„Vor Ort 2" – was war das noch gleich?

Die Abrechnungskategorien in ZEIT.IO tragen jetzt Ihre eigenen Namen: Aus „Vor Ort 2" wird „Rechenzentrum Frankfurt" – bei Stunden- und Tagessätzen, für Freelancer und Angestellte. Sie erscheinen auf der Rechnung, abgerechnete Zeiten bleiben unverändert.

Es ist der Dritte des Monats, die Ausgangsrechnungen liegen zur Prüfung auf dem Tisch. Eine Position lautet: Experte: Martina Berger (Vor Ort 2). 14 Stunden, 1.680 Euro. Die Frage, die jetzt unweigerlich kommt, lautet: Was genau ist „Vor Ort 2"?

Irgendwann im letzten Quartal hat jemand festgelegt, dass dieser Satz für Einsätze im Rechenzentrum Frankfurt gilt – im Unterschied zu „Vor Ort", das für das Kundenbüro in München steht. Dokumentiert ist das nirgends. Also beginnt die Suche: im Vertrag nachsehen, beim Projektleiter nachfragen, in alten E-Mails blättern. Für eine einzige Rechnungsposition.

Genau dieses Rätselraten hat jetzt ein Ende. Alle Abrechnungskategorien in ZEIT.IO tragen ab sofort die Namen, die Sie ihnen geben.

Was ist neu?

Bisher waren die Bezeichnungen der Stundensatz-Kategorien fest vorgegeben: „Standard", „Remote", „Vor Ort", „Vor Ort 2" und „An/Ab-Fahrt". Diese Namen kamen aus dem System und ließen sich nicht ändern. Wer damit etwas anderes meinte – und das war eher die Regel als die Ausnahme –, musste die Bedeutung außerhalb von ZEIT.IO festhalten.

Ab sofort vergeben Sie die Namen selbst. Aus „Vor Ort 2" wird „Rechenzentrum Frankfurt", aus „An/Ab-Fahrt" wird „Reisezeit (50 %)", aus „Remote" wird „Homeoffice". Die Bezeichnung steht dort, wo sie gebraucht wird: bei der Zeiterfassung, in den Auswertungen – und auf der Rechnung.

Das gilt für beide Abrechnungsarten: für Stundensätze ebenso wie für Tagessätze.

Für Freelancer und für Angestellte – mit einem wichtigen Unterschied

Die Funktion steht für beide Beschäftigungsformen zur Verfügung. Wo die Bezeichnung gespeichert wird, unterscheidet sich allerdings – und dahinter steckt eine bewusste Entscheidung.

Bei Freelancern und Lieferanten gehört die Bezeichnung zum Vertrag. Ein Vertrag mit bis zu vier Stundensätzen bildet ein konkretes Konditionengefüge ab. Benennen Sie dort eine Kategorie um, gilt der neue Name überall, wo dieser Vertrag zum Einsatz kommt. Das ist richtig so: Die vereinbarten Konditionen ändern sich schließlich nicht dadurch, dass in einem anderen Projekt gearbeitet wird.

Bei Angestellten gehört die Bezeichnung zur Projektmitgliedschaft. Angestellte erhalten ein festes Gehalt und werden nicht nach Stunden bezahlt. Was pro Projekt variiert, ist die Abrechnung gegenüber dem Kunden: Bis zu fünf Abrechnungssätze lassen sich je Projektmitgliedschaft hinterlegen. Und weil derselbe Arbeitsvertrag in beliebig vielen Projekten zum Einsatz kommt, wäre eine Bezeichnung im Vertrag genau am falschen Ort.

Der praktische Gewinn daraus ist beträchtlich: Dieselbe Person kann in Projekt A „Beratung" abrechnen und in Projekt B „2nd-Level-Support" – mit unterschiedlichen Sätzen und unterschiedlichen Namen, ohne dass sich die beiden Projekte gegenseitig ins Gehege kommen. Für Controlling-Zwecke ist das ein echter Unterschied, denn die Projektsicht bleibt sauber getrennt.

Was die Mitarbeitenden davon merken

Wer Zeiten bucht, wählt die Kategorie aus einer Auswahlliste. Dort standen bisher die Systembegriffe – ab jetzt stehen dort Ihre Begriffe.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, entscheidet aber darüber, ob richtig gebucht wird. Zwischen „Vor Ort" und „Vor Ort 2" zu wählen ist eine Gedächtnisübung. Zwischen „Kundenbüro München" und „Rechenzentrum Frankfurt" zu wählen ist eine Selbstverständlichkeit. Falsch zugeordnete Stunden entstehen selten aus Nachlässigkeit – meistens entstehen sie, weil die Auswahl nicht eindeutig war.

Die Abrechnungssätze selbst bleiben dabei unsichtbar. Ihre Mitarbeitenden sehen die Kategorie, nicht den Betrag, der dahinter steht.

