Robert Reiz | 17. Mai 2021 | 09:17 UTC Auf ZEIT.IO können Organisationen ihre Projekte, Mitarbeiter, Verträge und Rechnungen verwalten. Auf ZEIT.IO sind folgende 3 Aktöre sehr gut abgebildet:
- Kunde: Ihre Kunden und Auftraggeber.
- Agentur: Ihre Organisation, samt Projekte, Mitarbeiter (Freiberufler & Festangestellte), Verträge und Rechnungen.
- Mitarbeiter: Freiberufler & Festangestellte welche Zeiten & Spesen auf Projekte buchen.
Viele Kunden suchen spezialisierte Experten auf Zeit für ihre Projekte. Einige Agenturen sind darauf spezialisiert die richtigen Experten für ihre Kunden zu finden. In der Regel sind das freiberufliche Experten die direkt ein Vertragsverhältnis mit der Agentur haben und direkt beim Kunden vor Ort am Projekt mitarbeiten.
Auf ZEIT.IO kann die Agentur die Projekte samt Budget verwalten, sowie die Verträge zu ihren freiberuflichen Experten. Die freiberuflichen Experten können auf ZEIT.IO ihre Zeiten und Spesen erfassen und auch ihre monatliche Rechnung generieren und als PDF exportieren.
Die Agentur kann auf ZEIT.IO natürlich auch ihre PDF Rechnungen generieren und direkt aus dem Portal heraus an ihre Kunden verschicken. Agenturen mit sehr vielen Projekten und Mitarbeitern sind hier besonders auf ein gutes "Tooling" angewiesen um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen. ZEIT.IO bietet den Agenturen zwei Wege eine Rechnung zu generieren.
Das "Projekt - Experte" Template ist dafür gedacht einen Experten im Projekt beim Kunden abzurechnen. Dieser Prozess wurde letzte Woche überarbeitet und vereinfacht. Statt direkt in die Eingabemaske für die Rechnung zu springen, gibt es jetzt noch einen Zwischenschritt der wie folgt aussieht:
Im ersten Schritt kann man den Zeitraum für die Rechnungserstellung auswählen, sowie das Projekt und den Experten den man abrechnen möchte. Der Zeitraum ist automatisch vor belegt auf den letzten Monat. Beim Projekt ist das erste Projekt in alphabetischer Ordnung vor belegt. Beim Mitarbeiter Drop-Down erscheinen nur Mitarbeiter welche in dem ausgewählten Zeitraum und für das ausgewählte Projekt, auch tatsächliche Zeiten oder Spesen erfasst haben. In dem Beispiel oben erscheint ein roter Warnhinweis weil es für das Projekt in dem ausgewählten Zeitraum keine Spesen und Zeiten gibt. Somit gibt es auch keinen Mitarbeiter den man auswählen könnte.
Wenn man das Projekt wechselt, zu einem für welches es abrechnungsfähige Zeiten in dem ausgewählten Zeitraum gibt dann erscheint ein Mitarbeiter DropDown wie folgt:
In dem Mitarbeiter DropDown erscheinen nur Mitarbeiter welche in dem ausgewählten Zeitraum für das Projekt entweder Zeiten oder Spesen erfasst haben. Somit ist es unmöglich einen falschen Mitarbeiter auszuwählen der in dem Projekt vielleicht gar nicht mitgearbeitet hat. Unterhalb der Eingabefelder erscheint dann die Zusammenfassung für den ausgewählten Experten.
Wenn man auf "Weiter" klickt dann kommt man in das reguläre Rechnungsformular. Allerdings ist dieses dann schon vor belegt mit den Werten aus dem ersten Schritt.
Das Rechnungsformular ist jetzt vor beleg mit dem ausgewählten Projekt und Mitarbeiter. Aber auch der Kunde ist jetzt schon vor belegt, sofern das Projekt einem Kunden zugeordnet ist. Auf ZEIT.IO kann man optional ein Projekt einem Kunden zuweisen. Wenn man bei der Rechnungserstellung das Projekt auswählt dann wird auch automatisch der Kunde angepasst. Das "Liefer-/Leistungsdatum" ist automatisch vor belegt auf den letzten Tag aus dem Leistungszeitraum. Man kann jetzt noch alles anpassen aber in der Regel ist keine weitere Anpassung mehr nötig. Nun kann die PDF Rechnung mit einem Klick generiert werden. Hier ein Beispiel:
Die PDF Rechnung enthält alle notwendigen Details und kann optional auch ein Firmenlogo enthalten. Die erste Seite beinhaltet die Rechnung, gefolgt vom Leistungsnachweis. Da die Mitarbeiter ihre Zeiten in ZEIT.IO buchen, kann ZEIT.IO natürlich den Zeitnachweis an jeden Rechnung voll automatisch ran hängen. Somit kann der Kunde genau nachvollziehen wann der Experte was geleistet hat.