Zahllauf ohne Abtippen: Der SEPA-Export in ZEIT.IO
Robert Reiz | August 31, 2026 | 06:10 UTC Es ist der 30. des Monats. In ZEIT.IO liegen 40 freigegebene Gutschriften an Freelancer und 15 geprüfte Eingangsrechnungen von Lieferanten. Jetzt beginnt der Teil, den niemand gerne macht: Online-Banking öffnen, Empfänger anlegen, IBAN übertragen, Betrag eintippen, Verwendungszweck ergänzen. 55 Mal. Danach zweimal alles gegenlesen, weil eine vertauschte Ziffer in der IBAN oder ein Komma an der falschen Stelle im Betrag teuer wird — und weil sich niemand sicher ist, ob die Rechnung von Lieferant Meier nicht schon vergangene Woche bezahlt wurde.
Ab sofort erzeugt ZEIT.IO stattdessen eine SEPA-Überweisungsdatei, die Sie in Ihrem Online-Banking hochladen. Ein Upload, ein Freigabevorgang, alle Zahlungen. Und, mindestens ebenso wichtig: ZEIT.IO merkt sich, welcher Beleg wann in welcher Datei rausgegangen ist.
Was der Export macht
ZEIT.IO schreibt eine Datei im internationalen Standard ISO 20022 (SEPA-Überweisung) — genau das Format, das jede europäische Bank für Sammelüberweisungen entgegennimmt. Sie laden diese Datei in Ihrem Banking-Portal hoch, prüfen dort die Sammelposition und geben sie frei. ZEIT.IO selbst löst keine Zahlung aus und hat keine Verbindung zu Ihrer Bank. Die letzte Freigabe bleibt dort, wo sie hingehört: bei Ihnen und Ihrer Bank.
Zwei Belegarten lassen sich so bezahlen:
- Gutschriften — die Abrechnungen, die Sie im Gutschriftverfahren für Ihre Freelancer erstellen.
- Eingangsrechnungen — die Rechnungen, die Ihre Lieferanten Ihnen geschickt haben.
Beide funktionieren identisch. Die Export-Links finden Sie jeweils unten rechts unter der Liste, direkt neben dem gewohnten CSV-Export.
Zwei Formate zur Auswahl
Es gibt zwei Links, weil es zwei gebräuchliche Fassungen des Standards gibt:
| Format | Wann Sie es brauchen |
|---|---|
| pain.001.001.03 | Die etablierte Fassung. Österreichische Banken verlangen sie weiterhin. |
| pain.001.001.09 | Die aktuelle ISO-Fassung. |
Inhaltlich sind beide Dateien gleich — sie beschreiben dieselben Zahlungen, nur in unterschiedlicher technischer Schreibweise. Wenn Sie nicht wissen, welche Ihre Bank erwartet: Nehmen Sie pain.001.001.03. Wird sie abgelehnt, laden Sie dieselbe Auswahl als pain.001.001.09 hoch.
Der Ablauf: filtern, prüfen, herunterladen
1. Filtern. Der Export bezahlt genau das, was Ihre Liste gerade zeigt — nicht die erste Seite, sondern das vollständige Filterergebnis. Sie können also gezielt einen Zahllauf zusammenstellen: nur einen Lieferanten, nur einen Leistungsmonat, nur ein Projekt. Jeder Filter, den die Liste kennt, wird bis in die Datei durchgereicht.
2. Prüfen. Der Klick auf einen Export-Link lädt keine Datei herunter, sondern öffnet zunächst eine Prüfseite. Dort steht:
- Zahlung von — welches Ihrer hinterlegten Bankkonten belastet wird. Haben Sie mehrere IBANs hinterlegt, wählen Sie hier aus.
- Die Liste der Belege, die in die Datei kommen — mit Empfänger, IBAN, Belegnummer und Betrag.
- Transaktionen und Summe — die Kontrollzahlen, die Ihre Bank nachher ebenfalls anzeigt.
- Nicht enthalten — jeder Beleg aus Ihrer Filterauswahl, der nicht überwiesen wird, mit Begründung.
- Warnungen, falls etwas davon schon einmal exportiert wurde.
3. Herunterladen. Erst der Download-Button auf dieser Seite erzeugt die Datei. Sie heißt zum Beispiel sepa-pain-001-001-03-20260831-142317.xml und trägt als Ausführungsdatum den Tag des Exports.
Der Zwischenschritt ist Absicht. Eine Zahlungsdatei entsteht in ZEIT.IO nie durch einen einzelnen Klick aus einer Listenansicht heraus.