Was auf der Rechnung ankommt

Für Sie in der Rechnungsprüfung ist das der entscheidende Punkt: Die eigenen Bezeichnungen erscheinen auf der Ausgangsrechnung. Aus

Experte: Martina Berger (Vor Ort 2)

wird

Experte: Martina Berger (Rechenzentrum Frankfurt)

Damit erklärt sich die Position aus sich selbst heraus – für Ihre Prüfung ebenso wie für die Buchhaltung Ihres Kunden. Rückfragen zu Rechnungspositionen sind teuer, weil sie den Zahlungslauf verzögern. Eine Position, die keine Rückfrage auslöst, ist bares Geld wert.

Eine Ausnahme sollten Sie kennen: Der Basissatz – standardmäßig „Standard" beziehungsweise „Tagessatz" – erscheint bewusst ohne Kategoriezusatz auf der Rechnung. Das ist beabsichtigt: Wo es nur einen Satz gibt, muss dieser nicht eigens benannt werden, und die Rechnungsposition bleibt schlank. Sie können den Basissatz umbenennen, und der neue Name erscheint in ZEIT.IO überall dort, wo er hilft – auf der Rechnung bleibt die Position jedoch unqualifiziert. Nur die benannten Zusatzkategorien erscheinen dort in Klammern.

Und die bereits gebuchten Zeiten?

Diese Frage stellt sich sofort, wenn man Abrechnungsdaten verantwortet – und die Antwort ist die konservative.

Wenn Sie eine Kategorie umbenennen, übernimmt ZEIT.IO den neuen Namen für die bereits erfassten Zeitbuchungen dieser Kategorie. Damit bleiben Auswertungen konsistent und Sie haben nicht plötzlich zwei Bezeichnungen für dieselbe Sache im Bestand.

Unangetastet bleiben jedoch alle Buchungen, die bereits abgeschlossen sind:

Zustand der Buchung	Verhalten beim Umbenennen
Freigegeben (genehmigt)	bleibt unverändert
Vom Unternehmen abgerechnet	bleibt unverändert
Vom Mitarbeitenden abgerechnet	bleibt unverändert
Auf einer Gutschrift enthalten	bleibt unverändert
Aus einem anderen Mandanten gespiegelt	bleibt unverändert

Der Grundsatz dahinter: Was einmal abgerechnet oder freigegeben wurde, wird nicht rückwirkend verändert. Eine bereits gestellte Rechnung und die zugehörigen Zeitbuchungen erzählen auch in zwei Jahren noch dieselbe Geschichte. Eine Umbenennung wirkt nach vorne, nicht in die Vergangenheit – und Ihre Belegkette bleibt prüfungssicher.

Wer darf umbenennen?

Die Berechtigung folgt der Logik, wem die Angabe jeweils gehört:

• Bezeichnungen bei Freelancer-Verträgen ändert, wer Schreibrechte auf Lieferantenverträge hat.
• Bezeichnungen bei Angestellten ändert, wer Schreibrechte auf Projekte hat – schließlich hängt die Angabe an der Projektmitgliedschaft.

Wer diese Rechte nicht besitzt, sieht die Bezeichnungen weiterhin, kann sie aber nicht bearbeiten. Damit bleibt die Hoheit über Abrechnungskonditionen dort, wo sie hingehört.

So gehen Sie vor

Sie finden die Bezeichnungen dort, wo Sie auch die Sätze pflegen – neben jeder Kategorie steht ein Stift-Symbol. Ein Klick darauf, neuen Namen eintippen, speichern. Mehr ist es nicht.

Ein Vorschlag aus der Praxis: Nehmen Sie sich einmal eine halbe Stunde und benennen Sie die Kategorien Ihrer aktiven Projekte durch, bevor die nächste Abrechnung ansteht. Dieser Aufwand ist einmalig – der Nutzen begleitet Sie ab dann bei jeder Rechnungsprüfung.

Und falls Sie nichts tun möchten: Auch gut. Die bisherigen Bezeichnungen bleiben als Standardwerte bestehen, und für Ihre laufenden Verträge und Projekte ändert sich zunächst nichts.

Auf einen Blick

Vorher	Nachher
Feste Systembegriffe wie „Vor Ort 2"	Frei wählbare Namen wie „Rechenzentrum Frankfurt"
Bedeutung nur außerhalb von ZEIT.IO dokumentiert	Bedeutung steht in der Anwendung und auf der Rechnung
Nur Stundensätze im Blick	Stunden- und Tagessätze frei benennbar
Für Angestellte gar nicht benennbar	Je Projektmitgliedschaft individuell benennbar
Rückfragen zu Rechnungspositionen	Positionen, die sich selbst erklären

Der Aufwand für die Umstellung liegt bei wenigen Minuten. Was Sie dafür bekommen, ist eine Abrechnung, die auch die Kollegin aus der Buchhaltung versteht, die das Projekt nie gesehen hat.

Denn eine Rechnungsposition sollte keine Rückfrage auslösen. Sie sollte eine Antwort sein.