Die Rechnung spricht ab jetzt die Sprache des Kunden
Robert Reiz | 13. August 2026 | 07:51 UTC Es ist der Zweite des Monats, die Ausgangsrechnungen sind raus. Zwei Tage später kommt eine E-Mail aus Rotterdam: „Could you please resend the invoice in English? And what does 03.04.2026 mean – March 4th or April 3rd?"
Beides sind berechtigte Fragen. Und beide entstehen aus derselben Ursache: Die Rechnung wurde in der Sprache und im Datumsformat der Person erstellt, die sie geschrieben hat – nicht in der Sprache und im Format der Person, die sie lesen soll.
Bisher waren Sprache und Datumsformat in ZEIT.IO an den Benutzer gebunden. Wer als deutscher Kollege eine Rechnung anlegte, bekam eine deutsche Rechnung mit deutschem Datumsformat. Legte der englischsprachige Kollege dieselbe Rechnung an, kam sie auf Englisch heraus. Der Empfänger spielte dabei keine Rolle – dabei ist er der Einzige, auf den es ankommt.
Ab sofort gehören Sprache und Datumsformat zum Kunden.
Was ist neu?
In den Kundenstammdaten finden Sie zwei neue Einstellungen im Abschnitt Rechnungsversand:
- Sprache – Deutsch oder Englisch
- Datumsformat – vier Varianten zur Auswahl
| Einstellung | Darstellung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Logisch | 2026.04.03 | international, sortierbar, unmissverständlich |
| Deutsch | 03.04.2026 | Deutschland, Österreich, Schweiz |
| UK | 03/04/2026 | Großbritannien, weite Teile Europas |
| USA | 04/03/2026 | Vereinigte Staaten |
Was Sie hier hinterlegen, ist keine Notiz und keine Gedächtnisstütze. Es ist die Vorgabe, die ZEIT.IO bei jeder Rechnung an diesen Kunden automatisch anwendet.
Der eigentliche Punkt: Es wirkt automatisch
Eine Einstellung, an die man beim Rechnungschreiben denken muss, ist keine Verbesserung – sie ist nur eine weitere Stelle, an der man etwas vergessen kann. Deshalb greift die Kundeneinstellung an beiden Stellen von allein:
Bei der automatischen Rechnungsstellung. Legt ZEIT.IO für ein Projekt eine Auto-Invoice-Konfiguration an, übernimmt sie Sprache und Datumsformat vom Kunden des Projekts. Wenn danach am Monatsende automatisch abgerechnet wird, entsteht die Rechnung in der richtigen Sprache – ohne dass jemand eingreift. Genau das ist der Sinn automatischer Abrechnung: Sie läuft, wenn niemand hinschaut.
Bei der manuellen Rechnung. Wählen Sie im Rechnungsformular einen Kunden aus, stellen sich die Felder Sprache und Datumsformat sofort auf dessen Werte um. Sie sehen also schon beim Anlegen, wie die Rechnung herauskommen wird – und können im Einzelfall jederzeit abweichen. Die Felder bleiben frei änderbar; die Kundeneinstellung ist eine Vorbelegung, keine Sperre.
Bis auf die Ebene der Ansprechpartner
In der Praxis reicht eine Angabe je Kunde nicht immer aus. Ein Konzern mit Sitz in Zürich hat eine Buchhaltung in Frankfurt und ein Shared Service Center in Dublin. Derselbe Kunde, drei Empfänger, nicht dieselbe Sprache.
Deshalb lassen sich Sprache und Datumsformat auf drei Ebenen hinterlegen:
- beim Kunden
- bei der Abteilung
- beim Ansprechpartner
Die Regel ist dabei so einfach wie erwartbar: Die genauere Angabe gewinnt. Ist an der Rechnung eine Abteilung oder ein Ansprechpartner hinterlegt, gelten deren Sprache und Datumsformat. Ist keiner hinterlegt, gilt die Angabe des Kunden.
Für das Beispiel oben heißt das: Am Kunden steht Deutsch, an der Abteilung „Shared Services Dublin" steht Englisch mit UK-Datumsformat. Rechnungen an diese Abteilung gehen auf Englisch heraus, alle übrigen auf Deutsch. Ohne dass sich jemand daran erinnern muss.
