Zwei Varianten, um ihr Agentur-Geschäft zu automatisieren

Robert Reiz | 22. Januar 2023 | 08:44 UTC

ZEIT.IO ist eine Plattform, auf der Sie ihre Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten können. ZEIT.IO digitalisiert Geschäftsprozesse von Agenturen, die nach Time & Material fakturieren. Dazu zählen Vertragswesen, Budgetüberwachung, Zeiterfassung, ein Genehmigungsprozess (in der auch Ihr Kunde eingebunden werden kann) und ein Rechnungsmodul, das automatisch Rechnungen/Gutschriften erstellen kann.

Voll automatisierter Prozess

Im Idealfall ist Ihr Kunde als Genehmiger auf ZEIT.IO hinterlegt und genehmigt die gebuchten Zeiten der Experten direkt auf ZEIT.IO. Dann kann der vollautomatisierte Prozess zum Einsatz kommen, der wie folgt aussieht:

Die Automatisierung von Time & Material Projekten

In der Abbildung oben startet der Experte (BP) den Prozess, indem er Genehmigung anfordert für seine gebuchten Zeiten. Das löst eine E-Mail an den Genehmiger im Projekt aus. Im Idealfall ist der Genehmiger ein Team-Lead oder Projektleiter direkt beim Kunden. Diese Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Timesheet, welches genehmigt werden muss. Nach der Genehmigung erhält der Experte sofort eine Gutschrift für die genehmigten Leistungen. Dieser Prozessschritt entfällt, wenn der Experte kein Lieferant (Freiberufler, Subunternehmer) ist. Außerdem werden nach der Freigabe des Timesheets die genehmigten Zeiten automatisch abgerechnet. Es wird automatisch eine Ausgangsrechnung erstellt und an den Kunden versendet! Wenn das SAP System des Kunden angebunden ist, dann werden die genehmigten Zeiten auch sofort in das SAP System des Kunden übertragen.

Dieser vollautomatisierte Prozess spart pro Experte und Monat bis zu 4 Stunden im Backoffice ein. Sie müssen dafür nur das Projekt korrekt aufsetzen und Ihren Kunden dazu bringen, die Timesheets direkt auf ZEIT.IO zu genehmigen.

Halb automatisierter Prozess

Wenn Sie viele große Kunden haben, dann werden Sie zu Beginn wahrscheinlich nicht jeden Kunden von der voll digitalisierten und automatisierten Lösung überzeugen können. Gerade die großen Traditionsunternehmen sind etwas zurückhaltend bei der Digitalisierung. Deshalb gibt es auch einen halbautomatischen Prozess. Dieser sieht wie folgt aus:

Halbautomatischer Freigabeprozess auf ZEIT.IO

Wenn Sie das Projekt aufsetzen für einen halb-automatisierten Freigabeprozess, dann können Sie bei der Projekt-Mitgliedschaft des Experten anklicken, dass der Experte einen unterschriebenen Leistungsnachweis hochladen muss. Das Formular dafür sieht wie folgt aus:

Wenn Sie die Checkbox bei der letzten Option aktivieren, dann erscheint ein weiteres Auswahlfeld, in dem Sie ein PDF Format für die Genehmigung auswählen müssen. Aktuell gibt es diese drei Optionen:

Standard: Das ZEIT.IO Standard-Format für einen Timesheet-PDF-Export. Mit zwei Unterschriftsfeldern für Experte und Kunde.
EVB-IT: Das Format für Zeitnachweise beim Bund (BRD). Herausgegeben von der Bundesregierung für Informationstechnik. Diese Vorlage ist für Sie relevant, wenn Sie Projekte mit dem Bund, bzw. öffentlichen Behörden machen.
Continental Automotiv GmbH: Die Standardvorlage von Continental Automotiv für Leistungsnachweise.

Wenn der Experte seine Zeiten erfasst hat und am Monatsende die Genehmigung beantragt, dann werden die gebuchten Zeiten in das ausgewählte Format transformiert. Es wird eine PDF mit dem ausgewählten Format erstellt, welches die gebuchten Zeiten des Experten enthält. Diese PDF-Datei wird via E-Mail an den Experten geschickt, mit Anweisungen für die nächsten Schritte. Diese E-Mail sieht so aus:

E-Mail an Experten mit Anweisungen zum LNW

Der Experte muss jetzt, je nach Vorlage, eine oder mehrere Unterschriften einholen. Das können auch digitale Unterschriften auf der PDF sein. In vielen Fällen wird aber die PDF noch ausgedruckt, manuell unterschrieben und wieder eingescannt. Auf jeden Fall muss der Experte den unterschriebenen LNW (Leistungsnachweis) wieder bei ZEIT.IO hochladen. Der Link zum Upload befindet sich auch gleich in der E-Mail. Nachdem Upload erhält der Experte dann die folgende Meldung:

Erfolgsmeldung nach Upload von unterschriebenem LNW (Leistungsnachweis)

Damit weiß der Experte, dass alles geklappt hat und dass noch die finale Genehmigung durch die Agentur aussteht. Ein Mitarbeiter von der Agentur (Backoffice) muss jetzt das Timesheet prüfen. Folgende Punkte sollten geprüft werden:

Stimmt die Summe der Zeiten auf dem unterschriebenen LNW überein mit der Summe der Zeiten auf dem ZEIT.IO Timesheet? Wenn diese voneinander abweichen, dann darf das Timesheet nicht final genehmigt werden. Für die Generierung der Gutschrift werden immer die Daten aus dem ZEIT.IO Timesheet herangezogen.
Sind alle Unterschriften auf dem LNW vorhanden, die vorhanden sein müssen.

Wenn soweit alles korrekt ist, dann kann das Timesheet final genehmigt werden. Damit wird dann auch wieder die automatische Prozesskette angestoßen:

Es wird eine Gutschrift generiert für das genehmigte Timesheet und an den Experten gesendet.
Es wird eine Ausgangsrechnung generiert und an den Kunden gesendet.
Die genehmigten Zeiten werden in das SAP System des Kunden übertragen, wenn das SAP des Kunden verbunden ist.

Bei diesem halb-automatisierten Prozess wird der Experte von ZEIT.IO geführt. Der Experte muss sich nicht mehr selbst eine PDF Datei zum Timesheet herunterladen. Die richtige PDF-Datei, mit Anweisungen, wird dem Experten zugeschickt. Und der Experte muss auch nicht lange im Portal nach der Stelle suchen, wo er den unterschriebenen LNW hochladen muss. Das sind alles potentielle Fehlerquellen, die durch diesen neuen Prozess eliminiert werden.