragen werden kann, sehen es beide Seiten sofort.

Zur Erinnerung: Was ist ein gespiegeltes Projekt?

Wenn Sie einen Lieferantenvertrag mit einem Unternehmen abschließen, das eine eigene ZEIT.IO-Organisation hat, nennen wir das eine Orga-To-Orga-Zusammenarbeit. ZEIT.IO legt dabei bei Ihrem Lieferanten eine Kopie Ihres Projekts an – das gespiegelte Projekt. Die Leute Ihres Lieferanten erfassen dort ihre Zeiten, und jede Buchung wird automatisch in Ihr Projekt übertragen.

Das funktioniert nur an Tagen, für die es in Ihrem Projekt eine gültige Mitgliedschaft zum Lieferantenvertrag gibt. Außerhalb davon weiß eine Buchung nicht, wohin.

Was sich jetzt ändert

Das gespiegelte Projekt läuft nur so lange wie der Vertrag

Das gespiegelte Projekt beginnt und endet jetzt innerhalb des Lieferantenvertrags und der Mitgliedschaft des Lieferanten in Ihrem Projekt. Endet der Vertrag am 31. Dezember, endet auch das gespiegelte Projekt am 31. Dezember – selbst wenn Ihr eigenes Projekt länger läuft. Ihr Lieferant kann keine Tage mehr buchen, die Ihr Projekt ohnehin nicht annehmen könnte.

Das gilt unabhängig davon, wie das Projekt geändert wird: im Browser oder über die REST-API.

Projekt verlängern – und die Verträge gleich mit

Wenn Sie das Ende-Datum eines Projekts nach hinten verschieben, bietet ZEIT.IO schon heute an, die Mitgliedschaftsdaten anzupassen. Diese Seite zeigt jetzt unter „Lieferantenverträge“ auch die Verträge, die vor dem neuen Projektende auslaufen:

jeden Vertrag mit seinem aktuellen Ende-Datum und einem Link dorthin,
bereits ausgewählt, ein Klick genügt,
mit einem vorausgefüllten Grund – „Das Projekt Shop-Relaunch wurde bis zum 15.02.2027 verlängert.“ –, den Sie ändern können. Er wird bei jedem Vertrag als Verlängerungsgrund gespeichert und Ihrem Vertragspartner mitgeteilt.

Soll ein Vertrag nicht verlängert werden, nehmen Sie den Haken einfach heraus. Für die Verlängerung brauchen Sie weiterhin das Recht, Lieferantenverträge zu bearbeiten – ohne dieses Recht sehen Sie die Liste, aber keine Auswahlfelder.

Eine Vertragsverlängerung nimmt alles mit

Egal, wo Sie einen Lieferantenvertrag verlängern – im Projekt oder auf der Vertragsseite: ZEIT.IO verlängert jetzt auch die passenden Mitgliedschaften in Ihren Projekten, inklusive der zusätzlichen Tage, in denen Projektmitglieder nach Projektende noch Zeiten nacherfassen können. Das gespiegelte Projekt bei Ihrem Lieferanten wächst mit.

Mitgliedschaften, die Sie bewusst verkürzt haben, bleiben, wie sie sind.

Ein Hinweis, wenn ein Vertrag zu früh endet

Die Projektseite warnt jetzt vor jedem Lieferantenvertrag, der vor dem Projekt endet – bei Partneragenturen genauso wie bei Freelancern:

Diese Lieferantenverträge enden vor dem Projekt, das bis zum 15.02.2027 läuft. Nach dem Vertragsende können keine Zeiten mehr erfasst werden:

Zu jedem Vertrag steht dabei, warum das wichtig ist – „die Mitgliedschaft endet mit dem Vertrag“ oder „das gespiegelte Projekt des Lieferanten endet mit dem Vertrag, spätere Zeiten können nicht in dieses Projekt übernommen werden“ –, und direkt daneben der Link „Vertrag verlängern“.

