Auto-Copy und Auto-Close: Projekte, die sich selbst verlängern und selbst aufräumen
Robert Reiz | September 08, 2026 | 04:48 UTC Es gibt zwei Aufgaben rund um Projekte, die niemand gerne macht und die deshalb regelmäßig liegen bleiben.
Die erste kommt zum Quartalsende. Vierzig Projekte laufen am 30. Juni aus, vierzig gleichlautende Projekte müssen zum 1. Juli existieren – mit denselben Mitgliedern, denselben Tätigkeiten, denselben Genehmigern, denselben Budgets, nur mit neuer Kennung und neuer Laufzeit. Das ist einen halben Tag Klickarbeit, und sie fällt genau in die Woche, in der ohnehin der Quartalsabschluss ansteht.
Die zweite kommt gar nicht. Ein Projekt ist im März zu Ende gegangen, aber niemand hat auf „Schließen" gedrückt. Es steht weiter in den Projektlisten, seine Autoinvoice ist weiter aktiv, sein Budget zählt weiter mit. Nach zwei Jahren besteht die Projektübersicht zur Hälfte aus Karteileichen, und niemand traut sich mehr, sie wegzuräumen, weil unklar ist, welche davon vielleicht doch noch gebraucht werden.
Für beides gibt es jetzt eine Automatik: Auto-Copy und Auto-Close. Beide finden Sie im Projekt-Formular, direkt untereinander, jeweils in einem eigenen aufklappbaren Abschnitt.
Auto-Copy: das Folgeprojekt entsteht von selbst
Aktivieren Sie im Projekt den Abschnitt Auto-Copy, dann legt ZEIT.IO einen Tag nachdem das Projekt endet automatisch das Nachfolgeprojekt an.
Drei Dinge stellen Sie dabei ein:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Laufzeit des neuen Projekts in Monaten | Wie lange das Folgeprojekt läuft. Voreingestellt sind 3 Monate. |
| Prefix für die neue Kennung | Baustein, der der Kennung vorangestellt wird. |
| Suffix für die neue Kennung | Baustein, der an die Kennung angehängt wird. |
Prefix und Suffix sind keine freien Textfelder, sondern Platzhalter, die zum Zeitpunkt der Kopie aufgelöst werden:
<YYYY>→2026<YYYY>-<M>→2026-07<YYYY>-<Quartal>→2026-Q3RANDOM5→ eine fünfstellige Zufallszahl
Mindestens einer der beiden – Prefix oder Suffix – muss gesetzt sein, sonst speichert ZEIT.IO die Einstellung nicht. Das ist Absicht: ohne unterscheidenden Baustein würde jede Kopie dieselbe Kennung tragen wie ihr Original.
Ein Beispiel
Ein Projekt mit der Kennung DATENSCHUTZ endet am 31. März. Auto-Copy ist aktiv, mit 3 Monaten Laufzeit und dem Prefix <YYYY>-<Quartal>.
Am 1. April existiert das Projekt 2026-Q2-DATENSCHUTZ, mit Laufzeit vom 1. April bis zum 30. Juni.
Und weil das neue Projekt die Auto-Copy-Einstellung mitgeerbt hat, entsteht am 1. Juli 2026-Q3-DATENSCHUTZ. Die Kette läuft weiter, bis jemand den Haken entfernt. Sie richten die Quartalsverlängerung also einmal ein, nicht viermal im Jahr.
Wichtig für die Kennungen: ZEIT.IO ersetzt einen vorhandenen Baustein, statt immer weiter anzuhängen. Aus 2026-Q2-DATENSCHUTZ wird 2026-Q3-DATENSCHUTZ – und nicht 2026-Q3-2026-Q2-DATENSCHUTZ. Auch das Trennzeichen bleibt erhalten, das Sie ursprünglich verwendet haben: Aus Datenschutz_2026-Q2 wird Datenschutz_2026-Q3. Sollte eine Kennung wider Erwarten schon vergeben sein, hängt ZEIT.IO ein zufälliges Kürzel an, damit sie eindeutig bleibt.
