ZEIT.IO ist eine Plattform für die automatische Abrechnung von Projektzeiten. Genehmigte Projektzeiten können automatisch abgerechnet und gutgeschrieben werden. Bisher wurden bei diesem Prozess Standard-PDFs generiert. Das ändert sich jetzt allerdings.
Ab dem 1.1.2025 sind bei B2B und B2G Transaktionen innerhalb Deutschlands, E-Rechnungen verpflichtend vorgeschrieben! Das französische Nationale Forum für Elektronische Rechnung sowie das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) haben gemeinsam an der Entwicklung eines deutsch-französischen Formats für elektronische Rechnungen gearbeitet, das sowohl der EU-Norm 16931 gerecht wird als auch den Bedürfnissen von KMUs. Der gemeinsame Standard für elektronische Rechnungen, der ab nächstes Jahr verpflichtend wird, heist "Factur-X Version 1.0.06", bzw. "ZUGFeRD v. 2.2".
ZUGFeRD ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Bei dem ZUGFeRD Standard handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat, bestehend aus PDF und XML. Wobei die XML Datei in der PDF eingebettet sein muss. Eine valide ZUGFeRD Rechnung muss folgende Kriterien erfüllen:
Bei der PDF muss es sich um ein PDF/A-3 handeln. Die PDF ist die visuelle Präsenz der Rechnung.
In den Metadaten der PDF/A-3 muss ein spezielles XMP-Erweiterungsschema vorhanden sein, welches Metadaten über den verwendeten Standard und das verwendete Profil enthält.
In der PDF/A-3 muss eine XML-Datei eingebettet sein, welche die Rechnungsinformationen enthält. Die XML Datei muss eines der sechs vorgegebenen ZUGFeRD Profilen entsprechen.
Das besondere an einer elektronischen Rechnung nach dem ZUGFeRD Standard ist, dass alle relevanten Rechnungsdetails als XML in der Datei eingebettet sind. Die XML-Datei entspricht dabei einem öffentlichen Standard. Damit können Rechnungen automatisiert verarbeitet werden, ohne das man sich dabei auf OCR- oder AI-Erkennungs-Algorithmen verlassen muss, welche oft fehleranfällig sind. Um die Rechnungen besser klassifizieren zu können, sind in dem Standard sechs verschiedene XML Profile definiert.
Miniumum: Die XML enthält nur eine minimale Anzahl an Informationen.
BASIC WL: Dieses Profil enthält etwas mehr Informationen als MINIMUM, aber es fehlen die Rechnungspositionen. Das WL steht für "without lines".
BASIC: Dieses Profil entspricht der EN 16931 Norm und enthält auch alle Details zu allen Rechnungspositionen. Das bedeutet konkret, dass alle Pflichtfelder zur Verfügung stehen und alle dementsprechende Geschäftsregeln eingehalten werden müssen.
EN 16931 oder COMFORT: Alle Kerndaten des europäischen semantischen Standards EN16931, um alle Rechnungsinformationen in einer vollständig strukturierten Form darstellen zu können, sowie die Einhaltung aller Geschäftsregeln der EN 16931.
EXTENDED: Alle Kerndaten inklusive der Erweiterungen, die für Sonderfälle nützlich sein können, wenn dies vom Kunden gebraucht wird. Dieses Profil gibt es auch in einer besonderen Teilmenge als EXTENDED FR B2B, um alle Geschäftsvorfälle in Bezug auf französische B2B Mandate sowie elektronische USt-Meldungen in Echtzeit zu erfassen
XRECHNUNG: Dieses Profil ist relevant für B2G Transaktionen.
Bei ZEIT.IO ist aktuell das Profil BASIC implementiert. Alle erstellten Ausgangsrechnungen sind automatisch auch ZUGFeRD Rechnungen!
Implementierungs-Details
Um ZUGFeRD zu unterstützen, mussten wir in ZEIT.IO eine neue PDF-Engine einführen. Die PDF-Engine, mit der bisher die PDFs generiert wurden, unterstützt leider nicht das PDF/A-3 Format. Mit der Einführung einer neuen PDF-Engine mussten auch alle PDF-Templates neu implementiert werden. Wir haben uns an den alten Templates orientiert, aber hier und da gibt es doch ein paar kleine Unterschiede.
ZUGFeRD in ZEIT.IO aktivieren
Für neue Firmen-Kunden, deren Account nach dem 1. August 2024 erstellt wurde, ist ZUGFeRD automatisch aktiviert. Für Bestandskunden wird aktuell noch die alte PDF-Engine verwendet. Bestandskunden können aber jederzeit auf die neue PDF-Engine umsteigen und dadurch ZUGFeRD aktivieren. In den Orga-Einstellungen, beim Punkt Allgemein, gibt es jetzt eine weitere Checkbox für ZUGFeRD. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, dann wird die neue PDF-Engine verwendet und alle neu erzeugten Ausgangsrechnungen sind ZUGFeRD Rechnungen!
Wenn für Ihre Organisation die neue PDF-Engine für E-Rechnungen aktiviert ist, und Sie eine neue Rechnung erstellen, dann ist diese Rechnung auch eine ZUGFeRD Rechnung. Wenn Sie in der Detailansicht der Rechnung sind, dann können Sie auf den Tab "Meta" klicken, um weitere Informationen zu der Rechnung zu sehen. Weiter unten auf der Seite sind auch die Metadaten zu ZUGFeRD. An der Stelle können Sie auch die XML Datei, welche in der PDF eingebettet ist, einsehen und herunterladen.
Folgende Punkte sind noch nicht implementiert, werden aber in den nächsten Wochen folgen:
Gutschriften: Die Gutschriften, die an Lieferanten ausgestellt werden, werden noch nicht mit der neuen PDF-Engine erstellt und sind dementsprechend noch keine validen ZUGFeRD Rechnungen.
XRechnung: Dieses ZUGFeRD Profil ist für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Behörden gedacht. Dieses Profil ist noch nicht implementiert, wird aber im Laufe des Jahres implementiert werden.
Rechnungseingang: Der Rechnungseingang hat noch keinen besonderen Support für ZUGFeRD. In Zukunft wird der Rechnungseingang ZUGFeRD Rechnungen automatisch erkennen und die Inhalte aus der XML anzeigen.
Testsystem
Das ganze ist auch auf dem Testsystem (https://alpha.zeit.io) ausgerollt. Bitte testen Sie das neue Feature zuerst auf dem Testsystem, bevor Sie es auf Produktion aktivieren.
Nachtrag - 15. August 2024
Die Gutschriften, die an Freiberufler & Lieferanten ausgestellt werden, nach der Genehmigung eines Leistungsnachweises, bzw. Ausgaben, sind jetzt auch über die neue PDF-Engine verfügbar. Somit sind alle Ausgangsrechnungen, Stornos und Gutschriften valide ZUGFeRD Rechnungen!
Robert Reiz | 31. Juli 2024 | 13:55 UTC 
