Empfänger pro Projekt: Angebote, Rechnungen und Mahnungen an die richtigen Kontakte
Robert Reiz | September 03, 2026 | 10:56 UTC Bei kleinen Kunden ist die Sache einfach: Es gibt eine Ansprechpartnerin, und die bekommt alles. Bei größeren Kunden sieht die Realität anders aus. Das Angebot geht an den Fachbereich, die Rechnung an die Buchhaltung, die Zahlungserinnerung an das Mahnwesen – und in Kopie soll noch die Assistenz stehen. Bisher konnte ZEIT.IO pro Projekt genau einen Kundenkontakt speichern. Wer die anderen Adressen brauchte, hat sie beim Versand jedes Mal von Hand eingetragen.
Das ist jetzt vorbei. Ab sofort legst du diese Empfänger einmal am Projekt fest, und ZEIT.IO verwendet sie überall dort, wo sie gebraucht werden.
Was du am Projekt einstellen kannst
Im Projekt findest du im Abschnitt Kunde vier neue Felder. Sie erscheinen, sobald du einen Kunden ausgewählt hast:
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Angebotsempfänger | An wen Angebote für dieses Projekt gehen |
| Rechnungsempfänger | An wen die Rechnungen gehen |
| Rechnung CC Empfänger | Wer die Rechnungen in Kopie erhält |
| Empfänger Zahlungserinnerungen & Mahnungen | An wen Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehen |
Die drei Empfängerfelder sind Auswahllisten mit den Kontakten des ausgewählten Kunden – Kontaktpersonen und Abteilungen stehen gleichberechtigt zur Auswahl. Das CC-Feld ist ein Freitextfeld für E-Mail-Adressen, mehrere durch Komma getrennt, genau wie beim Rechnungsversand.
Die Kundenauswahl selbst ist dabei einfacher geworden: Das Dropdown enthält jetzt nur noch Kunden. Die verschachtelte Liste aus Kunden und Kontakten, die früher beides in einem Feld vermischt hat, ist weggefallen. Du wählst erst den Kunden – danach erscheinen die Empfängerfelder passend zu diesem Kunden.
Wie ZEIT.IO die Auswahl vorbelegt
Beim Kunden kannst du an jedem Kontakt hinterlegen, wofür er zuständig ist – die Häkchen Rechnungsempfänger, CC, Angebotsempfänger und Empfänger Zahlungserinnerung an der Kontaktperson beziehungsweise Abteilung. Diese Markierungen steuern jetzt zwei Dinge:
- Sie filtern die Auswahl. Ist am Kunden mindestens ein Kontakt als Rechnungsempfänger markiert, enthält das Rechnungsempfänger-Feld genau diese Kontakte. Ist keiner markiert, stehen alle Kontakte des Kunden zur Auswahl.
- Sie belegen vor. Hast du für ein Projekt noch nichts ausgewählt, ist der markierte Kontakt bereits eingestellt. Du musst also nichts tun, wenn die Vorgabe des Kunden passt.
Wählst du im Projekt einen anderen Kunden, werden die Felder neu geladen und die Vorbelegung des neuen Kunden greift. Eine bereits getroffene Auswahl bleibt dagegen erhalten – ZEIT.IO überschreibt sie nicht.
Zusätzlich steht in jedem Empfängerfeld die Kundenadresse selbst zur Auswahl, also die E-Mail-Adresse, die am Kunden hinterlegt ist. Das ist die richtige Wahl, wenn beim Kunden keine eigenen Kontakte gepflegt sind.
Wo die Einstellungen wirken
Die Empfänger sind keine reine Dokumentation, sie werden verwendet:
- Auto-Rechnungen. Legt ZEIT.IO für ein Projekt eine Auto-Rechnungs-Konfiguration an, werden Empfänger und CC-Adressen aus dem Projekt übernommen. Ist am Projekt nichts konfiguriert, bleibt es bei den Vorgaben des Kunden – bestehende Konfigurationen ändern sich also nicht.
- Neues Angebot. Klickst du im Projekt auf Neues Angebot erstellen, ist der Angebotsempfänger des Projekts im Angebotsformular bereits ausgewählt.
- Rechnungsversand. Auf der Seite E-Mail versenden sind Empfänger und CC entsprechend vorbelegt.
- Zahlungserinnerung und Mahnung. Hier greift der Mahnkontakt des Projekts – und zwar auch dann, wenn die Rechnung selbst vorher an eine andere Adresse gegangen ist. Genau das ist ja der Punkt: Die Rechnung geht an die Buchhaltung, die Mahnung ans Mahnwesen.
Der Versand selbst ändert sich nicht. Alle Felder bleiben vor dem Absenden editierbar; ZEIT.IO füllt sie nur sinnvoller vor.
Neu im Rechnungsmodul: Empfänger direkt an der Rechnung
Auch das Rechnungsmodul für Organisationen haben wir überarbeitet.