Was nicht mitgeht — und warum
Kein Beleg verschwindet stillschweigend. Was ZEIT.IO aussortiert, steht auf der Prüfseite unter „Nicht enthalten" mit Grund:
| Grund | Bedeutung |
|---|---|
| nicht finalisiert | Die Gutschrift ist noch nicht abgeschlossen. |
| nicht freigegeben | Die Eingangsrechnung wurde noch nicht geprüft und freigegeben. |
| storniert | Der Beleg ist storniert. |
| ist eine Stornierung | Ein Storno-Beleg wird nicht überwiesen. |
| keine IBAN beim Empfänger | Ohne IBAN keine Überweisung. |
| nicht in EUR | Der SEPA-Export ist auf Euro-Zahlungen ausgelegt. |
| bereits bezahlt | Die Rechnung ist bereits als bezahlt markiert. |
| nichts mehr offen | Teilzahlungen decken den Betrag vollständig ab. |
Zwei Dinge sind hier wichtig:
Teilzahlungen werden berücksichtigt. Überwiesen wird nicht der Bruttobetrag, sondern der noch offene Betrag. Wer bereits 500 € angezahlt hat, findet in der Datei die Restsumme.
Eine fehlende BIC ist kein Hinderungsgrund. Innerhalb des SEPA-Raums wird über die IBAN geleitet; die BIC ist optional. Nur die IBAN ist Pflicht.
Skonto wird automatisch gezogen
Ist bei einer Gutschrift ein Skonto hinterlegt und liegt der Exporttag innerhalb der Skontofrist, überweist ZEIT.IO den bereits gekürzten Betrag. Auf der Prüfseite steht das ausdrücklich unter dem Betrag:
1.190,00 € abzüglich 23,80 € Skonto
Liegt der Exporttag nach der Frist, geht der volle Betrag raus. Sie müssen also nichts umstellen und nichts nachrechnen — der Betrag auf dem Bildschirm ist derselbe, der in die Datei geschrieben wird.
Drei Sicherungen gegen die Doppelzahlung
Das ist der Kern der ganzen Funktion. Eine Zahlungsdatei bewegt echtes Geld, und der teuerste Fehler ist der zweite Export derselben Belege.
Erstens, pro Beleg. Jeder exportierte Beleg wird als exportiert markiert — mit Zeitpunkt, Anzahl der Exporte und Dateikennung. Taucht ein solcher Beleg in einem späteren Zahllauf wieder auf, steht oben auf der Prüfseite eine rote Warnung: „Achtung: diese Gutschriften wurden bereits exportiert", samt Angabe „bereits 1 mal exportiert" und letztem Exportdatum. Zusätzlich hält das Audit-Log des Belegs den Export fest.
Zweitens, für die gesamte Auswahl. Wurde exakt dieselbe Zusammenstellung schon einmal exportiert, meldet ZEIT.IO das mit Datum und Dateikennung: „Sie ging am 2026-08-30 14:23 in der Datei SEPA-20260830-142317-A7K2M9 raus." Der Download wird beim ersten Versuch abgelehnt und Sie landen wieder auf der Prüfseite. Wollen Sie die Datei wirklich ein zweites Mal — etwa weil der Upload bei der Bank fehlgeschlagen ist — klicken Sie erneut, und der Download läuft. Einmal warnen, dann zulassen.
Diese Prüfung liegt auf dem Server, nicht im Browser. Sie greift deshalb auch, wenn jemand die Seite neu lädt, den Rechner wechselt oder wenn eine Kollegin denselben Zahllauf ein zweites Mal anstößt.
Drittens, die Auswahl darf sich nicht verändern. Zwischen dem Öffnen der Prüfseite und dem Download können Minuten vergehen — in denen jemand eine Rechnung freigibt oder eine Zahlung erfasst. ZEIT.IO stellt die Auswahl beim Download deshalb neu zusammen und vergleicht Anzahl und Summe mit dem, was Sie gesehen haben. Weicht etwas ab, gibt es keine Datei, sondern eine frisch berechnete Prüfseite. Was Sie freigeben, ist immer das, was in der Datei landet.
Nachvollziehbarkeit: die Seite „SEPA-Exporte"
Neben den Export-Links erscheint ein dritter Link, sobald der erste Zahllauf gelaufen ist: SEPA-Exporte. Dahinter liegt die vollständige Historie, für Gutschriften und Eingangsrechnungen jeweils getrennt:
| Datum | Benutzer | Format | Datei | Transaktionen | Summe |
|---|
Ein Klick auf eine Zeile klappt sie auf und zeigt jeden einzelnen Beleg, der in dieser Datei war — mit Belegnummer und dem Betrag, der tatsächlich überwiesen wurde.