Was mitkopiert wird
Das ist der eigentliche Zeitfresser bei der Handarbeit – und genau der entfällt. Übernommen werden:
- Mitglieder, mit ihren Abrechnungssätzen und Margen, auf die neue Laufzeit gesetzt
- Tätigkeiten samt ihrer Budgets
- Labels
- Genehmiger
- Benachrichtigungen
- Kunde, Rechnungs-, Angebots- und Mahnungsempfänger
- alle Projekteinstellungen: Kommentarpflicht, Start-/Endzeitpflicht, Tätigkeitspflicht, Überbuchbarkeit und so weiter
Die Budgets werden dabei sauber zurückgesetzt: Stunden-, Tages- und Kostenbudget stehen im neuen Projekt wieder in voller Höhe zur Verfügung, der Verbrauch beginnt bei null. Sie kopieren also den Rahmen, nicht den Verbrauch des Vorquartals.
Arbeiten Sie mit Auftragnehmern über Lieferantenverträge, wird auch das gespiegelte Projekt auf der Seite des Auftragnehmers automatisch mit angelegt. Der externe Berater sieht sein Folgeprojekt am 1. April genauso selbstverständlich in seiner Zeiterfassung wie Ihre eigenen Mitarbeiter.
Zwei Dinge kopiert ZEIT.IO bewusst nicht mit: die Autoinvoice-Konfiguration und die Kommentare. Die Abrechnungskonfiguration ist der Punkt, an dem Sie beim Anlegen des Folgeprojekts einmal kurz hinschauen sollten.
Auto-Close: das beendete Projekt räumt sich selbst weg
Der Abschnitt Auto-Close darunter ist die Gegenrichtung. Sie setzen einen Haken und eine Zahl:
Dieses Projekt automatisch schließen, einige Tage nachdem es geendet hat.
Tage nach dem Enddatum: 30
Ist der Haken gesetzt, prüft ZEIT.IO täglich, welche Projekte ihr Enddatum plus die eingestellte Anzahl Tage überschritten haben – und schließt sie. Ein Projekt, das am 31. März endet, wird bei 30 Tagen am 30. April geschlossen.
Erlaubt sind 1 bis 365 Tage. Solange der Haken nicht gesetzt ist, ist das Tagesfeld deaktiviert.
Warum überhaupt eine Frist und nicht sofort?
Weil am Tag des Projektendes noch nicht alles fertig ist. Zeiteinträge werden nachgetragen, Stundenzettel müssen noch genehmigt werden, die letzte Rechnung ist noch nicht raus. Ein Projekt, das am Tag nach seinem Ende zugeht, macht mehr Arbeit als es spart, weil es für jeden Nachzügler wieder geöffnet werden muss.
Die 30 Tage sind die Voreinstellung, weil damit ein voller Monatsabschluss in die Frist passt. Wer schneller aufräumen will, setzt 14 Tage; wer eine lange Genehmigungsschleife hat, setzt 60.
Was beim automatischen Schließen passiert
Genau dasselbe wie beim Klick auf den Schließen-Button – keine Sonderlogik, keine halben Sachen:
- Das Projekt wird geschlossen. Es taucht nicht mehr in den aktiven Projektlisten auf, es kann nichts mehr darauf gebucht werden.
- Die Autoinvoice des Projekts wird ebenfalls geschlossen. Das ist der Punkt, der in der Praxis am meisten wert ist: Ein vergessenes beendetes Projekt mit aktiver Autoinvoice erzeugt weiter automatische Rechnungen, die dann jemand stornieren muss.
- Alle aktiven Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt, in ihrer jeweiligen Sprache. Niemand steht am nächsten Morgen vor einem Projekt, das über Nacht verschwunden ist.
- Jeder dieser Schritte landet im Auditlog des Projekts.
Im Auditlog steht dabei explizit, dass es die Automatik war:
auto closed the project 30 days after its end date
closed the project
closed autoinvoice(...)
notified member `Hans Mueller` about project closure
Verpasste Läufe werden nachgeholt
Die Automatik prüft nicht „ist heute genau der 30. Tag?", sondern „ist der 30. Tag vorbei?". Das hat drei praktische Folgen:
- Ein ausgefallener Job-Lauf holt die betroffenen Projekte am nächsten Tag nach.
