Rechnungen empfangen mit dem E-Rechnungs-Postfach

Seit dem 1. Januar 2025 besteht in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung. Bei B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands müssen E-Rechnungen nach EN 16931 gestellt werden. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist bis 2027, bzw. 2028, abhängig vom Jahresumsatz des Unternehmens. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es allerdings keine Übergangsfrist!

Unternehmen, Freiberufler und Solo-Selbständige sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und zu archivieren. Solche E-Rechnungen dürfen nicht mehr abgelehnt werden, und Empfänger haben keinen Anspruch auf eine alternative Rechnungsform – sofern die Rechnung der EU-Norm EN 16931 entspricht! Die folgenden Rechnungsformate sind alle EN 16931 konform und dürfen in Deutschland nicht abgelehnt werden. 

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein sogenanntes hybrides Rechnungsformat, weil es aus zwei Komponenten besteht. Eine ZUGFeRD Rechnung besteht immer aus einer XML Datei, die in eine PDF-A3 Datei eingebettet ist, wobei die XML immer das führende System ist. Das deutsche ZUGFeRD Format ist übrigens zu 100% kompatibel mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X. 
Bei den anderen zwei Rechnungsformaten handelt es sich um reine XML Formate. Das sind E-Rechnungen, die zu 100% aus XML bestehen und keine eigene Bildansicht haben. 

Genau wie herkömmliche PDF-Rechnungen geprüft werden müssen, ob sie alle Pflichtangaben enthalten, müssen auch E-Rechnungen geprüft (validiert) werden. Wenn eine herkömmliche PDF-Rechnung keine fortlaufende Rechnungsnummer oder kein Rechnungsdatum hat, dann ist sie ungültig und muss abgelehnt werden. Dasselbe gilt auch für E-Rechnungen, nur dass hier die Prüfung etwas komplexer ist. Abhängig davon, wie die E-Rechnung aufgebaut ist, müssen unter Umständen mehrere hundert Attribute geprüft werden. Empfangene E-Rechnungen müssen validiert werden auf ihre syntaktische Korrektheit. Der Rechnungseingang von ZEIT.IO kann E-Rechnungen validieren und zeigt Ihnen an, ob die E-Rechnung fehlerfrei ist oder besser abgelehnt werden sollte. 

Laut BMF ist bei einer E-Rechnung immer die XML das führende Format. Selbst bei einer ZUGFeRD Rechnung, die eine Bildansicht als PDF hat. Das bedeutet, dass man seine Entscheidungen immer auf die Daten in der XML stützen muss. Da die meisten Menschen aber mit XML nichts anfangen können, braucht man auf jeden Fall ein Tool, das die Informationen in der XML visuell darstellt. Der Rechnungseingang von ZEIT.IO kann E-Rechnungen nicht nur validieren, sondern auch visualisieren. Sie bekommen damit alle Informationen aus der XML graphisch dargestellt und können somit sofort alle Informationen sehen. 

Die Pflicht zur Archivierung ist nicht neu! Die Pflicht, Rechnungsdokumente 10 Jahre revisionssicher speichern zu müssen, besteht bereits seit 2015. Diese Pflicht gilt jetzt natürlich auch für E-Rechnungen. ZEIT.IO bietet auch einen revisionssicheren Speicher an für Rechnungsdokumente. 

Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es vom Gesetzgeber keine besonderen Vorgaben. Sie können E-Rechnungen via E-Mail, FTP oder geteilten Netzwerklaufwerken empfangen. Das steht dem Absender frei. Allerdings sollte man darauf achten, dass der Übertragungsweg verschlüsselt ist.
Sie können E-Rechnungen einfach via Drag & Drop auf den ZEIT.IO Rechnungseingang ziehen und erhalten innerhalb von wenigen Sekunden einen Validierungsreport und eine Visualisierung. 

ZEIT.IO bietet sowohl für Firmen als auch für Freiberufler ein E-Rechnungs-Postfach an. Dies ist eine gesondert E-Mail-Adresse welche auf den Empfang von E-Rechnungen spezialisiert ist. Rechnungen die über das Postfach empfangen werden, landen automatisch im Rechnungseingang von ZEIT.IO und werden dort validiert und visualisiert. Und wenn genehmigt dann auch langzeit-archiviert. 

Hierbei handelt es sich nicht um eine E-Mail-Adresse die Sie in Ihren E-Mail-Client konfigurieren müssen. Das E-Rechnungs-Postfach von ZEIT.IO ist ein sogenanntes "weiterleitungs Postfach". Eingehende Rechnungen werden geprüft und mit einer Zusatzinformation an eine vorher hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet. Außerdem kann konfiguriert werden das der Absender eine Empfangsbestätigung erhält.

Gehen wir davon aus das Sie sich das E-Rechnungs-Postfach "rechnungseingang@agency-one.zeit.io" konfiguriert haben. Als Weiterleitungs-Adresse habe Sie ihre eigenen E-Mail Adresse hinterlegt, z.B. "max.mustermann@agency-one.com". Nun schickt Ihnen ein Lieferant eine fehlerhafte E-Rechnung an ihr E-Rechnungs-Postfach "rechnungseingang@agency-one.zeit.io". Die E-Rechnung wird aus der E-Mail heraus extrahiert, in Ihrem ZEIT.IO Rechnungseingang gespeichert und ein Validierungs-Report wird erstellt. Die empfangene Original-E-Mail wird mit einer Nachricht von ZEIT.IO angereichert und and max.mustermann@agency-one.com weitergeleitet. Diese weitergeleitete Nachricht kann z.B. so aussehen:

Sie bekommen die Original-Nachricht, samt Anhang, weitergeleitet. Allerdings enthält die weitergeleitete E-Mail auch die Info, dass die Rechnung im Anhang keine valide E-Rechnung ist, da sie 4 Fehler enthält. Wenn Sie auf den Link in der roten Box klicken, dann gelangen Sie zu der Eingangsrechnung auf ZEIT.IO und können den vollständigen Validierungsreport einsehen.

