ZEIT.IO - SAP ByD Integration für Mitarbeiter
Robert Reiz Robert Reiz / February 23, 2022 - 13:32 UTC / de
ZEIT.IO ist eine Platform für digitale Zeiterfassung und Rechnungserstellung. Seit einigen Monaten gibt es auch eine direkte Integration mit SAP Business ByDesign. Dieser Artikel beschreibt die Nutzung der Zeiterfassung für den Benutzer/Mitarbeiter. Dieser Artikel beschreibt nicht wie man ein ZEIT.IO Projekte mit SAP ByD verknüpft. 

Zustand bisher - Zeiterfassung über Excel

Als externer Projekt-Mitarbeiter haben Sie bisher eine Excel Datei von ihrem Team Lead erhalten, mit vorausgefüllten Tätigkeitsnummern aus SAP ByD und Sie mussten ihre Zeiten in Excel erfassen. Am Ende des Monats mussten Sie die Excel Datei ausdrucken, von ihrem Vorgesetzten unterschreiben lassen und die Excel Datei an eine bestimmte Person schicken, welche über ein spezielles Excel AddOn, die gebuchten Zeiten in das SAP ByD übertragen hat. 
Sowohl die Zeiterfassung über Excel, als auch der manuelle Genehmigungsprozess fallen jetzt komplett weg! 

Neuer Prozess ohne Excel

Ein Projekt auf ZEIT.IO kann optional auch Aktivitäten haben, auf die Mitarbeiter ihre Zeiten buchen können. Jetzt besteht die Möglichkeit ein Projekt auf ZEIT.IO mit einer SAP Personalnummer zu verknüpfen. Wenn das der Fall ist, dann werden alle Tätigkeiten (Aufgaben/Tasks) des Mitarbeiters aus dem SAP ByD in ZEIT.IO als Aktivitäten überführt. Das ganze geschieht übrigens in Echtzeit. Wenn dem Mitarbeiter in SAP andere Tätigkeiten zugewiesen werden dann sind ein paar Sekunden später auch die Aktivitäten in ZEIT.IO aktualisiert und reflektieren somit immer den aktuellen Stand aus dem SAP System!

ZEIT.IO - SAP ByD Integration


Wenn Sie als externer Projekt-Mitarbeiter einen aktiven Vertrag auf ZEIT.IO haben UND ihr Projekt richtig konfiguriert ist dann müssen Sie nichts weiter machen als ihre Zeiten zu buchen. Dazu können Sie jederzeit auf das Stop Icon im Timer klicken:


ZEIT.IO stop icon


Daraufhin öffnet sich ein modales Fenster, welches ungefähr so aussieht:

ZEIT.IO Zeiterfassung


Hier sehen Sie, unter anderem, ein Dropdownmenü für die Projektauswahl und ein Dropdown für ihren Stundenlohn. Wenn Sie mehrere Stundenlöhne haben, z.B. für Remote und für vor Ort, dann können Sie hier auch auswählen mit welchem Stundenlohn Sie buchen wollen. Wenn Sie das Dropdownmenü für das Projekt aufklappen dann sollten Sie das Projekt und die Aktivitäten sehen. In dem Beispiel hier, haben Sie nur ein Projekt zur Auswahl, mit 8 Aktivitäten. Das Projekt heist "EGov_2022_06" und die Aktivitäten sind "Umsetzung", "Produktivrelease", etc..

ZEIT.IO Projektauswahl


Jede Aktivität hier entspricht einem Task aus dem SAP ByD Systems. Wenn sich ihre Tasks in SAP ändern, dann ändern sich auch ihre  Aktivitäten in ZEIT.IO. In Echtzeit!

Bitte buchen Sie ihre Zeiten täglich! Hierdurch werden auch die Projektbudgets täglich aktualisiert und Sie können auch direkt einsehen welchen Umsatz sie bisher erwirtschaftet haben.

ZEIT.IO Umsatz


Das System lässt keine Überbuchung von Budgets zu. Wenn Sie für 4 Wochen Zeiten nach erfassen wollen/müssen, dann kann es sein das nicht alle Zeiten angenommen werden wenn das Budget vorher voll ausgereizt ist.

Am Monatsende müssen Sie Genehmigung für ihre gebuchten Zeiten beantragen. Dafür navigieren Sie bitte zum Hauptmenü "Zeiten" und klicken auf den Button "Genehmigung anfordern".

ZEIT.IO Genehmigung anfordern


Auf der nächsten Seite können Sie das Projekt und einen Zeitraum auswählen, für den sie Genehmigung beantragen wollen. 

Genehmigung beantragen


Alle gebuchten, und noch nicht genehmigten Zeiten, für die Auswahl, werden auf die Liste gesetzt. Sie können optional noch einen Kommentar hinterlegen und schließlich die Genehmigung beantragen.

Mit dem Klick auf "Genehmigung beantragen" wird ein neues Timesheet eröffnet mit ihren eingereichten Zeiten. Ihr Team Lead wird via E-Mail darüber informiert das sie ein neues Timesheet eingereicht haben. Der Team Lead kann das Timesheet kommentieren, genehmigen oder ablehnen. Wenn das Timesheet genehmigt wird dann werden ihre gebuchten Zeiten in das SAP ByD übertragen und der Genehmigungsprozess ist abgeschlossen!

Wenn Sie am Gutschriftverfahren teilnehmen dann wird, nach der Genehmigung des Timesheets, eine Gutschrift für ihre genehmigten Stunden generiert. Sie erhalten dann eine E-Mail mit der PDF Gutschrift und können Die PDF Gutschrift auch jederzeit in ihrem ZEIT.IO Konto einsehen und herunterladen.

Es gibt auch eine ZEIT.IO Chrome Extension, mit der Sie unabhängig von der Webseite ihre Zeiten erfassen können. Für weitere Integration können Sie auch die ZEIT.IO API nutzen.

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