- Setzen Sie den Haken bei einem Projekt, das schon seit zwei Monaten beendet ist, wird es beim nächsten Lauf geschlossen – nicht erst irgendwann.
- Verkürzen Sie die Frist von 60 auf 30 Tage bei einem Projekt, das vor 45 Tagen endete, greift die neue Frist sofort.
⚠️ Auto-Close ist standardmäßig aktiv
Bitte lesen Sie diesen Absatz, bevor Sie weitermachen.
Auto-Close ist mit 30 Tagen voreingestellt und aktiv – und zwar nicht nur für neu angelegte Projekte, sondern für alle. Projekte, die vor diesem Release angelegt wurden und noch keine Auto-Close-Einstellung gespeichert haben, verhalten sich so, als wäre der Haken gesetzt.
Konkret heißt das: Beendete Projekte, die bisher offen herumstanden, werden mit dem ersten Lauf geschlossen – inklusive Mitglieder-Benachrichtigung und Schließen der Autoinvoice. Genau das ist der beabsichtigte Aufräumeffekt, aber Sie sollten damit rechnen, statt davon überrascht zu werden.
Wenn ein beendetes Projekt bei Ihnen bewusst offen bleiben soll – etwa weil noch abgerechnet oder nachgetragen wird –, öffnen Sie es und entfernen Sie den Haken bei Auto-Close, bevor die Frist abläuft. Ein geschlossenes Projekt lässt sich jederzeit wieder öffnen; die verschickten Mails holen Sie damit aber nicht zurück.
Zwei Einschränkungen gelten immer:
- Nur Organisations-Projekte. Freelancer-Projekte haben keine Auto-Close-Oberfläche und werden von der Automatik nicht angefasst.
- Nur offene Projekte. Was bereits geschlossen ist, wird nicht erneut angefasst und löst keine zweite Mailwelle aus.
Beide zusammen: der komplette Zyklus ohne Handgriff
Der eigentliche Effekt entsteht, wenn Sie beide Schalter an einem Projekt setzen. Am Beispiel eines Quartalsprojekts, das am 31. März endet, mit Auto-Copy (3 Monate, <YYYY>-<Quartal>) und Auto-Close (30 Tage):
| Datum | Was passiert | Wer macht es |
|---|---|---|
| 31. März | Projekt 2026-Q1-DATENSCHUTZ endet | – |
| 1. April | 2026-Q2-DATENSCHUTZ entsteht, mit allen Mitgliedern, Tätigkeiten und Genehmigern, Laufzeit bis 30. Juni | ZEIT.IO |
| 1.–30. April | Nachzügler werden im alten Projekt nachgetragen und genehmigt, die letzte Rechnung geht raus | Sie |
| 30. April | 2026-Q1-DATENSCHUTZ wird geschlossen, Autoinvoice zu, Mitglieder informiert | ZEIT.IO |
| 1. Juli | 2026-Q3-DATENSCHUTZ entsteht | ZEIT.IO |
Die beiden Automatiken kommen sich dabei nicht in die Quere: Die Kopie entsteht am Tag nach dem Projektende, das Schließen passiert erst Wochen später. Und kopiert wird nur einmal – ein Projekt, von dem bereits eine Kopie existiert, wird nicht ein zweites Mal kopiert, auch nicht nach einem Job-Neustart.
Ihre einzige verbleibende Aufgabe in diesem Zyklus ist der Blick auf die Abrechnungskonfiguration des neuen Projekts.
Was das an Zeit spart
Rechnen wir es an einer Organisation mit 40 Quartalsprojekten durch – eine Größenordnung, wie wir sie bei unseren Kunden regelmäßig sehen.
