Ihr Artikelkatalog in Minuten in ZEIT.IO – statt an einem ganzen Nachmittag
Robert Reiz | October 20, 2026 | 06:35 UTC Lisa führt eine kleine Webagentur. Neben Projektstunden rechnet sie wiederkehrende Leistungen ab: Hosting-Pakete, Wartungspauschalen, Softwarelizenzen, einen monatlichen SEO-Report. Über die Jahre ist ihre Preisliste auf 45 Artikel gewachsen – gepflegt, wie so oft, in einer Tabelle.
Als Lisa ihre Rechnungsstellung auf ZEIT.IO umgestellt hat, musste sie jeden dieser 45 Artikel einzeln anlegen: Formular öffnen, Kennung, Name, Beschreibung, Preis und Einheit eintippen, speichern, nächster Artikel. Ihr Kollege Franz, der wenige Wochen später eine zweite Organisation für den Beratungszweig der Agentur eingerichtet hat, durfte dieselbe Arbeit noch einmal machen – für fast dieselbe Liste.
Artikel lassen sich jetzt per CSV-Datei importieren – genau im Format des Artikel-CSV-Exports.
Kurz zur Erinnerung: Artikel in ZEIT.IO
Artikel sind die wiederverwendbaren Rechnungspositionen Ihrer Organisation: ein Name, der auf der Rechnung erscheint, eine Beschreibung, ein Netto-Preis pro Einheit, eine Einheit und eine Standard-Menge. Beim Schreiben einer Rechnung wählen Sie den Artikel aus, statt die Position jedes Mal neu einzutippen.
Zwei Einstellungen machen Artikel zu mehr als einer Preisliste:
- Auf bestimmte Kunden beschränkt. Ein Artikel kann nur für ausgewählte Kunden verfügbar sein. Ist kein Kunde ausgewählt, steht er allen Kunden zur Verfügung. Lisas Paket „Hosting Premium“ etwa erscheint nur, wenn sie eine Rechnung für die beiden Kunden schreibt, die es tatsächlich gebucht haben – alle anderen bekommen es in der Auswahl gar nicht erst angezeigt.
- „Automatisch zu neuen Rechnungen hinzufügen.“ Ist diese Option gesetzt, fügt ZEIT.IO den Artikel jeder neuen Rechnung von selbst hinzu – auch Rechnungen aus der automatischen Rechnungsstellung, die als Entwurf vorbereitet werden. Zusammen mit einer Kundenbeschränkung ist das besonders praktisch: Lisas monatliche Hosting-Pauschale von 49 € ist auf den Kunden Müller GmbH beschränkt und wird automatisch hinzugefügt – sie steht also auf jeder neuen Rechnung an die Müller GmbH, und nur dort.
Beide Einstellungen sind jetzt Teil von Import und Export.
Was sich jetzt ändert
CSV-Import für Artikel
In der Artikelliste gibt es einen neuen Button „CSV Import“. Er führt zur Import-Seite, auf der Sie Ihre CSV-Datei auswählen. ZEIT.IO legt für jede Zeile einen Artikel an und meldet Ihnen pro Zeile, ob es geklappt hat. Schlägt eine Zeile fehl, sehen Sie die Zeilennummer und den Grund – die übrigen Artikel werden trotzdem angelegt. Sie korrigieren nur die betroffenen Zeilen und importieren sie erneut.
Für den Import brauchen Sie die Berechtigung, Artikel anzulegen und zu bearbeiten.
Das Importformat ist das Exportformat
Sie müssen kein neues Dateiformat lernen. Am einfachsten kommen Sie so zu einer Vorlage:
- Exportieren Sie Ihre Artikel über „CSV Export“ unter der Artikelliste.
- Öffnen Sie die Datei in Excel oder LibreOffice und ergänzen oder ändern Sie die Zeilen.
- Speichern Sie sie als CSV und laden Sie sie auf der Import-Seite hoch.
Damit dieser Kreislauf funktioniert, haben wir den Export erweitert. Er enthält jetzt jedes Feld eines Artikels:
- Kennung und Name (der Name ist neu im Export),
- Beschreibung,
- Preis – jetzt als reine Zahl in Ihrem Sprachformat, ohne Währungssymbol,
- Einheit, Menge und Kategorie,
- die Kunden, auf die der Artikel beschränkt ist (ihre Kennungen, durch Kommas getrennt – leer heißt „alle Kunden“),
- ob der Artikel automatisch zu neuen Rechnungen hinzugefügt wird.
