Projekt schließen: erst nachsehen, dann zumachen
Robert Reiz | September 10, 2026 | 06:49 UTC Ein Projekt zu schließen war bisher eine Sache von zwei Klicks. Sie drückten auf „Abschließen", ein Browser-Dialog fragte „Sind Sie sicher?", Sie bestätigten – fertig.
Das Problem an dieser Frage: Sie ist nicht zu beantworten. Sicher wovon? Ob auf dem Projekt noch fünfzig ungenehmigte Zeiteinträge liegen, ob ein Stundenzettel seit drei Wochen auf einen Genehmiger wartet, ob jemand Spesen erfasst, aber nie eingereicht hat – all das steht im Dialog nicht. Sie mussten es vorher wissen oder es hinterher herausfinden.
Und hinterher ist ungünstig. Denn ein geschlossenes Projekt nimmt nichts mehr an: keine neuen Zeiteinträge, keine neuen Spesen, keine Einreichungen. Was beim Schließen offen war, bleibt offen.
Mit diesem Release ändert sich das an drei Stellen.
1. Die Schließen-Seite: Sie sehen, was Sie zumachen
Der Abschließen-Button auf der Projektseite führt nicht mehr in einen Dialog, sondern auf eine eigene Seite. Diese Seite tut zwei Dinge.
Sie sagt, was das Schließen bedeutet
Ganz oben steht eine rote Warnung mit allen Konsequenzen – nicht als Fließtext, sondern als Liste zum Durchgehen:
- Es können keine TimeRecords mehr auf das Projekt gebucht werden.
- Es können keine Spesen mehr auf das Projekt erfasst werden.
- Bestehende TimeRecords können nicht mehr zur Genehmigung eingereicht werden.
- Bestehende Spesen im Entwurfsmodus können nicht mehr zur Genehmigung eingereicht werden.
- Das Projekt erscheint nicht mehr in den Auswahlfeldern im Rechnungsmodul.
- Abrechenbare Objekte können eventuell nicht mehr abgerechnet werden.
- Die automatische Rechnungsstellung wird abgeschaltet.
- Alle aktiven Mitglieder des Projektes werden via E-Mail über die Projektschließung informiert.
Der letzte Punkt ist der, den man am leichtesten vergisst: Schließen ist keine stille Aktion. Es geht eine Mail an jedes aktive Mitglied. Das lässt sich nicht zurücknehmen, auch wenn Sie das Projekt danach sofort wieder öffnen.
Diese Warnung erscheint immer – auch dann, wenn auf dem Projekt nichts mehr offen ist. Ein aufgeräumtes Projekt zu schließen ist genauso folgenreich wie ein unaufgeräumtes.
Sie sagt, was noch offen ist
Darunter steht eine Tabelle mit zwei Spalten, Bezeichnung und Anzahl. Sie führt genau die fünf Dinge auf, die nach dem Schließen zum Problem werden:
| Bezeichnung | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Nicht genehmigte TimeRecords | Zeiteinträge, die eine Genehmigung brauchen und noch keine haben. |
| Abrechenbare, aber nicht abgerechnete TimeRecords | Zeit, die abgerechnet werden könnte, für die aber noch keine Rechnung existiert. |
| Offene TimeSheets | Eingereichte Stundenzettel, über die noch niemand entschieden hat. |
| Offene Spesen-Einreichungen | Spesen, die zur Genehmigung eingereicht wurden und noch warten. |
| Spesen im Entwurfsmodus | Erfasste Spesen, die nie eingereicht wurden. |
Zeilen mit der Anzahl 0 erscheinen nicht. Ist alles erledigt, sehen Sie nur die Warnung und keine Tabelle – das ist dann die Auskunft, dass Sie ohne Nacharbeit schließen können.
Jede Anzahl ist ein Link. Ein Klick auf die 12 neben „Nicht genehmigte TimeRecords" öffnet die Zeitenliste, gefiltert auf genau dieses Projekt und genau diese zwölf Einträge. Sie müssen sich den Filter nicht selbst zusammenklicken, und Sie müssen der Zahl nicht glauben – Sie können sie ansehen.
Ein Detail dazu, das in der Praxis zählt: Diese Listen sind normalerweise auf den laufenden Monat eingestellt. Genau das wäre hier falsch, denn ein Projekt schließt man selten wegen der Einträge von letzter Woche, sondern wegen der aus dem Frühjahr. Die Links vom Schließen-Dialog heben diese Monatsgrenze deshalb auf und zeigen den kompletten Zeitraum.
Hat jemand nicht die Berechtigung, eine dieser Listen zu öffnen, bleibt die Zahl trotzdem stehen – nur eben ohne Link. Ein Projektverantwortlicher ohne Spesenrechte sieht also, dass noch drei Spesenbelege im Entwurf liegen, landet aber nicht auf einer Fehlerseite.