Beim Anlegen und Bearbeiten einer Rechnung wählst du den Kunden jetzt ebenfalls aus einem reinen Kundenauswahlfeld aus. Direkt darunter erscheinen zwei Auswahllisten mit den Kontakten dieses Kunden:
- Rechnungsempfänger
- Empfänger Zahlungserinnerung & Mahnung
Beide werden mit den am Kunden markierten Kontakten vorbelegt und lassen sich pro Rechnung überschreiben. Hat der Kunde gar keine Kontakte hinterlegt, erscheinen die beiden Felder nicht – dann bleibt es schlicht bei der Kundenadresse.
Wird die Rechnung aus einem Projekt heraus erzeugt, übernimmt sie die Empfänger dieses Projekts. Du kannst sie an der einzelnen Rechnung aber jederzeit abweichend setzen, ohne die Projekteinstellung zu verändern.
Der Rechnungsempfänger steuert dabei nicht nur den E-Mail-Versand, sondern auch den Ansprechpartner im Adressfeld der Rechnungs-PDF. Beides kam vorher aus zwei verschiedenen Feldern, was regelmäßig zu Verwirrung geführt hat. Jetzt gibt es dafür genau eine Einstellung.
Warum der Mahnkontakt jetzt schon wichtig ist
Der Empfänger Zahlungserinnerung & Mahnung an der Rechnung ist mehr als eine Bequemlichkeit für den manuellen Versand. Er ist die Vorarbeit für ein Feature, das wir für dieses Jahr geplant haben: die automatische Mahnung.
Die Idee dahinter: ZEIT.IO erkennt überfällige Rechnungen und verschickt Zahlungserinnerungen und Mahnstufen automatisch, nach einem Zeitplan, den du festlegst. Damit das funktioniert, muss zum Zeitpunkt des Versands feststehen, an wen die Mahnung überhaupt gehen soll – und zwar ohne dass jemand nachschaut. Genau diese Information hält die Rechnung ab sofort fest, und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem sie erstellt wird.
Das heißt konkret: Rechnungen, die du ab heute anlegst, sind für die automatische Mahnung vorbereitet. Es lohnt sich daher, den Mahnkontakt jetzt schon sauber zu pflegen – am Kunden über die Markierung, am Projekt als Vorgabe, oder an der einzelnen Rechnung, wenn es einmal abweichen soll.
Über die REST-API
Die neuen Felder stehen auch über die API zur Verfügung, beim Anlegen und beim Aktualisieren eines Projekts:
PATCH /api/v1/org/projects/:id
apiKey: dein-api-key
Content-Type: application/json
{
"customer_id": "6716...",
"offer_recipient_id": "6717...",
"invoice_recipient_id": "6718...",
"dunning_recipient_id": "6719...",
"invoice_recipient_cc": ["buchhaltung@kunde.de", "assistenz@kunde.de"]
}
Die drei Empfängerfelder erwarten die ID eines Kundenkontakts – einer Kontaktperson oder einer Abteilung. Die passenden IDs bekommst du über
GET /api/v1/org/customers/:id/contact_persons
GET /api/v1/org/customers/:id/departments
Gehört eine ID nicht zum Kunden des Projekts, antwortet die API mit 400. Ein leerer Wert bedeutet: Kundenadresse verwenden. invoice_recipient_cc akzeptiert entweder eine Liste von Adressen oder einen kommaseparierten String.
Wenn du bisher customer_contact_id, customer_contact_person_id oder customer_department_id verwendet hast: Diese Parameter funktionieren weiterhin und verweisen jetzt auf invoice_recipient_id. Sie sind in der API-Dokumentation als deprecated markiert – bestehende Integrationen müssen also nicht sofort angepasst werden, sollten aber mittelfristig auf die neuen Namen umgestellt werden.
Was du jetzt tun solltest
Nichts davon ist Pflicht – ohne Konfiguration verhält sich ZEIT.IO wie bisher und verwendet die am Kunden markierten Kontakte. Zwei Dinge lohnen sich aber:
- Kontakte am Kunden markieren. Wer bekommt Rechnungen, wer Mahnungen, wer steht in Kopie? Diese Markierungen sind die Grundlage für jede Vorbelegung und sparen dir die meiste Arbeit.
- Bei Projekten mit abweichenden Empfängern nachziehen. Überall dort, wo Angebot, Rechnung und Mahnung an unterschiedliche Stellen gehen, ist die Einstellung am Projekt schnell gemacht – und gilt dann für alle künftigen Angebote, Rechnungen und Mahnungen dieses Projekts.
Fragen?
Wenn du Fragen zu den neuen Empfängerfeldern hast oder unsicher bist, wie du die Kontakte deiner Kunden am besten strukturierst, schreib uns gerne an support@zeit.io.