ZEIT.IO ist eine Plattform, auf der Sie ihre Experten/Expertinnen (Freiberufler:innen & Festangestellte) verwalten können. ZEIT.IO digitalisiert Geschäftsprozesse von Agenturen, die nach Time & Material fakturieren. Dazu zählen Vertragswesen, Budgetüberwachung, Zeiterfassung, ein Genehmigungsprozess (in der auch Ihr Kunde eingebunden werden kann) und ein Rechnungsmodul, das automatisch Rechnungen/Gutschriften erstellen kann.

Bisher war es so, dass man Verträge und Projekte gesondert voneinander anlegen musste. In der Regel legt man zuerst das Projekt an und dann die Verträge für die freiberuflichen Experten, die darauf buchen sollen. Projekte und Verträge werden dann über eine Projekt-Mitgliedschaft miteinander verknüpft. Der EK-Stundensatz ist immer im Vertrag gespeichert, wobei der VK-Stundensatz immer in der Projekt-Mitgliedschaft konfiguriert wird. Das hat den Vorteil, dass man den gleichen Experten zu verschiedenen Projekten hinzufügen kann und man den VK-Stundensatz je Projekt & Experte individuell setzen kann.

Alle Objekte (Vertrag, Projekt, Mitgliedschaft) haben dabei je ein Start- und ein Ende-Datum. Damit lassen sich verschiedene Szenarien sehr dynamisch abbilden. Z.B. könnte man einen Beratervertrag für 3 Monate aufsetzen, mit einem EK Stundensatz von 75 EUR. Mit dem Kunden hat man vielleicht für den ersten Monat einen VK Stundensatz von 95 EUR verhandelt und für die nächsten 2 Monate einen VK Stundensatz von 100 EUR. Dann könnte man das wie folgt abbilden.

Bei diesen Szenarien ist die Projektverlängerung etwas aufwändig. Bei dem Setup oben reicht es nicht aus, das Ende-Datum vom Projekt in die Zukunft zu setzen. Die Mitgliedschaften müssen ebenfalls angepasst werden und der Berater braucht einen neuen Vertrag, weil bei Standardverträgen das Ende-Datum nicht ohne weiteres verändert werden kann.

Gerade bei größeren Kunden ist es oft so, dass jeder Berater ein eigenes Projekt hat, auf das Zeiten und Spesen gebucht werden können. Da dieser spezielle Fall sehr oft vorkommt, gibt es jetzt eine Arbeitserleichterung dafür in ZEIT.IO. Wenn jetzt ein neuer Lieferantenvertrag angelegt werden soll, dann hat man jetzt die folgende Auswahl zwischen einem Standard-Vertrag und einem Projektvertrag 1:1.

Bei einem "Projektvertrag 1:1" handelt es sich um den Spezialfall, dass man exakt einen Berater im Projekt hat. Bei dem neuen Formular für die Erstellung von einem "Projektvertrag 1:1" legt man einen Vertrag und ein Projekt in einem Rutsch an und beide sind automatisch über eine Mitgliedschaft miteinander verknüpft.

Start- und Ende-Datum von allen Entitäten sind miteinander synchronisiert. Wenn das Ende-Datum im Projekt angepasst wird, dann wird auch automatisch das Ende-Datum vom Vertrag und der Mitgliedschaft angepasst. Damit sind Projektverlängerungen sehr einfach möglich. 

Ein Projektvertrag kann ganz einfach verlängert werden. Navigieren Sie hierfür einfach zu dem dazu gehörigen Projekt und klicken Sie auf "Bearbeiten". Dann setzen Sie das Ende-Datum auf das neuen gewünschte Datum und klicken dann auf "Speichern". Das Ende-Datum vom dazugehörigen Vertrag und das Ende-Datum von der Mitgliedschaft werden entsprechend angepasst. 

Ja! Das können Sie tun. Wenn das Ende-Datum im Vertrag verändert wird, dann wird das Ende-Datum vom dazugehörigen Projekt ebenfalls auf den gleichen Wert gesetzt. Ausserdem wird die Mitgliedschaft entsprechend angepasst. 

Nein. Das Projekt ist eng gekoppelt mit dem Vertrag und kann von daher nicht alleine kopiert werden. Sie können aber den Vertrag kopieren und dabei wird auch eine Kopie vom Projekt erstellt. 

Ja! Wenn Sie den Vertrag kopieren, dann wird auch das Projekt dahinter kopiert. Ausserdem werden auch die Einstellungen aus der Mitgliedschaft mit kopiert. 

Ja! Wenn Sie einen Projektvertrag kopieren dann werden auch die neusten Einstellungen aus der Mitgliedschaft mit kopiert. 

Nein. Das geht nicht. Ein "Projektvertrag 1:1" ist, wie der Namen schon vermuten lässt, ein spezielles Konstrukt, welches genau einen Vertrag und ein Projekt miteinander verbindet.