Ist ein Vertrag bewusst ausgelaufen, klicken Sie auf „Ausblenden“. Er erscheint erst wieder, wenn sich sein Ende-Datum ändert. Verträge, die vor mehr als 90 Tagen geendet haben, tauchen gar nicht erst auf.

Nicht übertragene Stunden verschwinden nicht mehr

Kann eine Buchung trotzdem nicht übertragen werden – etwa weil der Lieferant an einem Tag ohne Mitgliedschaft bucht –, behält ZEIT.IO das jetzt im Blick:

Auf beiden Projektseiten zeigt ein roter Hinweis, wie viele Zeiteinträge betroffen sind, mit Datum, Name und Grund, zum Beispiel „keine Mitgliedschaft für den Lieferantenvertrag im übergeordneten Projekt an diesem Datum“.
Ein Klick behebt es: Sobald die Ursache beseitigt ist, versucht „Übertragung erneut starten“ es sofort noch einmal.
In den Zeitlisten und Timesheets sieht Ihr Lieferant an jedem betroffenen Eintrag ein Symbol: „Nicht an das übergeordnete Projekt übertragen: …“.
Per E-Mail: Wer in Ihrer Organisation das Projekt und den Lieferantenvertrag angelegt hat, erfährt, welche Einträge betroffen sind. Ist es dieselbe Person, kommt eine E-Mail, nicht zwei.
Automatisch: ZEIT.IO versucht jede fehlgeschlagene Übertragung einmal täglich erneut.

Keine Freigabeanfrage mit Lücken

Ihr Lieferant kann für ein Timesheet keine Freigabe mehr anfordern – und es Ihnen auch nicht weiterleiten –, solange einzelne Zeiteinträge noch nicht in Ihrem Projekt angekommen sind. Stattdessen sieht er, warum:

1 Zeiteintrag/Zeiteinträge konnten noch nicht an das übergeordnete Projekt übertragen werden. Sie müssen übertragen sein, bevor Sie die Freigabe anfordern können.

So geben Sie nie ein Timesheet frei, in dem still und leise Stunden fehlen.

Was jede Seite sieht

Ihr Lieferant bucht unter Umständen mit einem Delegationsnamen statt mit dem echten Namen eines Mitarbeiters. Daran ändert sich nichts: In Hinweisen und E-Mails sieht Ihre Organisation genau den Namen, den auch der übertragene Zeiteintrag trägt – nie mehr.

Die Liste der betroffenen Zeiteinträge (Datum, Name, Grund) sehen nur Personen, die Zeiteinträge sehen dürfen. Alle anderen sehen die Anzahl und den Button für den neuen Versuch.

Was gleich bleibt

Verträge werden nie hinter Ihrem Rücken verlängert. ZEIT.IO schlägt es vor, Sie entscheiden.
Ihre eigenen Mitarbeitenden buchen wie bisher. Alles hier betrifft Lieferantenverträge.
Projekte ohne Lieferanten bemerken von alldem nichts.
Die Ursache beheben Sie. ZEIT.IO kann einen Zeiteintrag erst übertragen, wenn es für den Tag einen gültigen Vertrag und eine Mitgliedschaft gibt – ein neuer Versuch ersetzt die Verlängerung nicht.

Warum das wichtig ist

In einer Zusammenarbeit zweier Unternehmen gibt es jede Stunde zweimal: einmal bei Ihrem Lieferanten und einmal in Ihrem Projekt. Solange beides übereinstimmt, denkt niemand darüber nach. Wenn nicht, zeigt es sich meist im ungünstigsten Moment – bei der Rechnung, nach der Freigabe oder im Gespräch mit Ihrem Kunden über Stunden, die niemand findet.

Jetzt laufen Ihre Verträge mit Ihren Projekten mit, eine Lücke fällt am Tag ihres Entstehens auf, und solange Stunden fehlen, wird nichts freigegeben oder weitergeleitet.

Jede Stunde Ihres Lieferanten kommt an – oder Sie wissen, warum nicht.