Ein Projekt von Hand verlängern heißt: Projekt öffnen, kopieren, Kennung anpassen, Start- und Enddatum setzen, Budgets zurücksetzen, Mitglieder mit den richtigen Sätzen und Laufzeiten wieder eintragen, Tätigkeiten anlegen, Genehmiger und Labels nachziehen, bei Auftragnehmern das gespiegelte Projekt prüfen. Realistisch sind das 10 bis 15 Minuten pro Projekt, wenn nichts dazwischenkommt.
| Von Hand | Mit Auto-Copy | |
|---|---|---|
| 40 Projekte pro Quartal | ca. 8 Stunden | 0 Minuten |
| pro Jahr (4 Quartale) | ca. 32 Stunden | 0 Minuten |
Das ist knapp eine volle Arbeitswoche pro Jahr – für eine Tätigkeit, bei der ein einziger vergessener Projektmitarbeiter dazu führt, dass am 2. Juli jemand seine Stunden nicht buchen kann und im Support anruft.
Ein Projekt von Hand schließen ist dagegen schnell: aufrufen, Button drücken, eine Minute. Das Problem ist nicht der Aufwand pro Projekt, sondern dass es niemand tut. Der Aufwand entsteht später und woanders:
- Die Aufräumaktion. Irgendwann fällt jemandem auf, dass 120 beendete Projekte offen sind. Das Durchgehen, Prüfen und Schließen ist ein halber bis ganzer Tag – und wiederholt sich alle paar Jahre.
- Stornierte Rechnungen. Ein beendetes Projekt mit aktiver Autoinvoice erzeugt weiter Rechnungen. Jede davon muss erkannt, storniert und gegenüber dem Kunden erklärt werden. Das sind pro Fall schnell 30 Minuten, und es sind die unangenehmsten 30 Minuten des Monats.
- Fehlbuchungen. Auf ein offenes Projekt kann gebucht werden. Zeiten, die im April auf dem März-Projekt landen, müssen gefunden und umgebucht werden – oft erst beim Rechnungslauf.
- Unbrauchbare Auswertungen. Projektlisten und Budgetauswertungen, die zur Hälfte aus beendeten Projekten bestehen, kosten bei jeder Nutzung ein paar Minuten Sortieren und Filtern. Das summiert sich stiller, aber zuverlässiger als jede Aufräumaktion.
Auto-Close spart also weniger die Minute des Klickens als die Stunden, die entstehen, weil der Klick ausgeblieben ist.
Und das Beste an beiden Funktionen: Der gesparte Aufwand fällt genau dort weg, wo er am teuersten war – am Quartalsanfang und am Monatsabschluss, in den Tagen mit der höchsten Last.
Alles bleibt nachvollziehbar
Beide Automatiken schreiben ins Auditlog des Projekts. Sie sehen dort:
- wer wann Auto-Copy oder Auto-Close ein- oder ausgeschaltet und welche Frist er gesetzt hat,
- dass ein Projekt automatisch kopiert wurde und wohin (
auto-copied to 2026-Q2-DATENSCHUTZ), - im neuen Projekt, aus welchem Original es entstanden ist,
- dass ein Projekt automatisch geschlossen wurde und nach wie vielen Tagen,
- wer über die Schließung per Mail informiert wurde.
Kein Projekt entsteht und keines verschwindet, ohne dass es im Log steht. Das ist die Voraussetzung dafür, dass man einer Automatik überhaupt vertrauen kann.
Was Sie jetzt tun sollten
- Auto-Close prüfen. Es ist mit 30 Tagen aktiv, auch für Ihre bestehenden Projekte. Gehen Sie einmal durch die beendeten, aber noch offenen Projekte und entfernen Sie den Haken bei denen, die bewusst offen bleiben sollen.
- Auto-Copy bei Ihren Dauerläufern einschalten. Bei jedem Projekt, das Sie ohnehin jedes Quartal oder jedes Jahr verlängern: Projekt öffnen, Abschnitt Auto-Copy aufklappen, Haken setzen, Laufzeit und Prefix wählen, speichern. Danach passiert es von selbst.
- Die Fristen an Ihren Rhythmus anpassen. 30 Tage sind eine Voreinstellung, kein Gesetz. Wer am 10. des Folgemonats fertig abgerechnet hat, kommt mit 14 Tagen aus.
Beides finden Sie im Projekt-Formular, in den aufklappbaren Abschnitten Auto-Copy und Auto-Close.
Fragen dazu? Schreiben Sie uns an support@zeit.io.