Vier Projektarten, eine klare Logik
Robert Reiz | 25. August 2026 | 13:08 UTC Warum wir die Projektarten neu geordnet haben
Wer ein Projekt in ZEIT.IO anlegt, trifft mit der Projektart eine Entscheidung, die alles Weitere bestimmt: welche Budgets es gibt, wie Kosten entstehen und wie am Ende die Marge berechnet wird.
Historisch waren diese Projektarten über die Jahre gewachsen. Manche unterschieden sich nur in Nuancen, andere trugen Namen, die ihre eigentliche Funktion nicht mehr trafen. Für Sie als Controller oder Projektleiter hieß das: Es war nicht immer auf den ersten Blick klar, welche Zahl in der Auswertung woher kam.
Deshalb gibt es ab sofort genau vier Projektarten – und für jede eine eindeutige, dokumentierte Antwort auf drei Fragen.
Die drei Fragen, die jede Projektart beantwortet
Jede Projektart in ZEIT.IO beantwortet dieselben drei Fragen. Der Unterschied zwischen den Arten liegt ausschließlich in den Antworten:
| Frage | Was dahinter steckt |
|---|---|
| Wie verkaufen Sie? | Rechnen Sie nach Aufwand ab oder zu einem Festpreis? |
| Wie kaufen Sie ein? | Zahlen Sie Ihren Leistungserbringern nach Stunden oder einen Festpreis? |
| Woraus entsteht die Marge? | Aus der Differenz zwischen genau diesen beiden Seiten. |
Aus den zwei möglichen Antworten auf die ersten beiden Fragen ergibt sich die Matrix, die den vier Projektarten zugrunde liegt.
Die vier Projektarten im Überblick
| Projektart | Sie verkaufen | Sie kaufen ein | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Time & Material | nach Aufwand | nach Aufwand | Klassische Dienstleistung, Body-Leasing, laufende Betreuung |
| Festpreis zu Festpreis | zum Festpreis | zum Festpreis | Werkverträge, die Sie an Subunternehmer weitergeben |
| Festpreis zu Time & Material | zum Festpreis | nach Aufwand | Werkverträge, die Sie mit eigenen Leuten oder Freiberuflern liefern |
| Festpreis Coaching | zum Festpreis | zum Festpreis (Honorar) | Trainings, Schulungen, Coaching-Programme |
Zwei dieser Arten haben ein Budget für Zeiterfassung, zwei nicht. Drei haben einen Festpreis als Budgetgröße, eine nicht. Genau diese Unterscheidungen steuern, was Sie in der Oberfläche sehen – bei einem Projekt ohne Zeiterfassungsbudget blenden wir die Zeit-Menüpunkte aus, weil dort erfasste Zeiten keine Zahl bewegen würden.
1. Time & Material
Wofür: Die klassische Projektart für Dienstleistung nach Aufwand. Sie kaufen Leistungen auf Stundenbasis ein und verkaufen sie auf Stundenbasis weiter.
Budget: Ein Budget für Zeiterfassung (in Währung und optional in Stunden oder Tagen) sowie ein optionales Ausgabenbudget. Ein Festpreisbudget gibt es hier nicht – und entsprechend auch kein Eingabefeld dafür.
Kosten: Die Summe aus
- den Beträgen aller erfassten Zeiten (Ihr Einkaufspreis, also das, was Sie Mitarbeitern, Freiberuflern oder Lieferanten zahlen), und
- den Kosten aller hochgeladenen Stundenzettel.
Marge: Der verrechnete Erlös aus Zeiterfassung und Ausgaben abzüglich dieser Kosten.
Rechenbeispiel
| Position | Betrag |
|---|---|
| 500 Stunden verkauft zu 120 € | 60.000 € |
| 500 Stunden eingekauft zu 85 € | − 42.500 € |
| Marge | 17.500 € |
Die Marge entsteht hier laufend: Mit jeder gebuchten Stunde wächst sowohl der Erlös als auch der Kostenblock, und die Differenz bleibt konstant, solange Einkaufs- und Verkaufsstundensatz gleich bleiben. Das Risiko liegt beim Kunden – mehr Aufwand bedeutet mehr Umsatz.
Hinweis für Controller: Auf der Erlösseite dieser Marge stehen neben der
verrechneten Zeit auch die verbuchten Ausgaben. Ausgaben fließen bei dieser
Projektart nicht in die Kostenkennzahl ein, sondern werden separat als
„Kosten Ausgaben" ausgewiesen.