Damit erhalten Sie direkt in Ihrem Posteingang die Info ob es sich bei der Rechnung um eine E-Rechnung handelt oder nicht und wenn es eine E-Rechnung ist dann erhalten Sie auch sofort die Info ob diese valide ist oder nicht!

Wenn Sie in Ihrem E-Rechnungs-Postfach die Empfangsbestätigung aktiviert haben, dann müssen Sie noch nicht mal den Lieferanten über die fehlerhafte E-Rechnung informieren, weil dies schon automatisch passiert ist. Wenn die Empfangsbestätigung aktiviert ist dann erhält der Absender eine Empfangsbestätigung mit einem Validierungsreport. Bei einer nicht validen E-Rechnung kann das z.B. so aussehen:

Dadurch wird der Absender automatisch darüber informiert, das die gesendete E-Rechnung nicht valide ist und abgelehnt werden muss. Der Absender erhält in der E-Mail auch gleich den Validierungsreport und kann dadurch nachvollziehen warum die Rechnung abgelehnt werden muss vom Empfänger. 

Die Texte in den so versendeten Weiterleitungen und Empfangsbestätigungen unterscheiden sich je nach Fall: 

Die Empfangsbestätigungen können auch pro Fall aktiviert oder deaktiviert werden. 

Das E-Rechnungs-Postfach kann in den Einstellungen angelegt und konfiguriert werden. Bei einer ZEIT.IO Organisation navigieren Sie dazu im Hauptmenü auf den Punkt "Einstellungen" und dann auf "E-Rechnungs-Postfach". Das Formular dazu sieht so aus:

Sie können sich für die Adresse eine Subdomain von ZEIT.IO aussuchen. Idealerweise sollte das Ihr Firmenname sein. Wenn Sie auf den Button "E-Rechnungs-Postfach anlegen" klicken dann wird das Postfach sofort angelegt und ist auch sofort einsatzbereit!

Nach dem Anlegen des E-Rechnungs-Postfaches können Sie auch eine Weiterleitungs-E-Mail hinterlegen. Das ist die E-Mail Adresse an die eingehende Nachrichten weitergeleitet werden. Außerdem können Sie noch konfigurieren für welche Fälle eine Empfangsbestätigung versendet werden soll.

Wenn Sie zum Rechnungseingang navigieren, dann erscheint dort auch die Adresse des E-Rechnungs-Postfaches. Diese E-Mail-Adresse können Sie jetzt an Ihre Lieferanten geben und ihnen mitteilen das sie zukünftige Rechnung bitte an diese Adresse senden sollen. 

Die Rechnungen die an Ihr E-Rechnungs-Postfach gesendet werden, landen alle hier im Rechnungseingang. Hier gibt es noch einen Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen. Die Rechnungen im Rechnungseingang können alle kommentiert, abgelehnt oder genehmigt werden. Genehmigte Eingangsrechnungen werden automatisch an vorkonfiguriert Drittsysteme übertragen, wie z.B. DATEV, IONOS oder SAP.

Üblicherweise werden genehmigte Eingangsrechnungen an DATEV Unternehmen Online weitergeleitet.

Das Recht für die Genehmigung kann natürlich individuell pro Benutzer vergeben werden. Üblicherweise haben nur ausgewählte Benutzer des Unternehmens das Recht Eingangsrechnungen zu genehmigen oder abzulehnen. 

Das E-Rechnungs-Postfach für Freiberufler kann ganz ähnlich angelegt und konfiguriert werden. Der Unterschied ist nur das Freiberufler keine Subdomain auswählen können. Sie müssen einen Namen vor dem @ Zeichen wählen. Ansonsten ist die Funktionsweise exakt gleich. 

Das E-Rechnungs-Postfach ist im aktuellen kostenpflichtigen Angebot (9 € / Monat) für Freiberufler enthalten. Es ist auch in der kostenpflichtigen Grundgebühr (19 € / Monat) für Firmenkunden enthalten. Jede Eingangsrechnung die über das enthaltene Kontingent hinausgeht wird mit 0,10 € berechnet. 

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 in Deutschland sind Unternehmen, Freiberufler und Solo-Selbständige verpflichtet, elektronische Rechnungen im EN-16931-Format (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS Billing) zu empfangen, zu validieren und revisionssicher zu archivieren. ZEIT.IO bietet hierfür eine umfassende Lösung: Das E-Rechnungs-Postfach ermöglicht den automatisierten Empfang, die Validierung und Visualisierung von E-Rechnungen. Durch die Integration in bestehende E-Mail-Systeme und die Bereitstellung eines Validierungsberichts sowie einer grafischen Darstellung der Rechnungsdaten erleichtert ZEIT.IO die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und optimiert den Rechnungsprozess.