Unter der Tabelle stehen zwei Schaltflächen: Abschließen in Rot, Abbrechen in Grau. Das Projekt wird erst geschlossen, wenn Sie den roten Button drücken.
Nebenbei: Spesen-Entwürfe sind jetzt auffindbar
Damit der Link auf die Spesen-Entwürfe irgendwo hinführen kann, hat die Spesenliste der Organisation einen neuen Filterwert bekommen: Entwurf. Bisher blendete diese Liste Entwürfe grundsätzlich aus – sie gehören ja noch dem Mitarbeiter. Jetzt lassen sie sich gezielt anzeigen, aber nur, wenn man ausdrücklich danach filtert. An allen anderen Stellen bleibt die Liste unverändert.
2. Spesen lassen sich nicht mehr auf ein geschlossenes Projekt einreichen
Beim Erfassen einer Spese hat ZEIT.IO schon immer geprüft, ob das Projekt noch offen ist – geschlossene Projekte erscheinen in der Projektauswahl gar nicht erst.
Beim Einreichen fehlte diese Prüfung. Das betraf einen ganz konkreten Fall: Eine Spese wurde erfasst, solange das Projekt noch lief, blieb aber im Entwurf liegen. Dann wurde das Projekt geschlossen. Der Entwurf ließ sich anschließend trotzdem noch zur Genehmigung einreichen – und landete als offene Einreichung auf einem Projekt, das eigentlich abgeschlossen war.
Das geht jetzt nicht mehr. Wer eine Spesen-Einreichung auf einem geschlossenen Projekt abschicken will, bekommt:
Das Projekt wurde bereits geschlossen. Die Ausgaben können nicht mehr zur Genehmigung eingereicht werden.
Die Prüfung greift auf allen drei Wegen: beim Freelancer, beim Mitarbeiter und bei der Organisation, die im Auftrag einreicht. Damit gibt es keine Hintertür, über die eine Einreichung doch noch durchrutscht.
3. Stundenzettel lassen sich nicht mehr auf ein geschlossenes Projekt einreichen
Dasselbe gilt für Stundenzettel – mit einer Besonderheit: Ein TimeSheet wird in ZEIT.IO nicht erst erstellt und später eingereicht, sondern mit dem Erstellen eingereicht. Die Prüfung sitzt deshalb direkt beim Anlegen.
Auch hier gilt sie überall: für Freelancer, für Freelancer mit projektübergreifenden Stundenzetteln, für Festpreis-Pakete, für Mitarbeiter, für eingehende und ausgehende Stundenzettel der Organisation und für den Upload direkt auf der Projektseite. Sieben Wege, eine Regel.
Die Meldung nennt das Projekt beim Namen:
Das Projekt 'DATENSCHUTZ' wurde bereits geschlossen. Das Timesheet kann nicht mehr eingereicht werden.
Das ist kein Schmuck, sondern hat einen praktischen Grund: Ein Stundenzettel kann mehrere Projekte umfassen. Läuft davon eines zu und die anderen nicht, wird die Einreichung komplett abgelehnt – sonst würden Zeiteinträge auf dem geschlossenen Projekt landen. Ohne Namensnennung wüssten Sie in diesem Fall nicht, welches der fünf ausgewählten Projekte das Problem ist. Mit Namensnennung nehmen Sie es aus der Auswahl und reichen den Rest ein.
Was das zusammen ergibt
Die drei Änderungen greifen ineinander:
- Die Schließen-Seite zeigt Ihnen vorher, was noch offen ist, und bringt Sie mit einem Klick dorthin.
- Die beiden Einreichungssperren sorgen dafür, dass die Zahlen auf dieser Seite auch danach stimmen. Wenn Sie ein Projekt mit „0 offenen Spesen-Einreichungen" schließen, kann nicht am nächsten Tag doch noch eine hereinkommen.
Der übliche Ablauf sieht damit so aus: Sie drücken auf Abschließen, sehen drei nicht genehmigte Stundenzettel, klicken auf die Zahl, genehmigen sie, gehen zurück, sehen eine leere Tabelle – und schließen das Projekt.
Oder Sie schließen trotzdem. Auch das ist eine legitime Entscheidung: Manches soll bewusst liegen bleiben. Der Unterschied ist, dass Sie diese Entscheidung jetzt bewusst treffen, statt sie versehentlich zu treffen.
Und falls doch etwas übersehen wurde: Ein geschlossenes Projekt lässt sich jederzeit über Wieder öffnen reaktivieren. Die Einreichungen sind dann wieder möglich. Nur die Mails an die Projektmitglieder holen Sie damit nicht zurück – deshalb steht dieser Punkt in der Warnung.