Dieser Punkt ist für die Buchhaltung entscheidend: Die aufgeklappten Positionen sind eine Momentaufnahme des Exportzeitpunkts, keine Live-Ansicht des Belegs. Wenn dieselbe Rechnung später storniert wird, eine Teilzahlung dazukommt oder die Skontofrist abläuft, ändert das die Historie nicht. Es bleibt dokumentiert, was an diesem Tag in dieser Datei tatsächlich zur Zahlung angewiesen wurde.
Die XML-Datei selbst wird nicht archiviert — gespeichert werden die Metadaten, nicht das Dokument. Ein erneuter Download aus der Historie ist deshalb nicht möglich. Behandeln Sie die heruntergeladene Datei wie einen Bankbeleg.
Der neue Filter „SEPA-Export"
Beide Listen haben zusätzlich einen Filter mit drei Stellungen: Alle, nicht exportiert, exportiert.
Für den Monatslauf ist „nicht exportiert" die naheliegende Einstellung — sie zeigt genau das, was noch nicht angewiesen wurde, und schließt Doppelzahlungen schon vor der Prüfseite aus. „Exportiert" beantwortet die Gegenfrage bei einer Rückfrage aus der Buchhaltung: Was ist in diesem Monat rausgegangen?
Belege, die vor der Einführung dieser Funktion entstanden sind, gelten als nicht exportiert und tauchen im Filter korrekt auf.
Wer was darf
Die Trennung folgt einem einfachen Gedanken: Wer Zahlungen prüft, muss sie nicht auslösen dürfen.
- Exportieren (die beiden Format-Links und der Download) setzt Schreibrechte auf der jeweiligen Belegart voraus.
- Die Historie ansehen genügt mit Leserechten.
Ein Mitglied mit reinem Leserecht — die Wirtschaftsprüferin, der externe Buchhalter, ein Controller — sieht also den Link „SEPA-Exporte" und die komplette Zahlungshistorie, aber keine Möglichkeit, eine Datei zu erzeugen.
Was ZEIT.IO im Hintergrund erledigt
Ein paar Details, die im Alltag unsichtbar bleiben, aber der Grund dafür sind, dass die Datei bei der Bank durchgeht:
Umlaute und Sonderzeichen. SEPA erlaubt nur einen eingeschränkten Zeichensatz. Ein einziges „ü" in einem Empfängernamen kann dazu führen, dass eine Bank die gesamte Datei ablehnt. ZEIT.IO wandelt automatisch um (ä→ae, ö→oe, ü→ue, ß→ss) und entfernt alles, was der Standard nicht zulässt.
Kontrollzahlen. Anzahl der Transaktionen und Kontrollsumme werden immer aus den tatsächlich geschriebenen Zahlungen berechnet, in ganzen Cent. Die Summe der Einzelposten stimmt damit garantiert mit der Kontrollsumme überein — die häufigste Ursache für abgelehnte Sammeldateien.
Lieferantenadressen. Eine Gutschrift trägt die Adresse des Empfängers bei sich. Bei einer Eingangsrechnung ist das oft nicht so. ZEIT.IO sucht die Adresse deshalb der Reihe nach im hinterlegten Lieferanten, im Organisationsmitglied und über den zugehörigen Stundenzettel. Gefunden wird nur eine vollständige Adresse; eine halb ausgefüllte wird übersprungen, damit sie keine vollständige verdrängt.
Was der Export (noch) nicht kann
Der Vollständigkeit halber:
- Keine Bankanbindung. ZEIT.IO erzeugt die Datei, die Freigabe erfolgt in Ihrem Banking.
- Nur Euro. Belege in anderen Währungen werden mit Begründung übersprungen.
- Keine Teilbeträge nach Wunsch. Überwiesen wird der offene Betrag, nicht ein frei wählbarer Anteil.
- Kein erneuter Download einer bereits erzeugten Datei.
- Keine Lastschriften. Es geht ausschließlich um Überweisungen.
Empfohlener Ablauf zum Monatsende
- Gutschriften abschließen bzw. Eingangsrechnungen freigeben — nur freigegebene Belege gehen in die Zahlung.
- Liste filtern, Filter SEPA-Export auf nicht exportiert stellen.
- Export-Link anklicken und die Prüfseite lesen: Stimmen Summe und Anzahl? Ist unter „Nicht enthalten" etwas dabei, das eigentlich hätte bezahlt werden sollen?
- Datei herunterladen und im Banking hochladen.
- Nach der Freigabe bei der Bank die Belege in ZEIT.IO als bezahlt markieren.
Schritt 5 ist keine Formsache: Erst damit stimmen Ihre offenen Posten wieder — der Export vermerkt, dass angewiesen wurde, nicht, dass die Bank ausgeführt hat.
Fragen?
Wenn Sie unsicher sind, welches Format Ihre Bank erwartet, oder den ersten Zahllauf gerne einmal gemeinsam durchgehen möchten, schreiben Sie uns an support@zeit.io.