Die Exportdatei trägt jetzt den Namen Ihrer Organisation, etwa LisaWeb_articles.csv.
Deutsche oder englische Datei? Egal
Der Export schreibt Spaltenüberschriften, Zahlen, Einheiten und Kategorien in der Sprache dessen, der exportiert. Der Import erkennt die Sprache an der Kopfzeile und liest die Datei entsprechend ein. Franz kann also einen Export importieren, den Lisa mit deutscher Einstellung erstellt hat – auch wenn sein eigenes ZEIT.IO auf Englisch läuft. Eine CSV-Datei, die kein Artikel-Export ist, wird abgelehnt, bevor irgendetwas angelegt wird:
„Diese Datei ist kein Artikel-Export. Bitte laden Sie eine CSV-Datei im Format des Artikel-CSV-Exports hoch.“
Worauf ZEIT.IO beim Import achtet
- Pflichtangaben: Kennung und Name.
- Keine Dubletten: Gibt es in Ihrer Organisation schon einen Artikel mit derselben Kennung – unabhängig von Groß- und Kleinschreibung –, wird die Zeile als Fehler gemeldet und nicht noch einmal angelegt. Eine versehentlich doppelt hochgeladene Datei richtet also keinen Schaden an.
- Nur bekannte Kunden: Nennt eine Zeile eine Kundenkennung, die es in Ihrer Organisation nicht gibt, wird die Zeile abgelehnt und der unbekannte Kunde benannt. So hängt kein Artikel an einem Kunden, den es nicht gibt – er würde sonst auf keiner Rechnung je auftauchen.
- Gültige Werte: Preis und Menge müssen Zahlen sein, Einheit und Kategorie müssen ZEIT.IO bekannt sein.
Kunden auf einen Blick in der Artikelliste
Die Artikelliste hat eine neue Spalte „Kunden“, die zeigt, auf welche Kunden ein Artikel beschränkt ist, und einen neuen Filter „Kunden“. Wählen Sie einen Kunden aus, sehen Sie genau die Artikel, die für ihn reserviert sind. Der Filter wirkt auch auf Sortierung, Seitenwechsel und den CSV-Export – ein schneller Weg, die Artikel eines Kunden als Vorlage zu exportieren.
Neu in der API: POST /api/v1/org/product_items
Der Import nutzt im Hintergrund einen neuen, öffentlichen API-Endpunkt. Den können Sie auch direkt verwenden – etwa um Artikel automatisch aus Ihrem Shop oder ERP-System in ZEIT.IO anzulegen:
POST /api/v1/org/product_items
apiKey: ihr-api-key
Content-Type: application/json
{
"identifier": "hosting-pauschale",
"name": "Hosting-Pauschale",
"description": "Monatliches Hosting inkl. Backups",
"item_price": 4900,
"item_unit": "mon",
"amount": 1,
"category": "service",
"customers": ["MUELLER"],
"add_always": true
}
Gut zu wissen für Ihre Entwickler: Der Preis wird als ganze Zahl in Cent übergeben (4900 = 49,00 €). Eine bereits vorhandene Kennung beantwortet die API mit 409, fehlende oder ungültige Angaben und unbekannte Kunden mit 422 und einer Fehlermeldung. Der Endpunkt legt ausschließlich Artikel an; alle Parameter sind in der API-Dokumentation beschrieben.
Was gleich bleibt
- Der Import legt nur neue Artikel an. Bestehende Artikel werden nie geändert oder überschrieben – um einen Artikel zu ändern, bearbeiten Sie ihn wie gewohnt.
- Anlegen und Bearbeiten von Artikeln im Formular funktioniert genau wie bisher.
Warum das wichtig ist
Ihre Preisliste gibt es längst – in einer Tabelle, in einer anderen Organisation, in einem anderen Programm. Jetzt kommt sie mit einem einzigen Upload in ZEIT.IO, samt der Information, welche Artikel zu welchen Kunden gehören und welche automatisch auf jeder Rechnung landen sollen. Eine zweite Organisation einzurichten heißt künftig: exportieren, importieren, fertig. Und je weniger Sie von Hand abtippen, desto seltener steht ein falscher Preis auf der Rechnung.
Eine Datei, Ihr ganzer Katalog.