Budgetkontrolle über Firmengrenzen hinweg
Robert Reiz | October 09, 2026 | 04:09 UTC Ihr Projekt „UI/UX Relaunch" hat ein Stundenbudget von 160 Stunden. Überbuchen ist ausgeschlossen, so steht es im Angebot, so ist es in ZEIT.IO eingestellt. Am Projekt arbeiten Mike, Ihr eigener Angestellter, und eine Partneragentur, die Sie über einen Lieferantenvertrag angebunden haben. Die Agentur nutzt selbst ZEIT.IO – also wurde das Projekt automatisch in deren Organisation gespiegelt. Dort buchen Franz und Noel ihre Stunden, und die landen wie von Zauberhand auch in Ihrem Projekt.
Mike hat bis Mitte des Monats 100 Stunden gebucht. Franz und Noel sehen in ihrem gespiegelten Projekt davon nichts. Ihr Budget zeigt 160 freie Stunden an, also buchen sie 150 Stunden. Jede einzelne Buchung wird angenommen, denn aus Sicht des gespiegelten Projekts ist ja noch reichlich Platz.
Am Monatsende steht Ihr Projekt bei 250 von 160 Stunden. Das strikte Budget hat nicht gegriffen – weil die eine Hälfte des Teams die Buchungen der anderen Hälfte nie gesehen hat.
Das ist ab sofort behoben. Ein gespiegeltes Projekt kann nur noch so viele Stunden aufnehmen, wie im übergeordneten Projekt tatsächlich noch frei sind.
Kurz zur Erinnerung: Was ist ein gespiegeltes Projekt?
Wenn Sie einen Lieferantenvertrag mit einer Firma abschließen, die selbst eine ZEIT.IO-Organisation hat, sprechen wir von einer Orga-zu-Orga-Zusammenarbeit. Fügen Sie diesen Vertrag einem Ihrer Projekte hinzu, legt ZEIT.IO beim Lieferanten automatisch eine Kopie des Projekts an – das gespiegelte Projekt.
Der Lieferant verwaltet dort seine eigenen Leute: Er nimmt Mitarbeiter ins Projekt auf, diese buchen ihre Zeiten wie gewohnt. Jede Buchung wird anschließend in Ihr Projekt zurückgespiegelt, beim Lieferanten mit dessen Einkaufssatz, bei Ihnen mit Ihrem Verkaufssatz. Niemand muss Stundenzettel abtippen, niemand muss Excel-Listen abgleichen.
Das Stundenbudget wurde beim Spiegeln bisher einfach mitkopiert. Und genau da lag das Problem: Zwei Projekte mit demselben Budget, aber jedes zählte nur seine eigenen Stunden.
Was sich jetzt ändert
Das übergeordnete Projekt hat das letzte Wort
Bei jeder Buchung im gespiegelten Projekt prüft ZEIT.IO jetzt zwei Dinge:
- Reicht das eigene Stundenbudget des gespiegelten Projekts?
- Reicht das, was im übergeordneten Projekt noch frei ist?
Es gilt der kleinere der beiden Werte. Im Beispiel von oben heißt das: Nachdem Mike 100 Stunden gebucht hat, können Franz und Noel zusammen noch 60 Stunden buchen. Die Buchung, die darüber hinausgeht, wird abgelehnt – mit derselben Meldung, die Ihre eigenen Mitarbeiter bei einem ausgeschöpften Budget sehen: „Das verbleibende Stundenbudget reicht nicht mehr aus um ihre Buchung zu speichern."
Die freien Stunden des übergeordneten Projekts werden dabei im Moment der Buchung frisch ausgerechnet. Eine Buchung, die Mike vor fünf Minuten gemacht hat, ist also schon berücksichtigt.
Egal, auf welchem Weg gebucht wird
Die Prüfung greift überall, wo im gespiegelten Projekt Zeit erfasst wird:
- bei der manuellen Zeiterfassung im Browser,
- beim Start/Stopp-Timer,
- über die App und die REST-API,
- beim Hochladen von Stundenzetteln.
Es gibt keinen Seiteneingang, über den das Budget doch noch überschritten werden kann.
Mehrere Lieferanten teilen sich ein Budget
Arbeiten zwei Partneragenturen am selben Projekt, hat jede ihr eigenes gespiegeltes Projekt. Beide werden durch dasselbe übergeordnete Budget begrenzt. Bucht die erste Agentur 40 Stunden, sind diese 40 Stunden auch für die zweite Agentur weg – genau so, wie Sie es von einem gemeinsamen Budget erwarten.
Auch über mehrere Ebenen
Gibt Ihr Lieferant einen Teil der Arbeit an einen weiteren Subunternehmer weiter, der ebenfalls ZEIT.IO nutzt, entsteht eine Kette von gespiegelten Projekten. Auch hier gilt: Maßgeblich ist am Ende das Budget ganz oben – Ihr Projekt.
Was Ihr Lieferant sieht
Damit Franz und Noel nicht erst beim Speichern merken, dass das Budget knapp wird, zeigt das gespiegelte Projekt einen Hinweis an, sobald das übergeordnete Projekt der begrenzende Faktor ist:
⚠ Begrenzt durch das übergeordnete Projekt: 60,00 Stunden übrig
Der Hinweis erscheint auf der Projektseite direkt unter den verbleibenden Stunden und im Tooltip des Budget-Fortschrittsbalkens. Hier ein Beispiel:
Wichtig zu wissen: Ihr Lieferant sieht damit, wie viele Stunden in Ihrem Projekt insgesamt noch frei sind. Er sieht nicht, wer diese Stunden gebucht hat, keine einzelnen Buchungen und keine Stundensätze – nur die eine Zahl, die er braucht, um seine Arbeit zu planen.
Was gleich bleibt
- Projekte mit erlaubter Überbuchung sind nicht betroffen. Ist im übergeordneten Projekt „Überbuchung erlaubt" aktiviert, begrenzt es das gespiegelte Projekt nicht.
- Projekte ohne Stundenbudget begrenzen ebenfalls nichts.
- Ihre eigenen Mitarbeiter buchen wie bisher. Die Änderung betrifft ausschließlich gespiegelte Projekte.
- Bereits erfasste Zeiten bleiben unangetastet. Wurde ein Projekt in der Vergangenheit schon überbucht, löscht ZEIT.IO keine Buchungen nachträglich – es verhindert nur, dass weitere hinzukommen.
- Das eigene Budget des gespiegelten Projekts gilt weiterhin. Hat Ihr Lieferant für sein Projekt ein niedrigeres Limit hinterlegt, bleibt dieses Limit bestehen.
Warum das wichtig ist
Ein strikt eingestelltes Stundenbudget ist ein Versprechen – meistens an Ihren Kunden. Es steht im Angebot, im Rahmenvertrag oder in der Bestellung. Wird es überschritten, haben Sie am Monatsende die Wahl zwischen zwei unangenehmen Gesprächen: mit dem Kunden über eine Nachforderung, die er nicht bestellt hat, oder mit dem Lieferanten über Stunden, die Sie nicht weiterberechnen können.
Bisher war genau die Konstellation am anfälligsten, in der mehrere Firmen an einem Projekt zusammenarbeiten – also dort, wo der Überblick ohnehin am schwersten fällt. Jetzt gilt Ihr Budget für alle, die darauf buchen, egal in welcher Organisation sie sitzen.
160 Stunden sind wieder 160 Stunden.