Dieselbe Logik greift auch bei der automatischen Rechnungsstellung: Ist am Projekt ein Ansprechpartner oder eine Abteilung hinterlegt, übernimmt die Auto-Invoice-Konfiguration deren Werte – andernfalls die des Kunden.
Einleitung und Zahlungsbedingungen wechseln mit
Eine Rechnung besteht nicht nur aus Zahlen. Über den Positionen steht ein Einleitungstext, darunter die Zahlungsbedingungen. Beide sind Fließtext – und eine englische Rechnung mit deutschen Zahlungsbedingungen darunter wirkt nicht sorgfältig.
Wenn Sie im Rechnungsformular die Sprache umstellen, tauscht ZEIT.IO diese beiden Texte jetzt automatisch gegen die Standardtexte Ihrer Organisation in der neuen Sprache aus.
Mit einer Ausnahme, die uns wichtig war: Haben Sie den Text von Hand angepasst, fragt ZEIT.IO vorher nach. Wer sich die Mühe gemacht hat, für diese eine Rechnung eine individuelle Einleitung zu formulieren, soll sie nicht durch einen Klick auf ein Sprach-Dropdown verlieren. Nur unveränderte Standardtexte werden stillschweigend ersetzt.
Import, Export und Schnittstelle
Wer mehr als eine Handvoll Kunden pflegt, will die Einstellung nicht einzeln durchklicken. Beide Felder sind deshalb überall dort verfügbar, wo Kundendaten in größerer Menge bewegt werden:
- CSV-Export – Sprache und Datumsformat stehen als zusätzliche Spalten in den Exporten für Kunden, Abteilungen und Ansprechpartner.
- CSV-Import – dieselben Spalten werden beim Import gelesen. Der übliche Weg ist damit: exportieren, in der Tabellenkalkulation befüllen, zurückspielen.
- REST-API – die Felder
languageunddate_formatlassen sich über die API für Kunden, Abteilungen und Ansprechpartner setzen und ändern. Für alle, die ihre Stammdaten aus einem führenden System heraus pflegen.
Nachvollziehbar bleibt es auch
Sprache und Datumsformat sind Angaben, die auf dem Beleg sichtbar werden. Änderungen daran werden deshalb im Auditlog protokolliert – auf allen drei Ebenen sowie an der Rechnung selbst. Wenn in sechs Monaten die Frage aufkommt, warum eine Rechnung plötzlich auf Englisch herausging, steht die Antwort mit Zeitstempel und Benutzer im Protokoll.
Was sich für Sie ändert – und was nicht
Die Voreinstellung für neue wie bestehende Kunden ist Deutsch mit dem Datumsformat TT.MM.JJJJ. Wenn Sie nichts tun, ändert sich an Ihren Rechnungen also nichts.
Interessant wird es dort, wo Sie heute nachbessern: bei den Kunden im Ausland, bei der englischsprachigen Buchhaltung eines deutschen Konzerns, bei der Abteilung, für die Sie jedes Mal die Sprache umstellen, bevor Sie auf Speichern klicken.
Ein Vorschlag aus der Praxis: Gehen Sie einmal Ihre Kundenliste durch und hinterlegen Sie die richtigen Werte, bevor der nächste Abrechnungslauf startet. Das ist eine Aufgabe von zwanzig Minuten – und sie erledigt sich danach jeden Monat von selbst.
Auf einen Blick
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Sprache und Datumsformat hingen am Benutzer | Sie hängen am Empfänger der Rechnung |
| Je nach Bearbeiter unterschiedliches Ergebnis | Gleiches Ergebnis, unabhängig davon, wer abrechnet |
| Auto-Invoicing immer in der Sprache der Voreinstellung | Auto-Invoicing in der Sprache des Kunden |
| Nur eine Angabe je Organisation | Getrennt je Kunde, Abteilung und Ansprechpartner |
| Einleitung und Zahlungsbedingungen manuell nachziehen | Wechseln automatisch mit der Sprache |
| Pflege nur einzeln in der Oberfläche | Zusätzlich über CSV-Import/-Export und REST-API |
Eine Rechnung ist das Dokument, das ein Kunde von Ihnen am zuverlässigsten liest. Sie ist damit auch das Dokument, an dem er sich sein Bild von Ihrer Sorgfalt macht.
Eine Rechnung, die der Empfänger ohne Rückfrage versteht, wird schneller bezahlt. Das ist kein Detail – das ist Liquidität.