2. Festpreis zu Festpreis
Wofür: Projekte, die Sie zum Festpreis an den Kunden verkaufen und ebenfalls zum Festpreis bei Lieferanten einkaufen. Sie teilen das Projekt in beliebig viele Festpreis-Pakete auf und vergeben diese an Subunternehmer.
Budget: Der Festpreis, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben, plus ein optionales Ausgabenbudget. Ein Budget für Zeiterfassung gibt es hier nicht.
Kosten: Die Summe der Einkaufspreise aller Festpreis-Pakete, die nicht abgelehnt wurden. Zeiten und Stundenzettel fließen bei dieser Projektart nicht in die Kosten ein – die Kosten sind vollständig durch Ihre Paketvergabe bestimmt.
Marge: Festpreis abzüglich der Summe aller Einkaufspreise.
Rechenbeispiel
| Position | Betrag |
|---|---|
| Festpreis an den Kunden | 100.000 € |
| Paket A an Lieferant 1 | − 30.000 € |
| Paket B an Lieferant 2 | − 25.000 € |
| Paket C an Lieferant 3 | − 20.000 € |
| Marge | 25.000 € |
Diese Projektart ist kalkulatorisch die sauberste: Ihre Marge steht in dem Moment fest, in dem Sie das letzte Paket vergeben haben. Sie tragen kein Aufwandsrisiko – dieses liegt bei Ihren Lieferanten.
3. Festpreis zu Time & Material
Wofür: Projekte, die Sie zum Festpreis an den Kunden verkaufen, deren Leistungen Sie selbst aber auf Stundenbasis einkaufen – von Freiberuflern, Lieferanten oder mit festangestellten Mitarbeitern.
Das ist die Projektart mit dem größten unternehmerischen Risiko und deshalb die, bei der laufendes Controlling am wichtigsten ist.
Budget: Der Festpreis gegenüber dem Kunden, plus ein optionales Ausgabenbudget. Zusätzlich können Sie ein Budget für die Zeiterfassung hinterlegen – dieses beschreibt hier allerdings Ihre Einkaufsseite, also das, was Sie maximal für Stunden ausgeben wollen.
Kosten: Wie bei Time & Material – die Summe der erfassten Zeiten zu Ihrem Einkaufspreis, zuzüglich der Kosten hochgeladener Stundenzettel.
Marge: Festpreis abzüglich dieser Einkaufskosten.
Rechenbeispiel
| Position | Betrag |
|---|---|
| Festpreis an den Kunden | 100.000 € |
| 800 Stunden eingekauft zu 85 € | − 68.000 € |
| Marge | 32.000 € |
Der entscheidende Unterschied zu Time & Material: Die Erlösseite ist fix, die Kostenseite läuft. Jede zusätzlich gebuchte Stunde verringert Ihre Marge unmittelbar. Bei 1.176 Stunden zu 85 € wäre der Festpreis vollständig aufgebraucht.
Deshalb zeigt ZEIT.IO bei dieser Projektart im Budgetverbrauch an, wie viel des Festpreises bereits durch Einkaufskosten aufgezehrt ist. Nenner und Zähler messen hier bewusst zwei verschiedene Dinge: Der Nenner ist der Verkaufspreis, der Zähler sind Ihre Einkaufskosten. Genau das beantwortet die Frage, die bei dieser Projektart zählt: Wie viel vom Festpreis habe ich schon verbraucht?
4. Festpreis Coaching
Wofür: Coachings, Trainings und Schulungen, die Sie zum Fixpreis an den Kunden verkaufen und für die Sie freiberufliche Coaches mit einem festen Honorar einsetzen.
Budget: Der Fixpreis gegenüber dem Kunden, plus ein optionales Ausgabenbudget. Ein Budget für Zeiterfassung gibt es nicht.
Kosten: Die Summe der vereinbarten Honorare aller Coaches.
Marge: Fixpreis abzüglich der Summe dieser Honorare.
Rechenbeispiel
| Position | Betrag |
|---|---|
| Fixpreis für die Schulungsreihe | 40.000 € |
| 4 Coaches à 6.000 € Honorar | − 24.000 € |
| Marge | 16.000 € |
Rechnerisch verhält sich diese Projektart wie „Festpreis zu Festpreis" – die Coaches nehmen die Rolle der Lieferanten ein. Der Unterschied liegt in der Oberfläche: Statt eines Menüpunkts für Festpreis-Pakete finden Sie hier einen für Coaches, und die Auswertung ist auf Honorare statt auf Werkpakete zugeschnitten.
Budgets, Kosten und Marge auf einen Blick
| Time & Material | Festpreis zu Festpreis | Festpreis zu T&M | Festpreis Coaching | |
|---|---|---|---|---|
| Budget für Zeiterfassung | ja | nein | ja (Einkaufsseite) | nein |
| Festpreisbudget | nein | ja | ja | ja |
| Ausgabenbudget | optional | optional | optional | optional |
| Kosten | erfasste Zeiten + Stundenzettel | Einkaufspreise der Pakete | erfasste Zeiten + Stundenzettel | Honorare der Coaches |
| Marge | Erlös aus Zeit und Ausgaben − Kosten | Festpreis − Kosten | Festpreis − Kosten | Fixpreis − Kosten |
| Wo liegt das Aufwandsrisiko? | beim Kunden | bei Ihren Lieferanten | bei Ihnen | bei Ihren Coaches |
Die letzte Zeile ist die eigentliche Entscheidungshilfe. Die Projektart legt fest, wer das Risiko trägt, wenn ein Projekt mehr Aufwand verursacht als geplant – und die Margenformel bildet genau das ab.
Was mit Ihren bestehenden Projekten passiert
Ältere Projekte tragen zum Teil Projektarten, die es in dieser Form nicht mehr
gibt. Diese werden automatisch überführt:
| Bisher | Neu | Warum |
|---|---|---|
| Festpreis mit Zeiterfassung | Festpreis zu Time & Material | Festpreis verkauft, Stunden eingekauft – genau diese Projektart |
| Festpreis ohne Zeiterfassung | Festpreis zu Festpreis | Festpreis verkauft, Pakete an Lieferanten vergeben |
Zusätzlich gab es Projekte, die dieselbe Projektart unter einer älteren internen Schreibweise gespeichert hatten. Auch diese werden zusammengeführt – inhaltlich ändert sich dabei nichts, es handelt sich um eine reine Umbenennung.
Was Sie prüfen sollten: Bei Projekten, die bisher „Festpreis mit Zeiterfassung" waren, wird künftig der hinterlegte Festpreis als Budgetgröße für die Margenberechnung herangezogen. Wo dieser Wert noch nicht gepflegt war, übernehmen wir ihn aus dem bisherigen Gesamtbudget des Projekts. Ein Blick auf diese Projekte nach der Umstellung lohnt sich.
Ebenfalls überführt werden Projekte vom Typ Time & Material, die tatsächlich Festpreis-Pakete enthalten – diese werden zu „Festpreis zu Festpreis", weil das ihrer gelebten Nutzung entspricht. Sie erhalten für jedes dieser Projekte einen Eintrag im Migrationsbericht, damit die Umstellung nachvollziehbar bleibt.
Welche Projektart passt zu Ihrem Projekt?
Zwei Fragen genügen:
1. Verkaufen Sie nach Aufwand oder zum Festpreis?
- Nach Aufwand → Time & Material. Sie sind fertig.
- Zum Festpreis → weiter zu Frage 2.
2. Wie kaufen Sie die Leistung ein?
- Als Festpreis-Pakete von Lieferanten → Festpreis zu Festpreis
- Auf Stundenbasis, mit eigenen Leuten oder Freiberuflern → Festpreis zu Time & Material
- Als Coaches mit festem Honorar → Festpreis Coaching
Was sich für Sie ändert
Für laufende Projekte ändert sich in der täglichen Arbeit wenig. Was sich ändert,
ist die Verlässlichkeit der Zahlen dahinter:
- Jede Kennzahl hat genau eine Definition. Kosten und Marge werden pro Projektart nach einer dokumentierten Formel berechnet – nicht mehr nach einer Mischung aus Sonderfällen.
- Die Oberfläche zeigt nur, was zur Projektart passt. Kein Festpreisfeld bei Time & Material, keine Zeiterfassungs-Menüpunkte bei Projektarten ohne Zeitbudget.
- Neue Projekte können nur noch in einer der vier Arten angelegt werden. Die alten Projektarten bleiben lesbar, bis alle Bestandsprojekte überführt sind, lassen sich aber nicht mehr neu vergeben.
Wenn Sie Fragen zur Einordnung eines konkreten Projekts haben, sprechen Sie uns an – die Zuordnung lässt sich jederzeit anpassen.